Wat is nu precies Het Nieuwe Werken? Welke technologie heb je nodig? En hoe ver kan je gaan? Deze en andere vragen legden we voor aan drie hr- of general managers uit zeer uiteenlopende bedrijven.

DATA TRANSLATIONS: “HET GEKUNSTELD GROEPSGEVOEL VERMIJDEN”

Data Translations is een vertaalbureau met een 20-tal medewerkers en een atypische aanpak: zij kiezen ervoor om met een vast team het redigeren van de vertalingen en vaak ook het vertalen zelf te verzorgen in plaats van het massaal uit te besteden. Deze aanpak wordt zeer gewaardeerd door de klanten, stelt general manager Jo Hofmans vast, maar het heeft ook gevolgen voor de manier waarop het bedrijf Het Nieuwe Werken invult: “Bij een groter project, bijvoorbeeld, moet de vertaler voortdurend bereikbaar zijn voor de klant. Dat kan ook van thuis uit, of van elders, maar het vergt enige discipline, en dat is niet altijd evident voor iedereen, hebben we gemerkt.”

Mede daarom wordt thuiswerken niet al te veel aangemoedigd. “We beperken het meestal tot maximaal twee dagen per week, we vermijden bewust vaste dagen thuiswerk, en er moet steeds minstens één persoon per afdeling op kantoor aanwezig zijn.” Jo Hofmans gelooft immers sterk in het belang van het groepsgevoel: “Vertalers leren veel van elkaar en moeten steeds voor elkaar in de bres willen springen. Ik geloof niet in een vaste dag per week of minder waarop iedereen naar kantoor komt om aan het groepsgevoel te werken, dan wordt dat totaal gekunsteld.” Vroeger of later aankomen en vertrekken op kantoor is geen probleem, zolang er tijdens de kantooruren steeds iemand aanwezig is. “Niemand heeft baat bij in de file staan, dus kan er op dat vlak heel wat, zolang alles onderling goed wordt afgesproken.”

De voorbije jaren is Het Nieuwe Werken veel concreter en populairder geworden. Dit heeft alles te maken met de overstap naar de cloud voor de file en mail server, verklaart Jo Hofmans. “Vroeger hadden we een externe it-partner die ons moest helpen bij elke panne en elk probleem. Die was niet steeds meteen ter plekke, en vaak werd dan nog naar andere partijen gewezen als verantwoordelijke, waardoor er nog meer tijd verloren ging. Naarmate de kost van onbeschikbaarheid steeg, werd deze situatie onhoudbaar.” Daarom heeft Data Translations uiteindelijk beslist om over te stappen naar de cloud, met ClearMedia als partner. “Dit heeft voor ons alleen maar voordelen. De onbeschikbaarheid is veel verminderd, alle software is beter geïntegreerd en we hebben maar één aanspreekpunt bij problemen: ClearMedia zelf. Het is ook veel eenvoudiger geworden voor onze vertalers om van thuis te werken, waardoor de populariteit van Het Nieuwe Werken fors is gestegen. Toch zijn er nog steeds mensen die liefst alle dagen naar kantoor komen.”

B. BRAUN BELGIË: “IEDEREEN WERKT HARDER DAN VROEGER”

B. Braun België is de Belgische tak van de B. Braun groep, een leverancier van medische apparatuur en bijhorende diensten, van injectienaalden over orthopedische hulpmiddelen tot neurochirurgische instrumenten. De groep, met hoofdzetel in Duitsland, is niet beursgenoteerd, en moet dus alle investeringen zelf financieren. “Dat is één van de redenen waarom B. Braun eerder voorzichtig is op het vlak van technologie”, meent Elke Corens, hr manager bij B. Braun Benelux: “We wachten liever tot nieuwe technologie stabiel en ingeburgerd is, en kunnen dan ook leren van de fouten en best practices van anderen.” Sinds 2013 zijn de laptops ook voorzien van voip-connectiviteit, zodat er met een draadloze headset vanaf de pc kan worden gebeld, en de medewerkers ook thuis via hun vast nummer te bereiken zijn.

Ook op het vlak van technologie voor Het Nieuwe Werken is B. Braun geen voorloper, weet Elke Corens: “In 2009 hebben we ook al onze interne medewerkers van een laptop voorzien, en Blackberry sinds 2010 voor de commerciële en leidinggevende functies. Sinds 2012 laten we ook iPads toe die de werknemers zelf meebrengen, en ondersteunen we ze voor e-mail en toegang tot specifieke documenten. Onze commerciële buitendienst vraagt al geruime tijd om iPhones maar daar zijn we – zoals met alle nieuwe technologie – eerst mee begonnen in de grote vestigingen internationaal. Het voordeel is dat we ook van hun ervaring kunnen leren. En de lokale tests zijn nu gestart.”

Toch is B. Braun België al vele jaren bezig met Het Nieuwe Werken. Zo werd sinds 2009 werk gemaakt van een nieuwe kantoorinrichting. “Alle mensen met een ondersteunende functie hebben wel hun eigen werkplek behouden, maar de commerciële buitendienst zit nu samen in één grotere ruimte aan één grote tafel. Dat verbetert niet alleen het uitwisselen van ideeën maar ook de cross-selling mogelijkheden”, vertelt Elke Corens.

De nieuwe infrastructuur maakt thuiswerken bijzonder eenvoudig. Maar het is nooit de bedoeling geweest om mensen ook te verplichten om thuis te werken. “We hebben dit niet ingevoerd om kantoorruimte te besparen”, benadrukt Elke Corens, “maar vooral om voor iedereen de balans tussen werk en privé zo goed mogelijk te maken. Natuurlijk moet thuiswerk gebeuren in overleg met de managers, maar we zijn er wel van overtuigd dat hoe meer vertrouwen we schenken aan de werknemers, hoe meer verantwoordelijkheid zij ook opnemen en hoe meer ze zich betrokken voelen. Dat merken we ook aan de resultaten: iedereen werkt harder dan vroeger en maakt zeker geen misbruik van het systeem. Sommigen moeten we zelfs beschermen tegen zichzelf.”

ORACLE: “EEN LOGISCH GEVOLG VAN ONZE INTERNATIONALE TEAMS”

It-reus Oracle ademt technologie, en de meeste medewerkers hebben geen moeite om nieuwe technologie te beginnen gebruiken, wel integendeel, zegt Elodie Voslion, hr director bij Oracle Belgium: “We bieden steeds training en coaching aan voor nieuwe technologie voor Het Nieuwe Werken, maar daar wordt zelden of nooit gebruik van gemaakt.” Nochtans is de lijst van gebruikte technologieën indrukwekkend lang, van de gebruikelijke tools zoals voip en cloud storage over virtuele klaslokalen met ‘live’ leraars, tot interne sociale netwerken. “In Nederland kan je zelfs een buddylijst aanmaken, waarmee je kan zien welke ‘buddies’ op kantoor zijn, en waar ze precies zitten. We bekijken of we dit ook in België zouden introduceren.”

Nochtans is het niet om de technologie dat Oracle zo’n groot aanhanger is van Het Nieuwe Werken, meent Elodie Voslion: “Het heeft veel meer te maken met onze internationale context. Twee derde van onze werknemers heeft een manager die in het buitenland werkt, sommigen hebben hun baas zelfs nog nooit in levenden lijve gezien. En ook de rest van het team werkt vaak grotendeels in het buitenland. Dan heeft het weinig zin om continu op kantoor te zitten, toch?”

In het gebouw waar Oracle enkele jaren geleden intrek nam, is volledig rekening gehouden met deze nieuwe realiteit, merkt Elodie Voslion op: “We hebben een 260-tal werkplekken en zowat 370 werknemers, je merkt dus dat we nooit zelfs maar een 2/3-bezetting verwachten. En dat klopt ook: gemiddeld komen er een 160-tal werknemers per werkdag naar kantoor, en vaak dan nog niet eens voor volledige dagen.”

Tegelijk is het gebouw zo ingedeeld dat wie wel komt, er zijn tijd zo nuttig en aangenaam mogelijk kan doorbrengen. De gebruikelijke afwisseling tussen rijen werkplekken, vergaderzalen en stille ruimtes worden aangevuld met enkele ontspanningshoeken met biljarttafel en de zeer gegeerde tafelvoetbaltafel. Het ligt in het verlengde van de filosofie doorheen het bedrijf: als je bij elkaar bent, maak er dan het meeste van. “Mijn team is minstens een halve dag per week samen”, illustreert Elodie Voslion, “maar als we bij elkaar zijn maken we er wel quality time van.” Ook de wekelijkse drinks op vrijdagnamiddag passen in dit concept.

Stef Gyssels