Ter ondersteuning van een evolutie in het operationele model besloot de Groep Aveve eind 2010 om de it-ondersteuning te centraliseren – samen met de benoeming van een cio – en een erp-migratie op te starten voor alle divisies binnen de Groep. Doelstelling? Het verhogen van de operationele transparantie en het harmoniseren van processen. Hiermee wil men blijvend en toekomstgericht de realisatie van de strategische doelstellingen verzekeren.

Wat was de basis voor de nieuwe it-strategie van de Groep Aveve?

ERWIN VERSTRAELEN: De simpele vaststelling dat over al onze activiteiten heen de markt zeer snel en diepgaand aan het veranderen was, gecombineerd met een toename in complexiteit en volatiliteit. Daarop antwoorden vereist een grotere transparantie binnen de Groep om aanwezige synergiën te kunnen valoriseren, risk management uit te bouwen en de operationele efficiëntie verder te verhogen. De basis daartoe zijn geharmoniseerde processen op vlak van aankoop, logistiek, productie enz. Kortom: een wijziging in het operationele model.

Logische vraag die daar op volgt en werd uitgewerkt in een it-strategie studie: Kan de huidige it ondersteuning hierop een antwoord bieden? Het antwoord was duidelijk ontkennend, noch naar bestaande erp-oplossingen, noch naar de wijze waarop it-ondersteuning gestructureerd was. Door de grote autonomie van de werkmaatschappijen ontbrak het historisch aan een holistische kijk op noden en wensen en was governance niet sterk.

Vanuit de analyse van de noden en de huidige situatie waren de conclusies duidelijk: Centralisatie van alle it-competenties in één departement op het niveau van de groep, kernprocessen herdenken en implementeren in één geïntegreerd erp-platform. De bevestiging dat wij ons daarbij konden laten inspireren door best practices van standaardoplossingen op de markt was daarbij van groot belang. Samengevat: aan het eind van 2010 stonden we voor een gecombineerde bedrijfs- en it-transformatie.

Wat waren de eerste stappen in deze dubbele transformatie?

ERWIN VERSTRAELEN: Begin 2011 werd één it-departement opgericht, gestructureerd volgens een klassieke plan-build-run structuur. Voornaamste doelstelling was herkenbaarheid bij de kanteling van de diverse bestaande it-kernen naar één departement. Tegelijkertijd werden nieuwe functies uitgetekend zoals enterprise architect, business process analyst, vendor manager enz. Al deze functies hebben tot doel een holistische kijk op it-noden en wensen uit te werken en vooruit te lopen op de ondersteuning van de erp-migratie. Daarnaast werd er gewerkt rond governance met de invoering van change requests en business cases.

In 2011 werd het gecreëerde draagvlak voor een bedrijfstransformatie verdiept door een erp- voorstudie. Dankzij grote betrokkenheid van de organisatie werden de randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie bepaald, de risico’s geïnventariseerd, de mogelijke erp-platformen geanalyseerd en een plan van aanpak uitgewerkt. Voor ons was dit een voorafname op veranderingsbeheer waarvan de impact tijdens de blauwdrukfase reeds voelbaar is.

Tijdens de rfp werden platform en implementatiepartner samen bekeken omdat wij rotsvast overtuigd zijn dat de juiste combinatie een belangrijke sleutel tot succes is. Eind maart 2012 heeft dit tot de keuze geleid voor SAP als platform en Atos als implementatiepartner. De scope van fase 1 is doelbewust beperkt gehouden gelet op onze nood aan meer transparantie.

U bent aangesteld als cio toen bovenstaande transformatie al in uitvoering was. Wat is uw mandaat?

ERWIN VERSTRAELEN: Voor mijn aanstelling had ik als IBM-consultant aan de wieg gestaan van de transformatie waardoor het voor mij duidelijk was waar we naartoe moesten. Eén van de eerste zaken die ik als cio heb uitgewerkt was een missie en een visie: Wat is onze bestaansreden als interne it-partner voor de Groep Aveve en waar is dat op gebaseerd? Dit moet ons toelaten om, gelet op het mandaat, de juiste keuzes te maken rond focusgebieden. Richtinggevend voor onze toekomst is de concrete start van de erp-migratie, intern gekend onder de projectnaam Vega. Daarmee wordt de tweede fase van de it-transformatie ingeluid, die het finale uitzicht van het it-departement mee zal bepalen.

Medewerkers vertrekken naar het projectteam, interne ontwikkelingsteams op bestaande platformen worden afgebouwd en bijkomende functies ontstaan. Ik denk daarbij aan verantwoordelijke master data, eai-architecten (enterprise application integration), change en release management, enz. Deze evolutie is nog niet ten einde.

Op het einde van het erp-project zal het it-departement er totaal anders uitzien, met een structuur op basis van competence centers aangestuurd door een mature projectorganisatie. Maar tijdens Vega moet er wel blijvend aandacht zijn voor andere zaken en opportuniteiten binnen het brede it-landschap. Een goed uitgewerkt partnernetwerk biedt daartoe voldoende ademruimte en flexibiliteit, maar de architecturale visie en aansturing moet ten alle tijden bij ons blijven. De evolutie van het it-departement de komende jaren vergelijk ik graag met een ontdekkingsreis eerder dan een dogmatisch verankerde toekomst.

Gelet op de grote veranderingen en vele initiatieven is het belangrijk dat we in dialoog treden met onze interne klanten. Via de publicatie ‘Aveve IT informeert’ maken we vier keer per jaar duidelijk waar we mee bezig zijn en waarom. Op basis van feedback weten we dat brede lagen van de organisatie dit weten te appreciëren.

Welke zijn de andere projecten voor dit jaar en daarna?

ERWIN VERSTRAELEN: De lijst is zeer uitgebreid, dus ik beperk mij tot een aantal voorbeelden: Dit jaar werd veel aandacht besteed aan de uitwerking van it cost accounting en een dienstencataloog, het vernieuwen van heel wat it-infrastructuurelementen en het uitwerken van diverse business cases rond mobile computing, unified collaboration, operational support systemen enz. Een mengeling van initiatieven om toekomstgerichte fundamenten te leggen. Wat ik belangrijk vind aan de business cases is dat wij proactief noden identificeren en ze breder open trekken naar het niveau van de Groep. Dit geeft meer onderbouwde beslissingen en maakt duidelijk dat we ons nieuwe mandaat ernstig nemen.

Ons competence center business intelligence is een zeer uitdagende projectportfolio aan het afwerken. Tegelijkertijd begeleiden zij de eindgebruikers in het maximaliseren van het gebruik van hun omgeving. Daartoe organiseren we ook regelmatig user groups waar de key users ervaringen kunnen uitwisselen. Tot slot is er nog het domein van de industriële toepassingen. Binnen een traditioneel it-departement is dit een vreemde eend. Echter, deze twee werelden (information technology en operational technology, kortweg it/ot) groeien naar elkaar toe waardoor een overkoepelende benadering wenselijk is, met respect voor eigen dynamieken. Wat de toekomst betreft is een belangrijke katalysator de externalisatie van onze twee data centers. Aan de basis liggen verhoogde vereisten naar business continuity nu we naar één enter- prise erp-platform evolueren. Ik zie het echter ook als een opportuniteit om complexiteit af te bouwen, te standaardiseren op gemeenschappelijke platformen.

Hoe staat u tegenover outsourcing?

ERWIN VERSTRAELEN: Outsourcing heeft altijd al deel uitgemaakt van onze agenda, gezien de kleine omvang van onze teams en ons streven om de toegevoegde waarde intern te leveren. Wij zullen niet alleen onze datacenters outsourcen maar ook het operationele beheer van onze servers, van de OS-laag af tot en met (selectieve) ams (application management services) voor bepaalde kritieke toepassingen.

Staat de cloud ook op de agenda?

ERWIN VERSTRAELEN: Historisch is Aveve al lang een cloud-partner voor een groot aantal zusterorganisaties van de Boerenbond-groep. Het concept is dus niet nieuw voor ons en we hebben al veel technologische componenten ingevoerd. Maar ik verkies de term ‘utility computing’, die het echte potentieel van de cloud beter weerspiegelt, namelijk de betaling per gebruik, de transparante tarifering, de flexibiliteit enzovoort. Cloud zal nog door verscheidene pijnlijke fasen moeten voor het geheel volwassen is. Volgens mij zijn we over de piek van de ‘inflated expectations’ heen en begint de realiteit haar rechten op te eisen. De beveiliging en de juridische aspecten zijn daar twee voorbeelden van. Bovendien heeft de cloud veel gezichten, niet alleen dat van de publieke cloud. Byod is voor mij dan weer een perfect voorbeeld van een echte hype. Veel gebakken lucht zonder inhoud. De argumenten pro kunnen mij werkelijk niet overtuigen. De negatieve elementen rond security worden dan weer veel te eng benaderd. Het ruimere kader, waar byod maar één voorbeeld van is, betreft consumerization of it. Dat is wel van belang, al zie ik de opportuniteit en de bedreiging voor it vooral op het applicatieve vlak.

Hoe evolueren uw budgetten en uw teams?

ERWIN VERSTRAELEN: Op het vlak van de budgetten zou ik van een inhaalbeweging spreken, gelet op het engagement naar Vega en de daaraan verbonden implicaties. Deze investeringen zijn trouwens toegezegd in parallel met andere initiatieven (fabrieken, logistiek enz.) waarvan het rendement nauw verbonden is met het succes van de it-projecten.

Gelet op de dubbele transformatie is de samenstelling en de taakverdeling van het team van interne medewerkers continu in evolutie. Een verdere uitbreiding is momenteel niet voorzien. Er wordt eerder gekeken naar een goede balans tussen interne focusgebieden in combinatie met performant en flexibel partner eco-netwerk.

Wat is het gewicht van de cio tegenover de algemene directie?

ERWIN VERSTRAELEN: In de afgelopen twee jaar is het mandaat van de it-afdeling ingrijpend veranderd. We zijn van een utility provider naar een katalysator van de transformatie van de business geëvolueerd. Dat impliceert een totaal andere aanpak. In die context neem ik deel aan de managementvergaderingen waarin het directiecomité, de divisiedirecteuren en de leiders van de filialen de strategie van de groep bepalen. Het geeft mij een diepgaand inzicht in de dynamieken binnen de organisatie waardoor ik mij beter kan inleven in it-noden en gepast en proactief kan antwoorden.

Marc Husquinet