In plaats van over ‘Printing Management’ kunnen we tegenwoordig beter spreken over intelligent beheer van uitgaande documenten. Met als sleutelwoorden standaardisering, automatisering en aanpassingsmogelijkheden.

Alle leveranciers en inte-gratoren van afdrukoplossingen hebben diensten voor audits en kostenoptimalisering in hun catalogus. Bij HP noemen ze dat Total Printing Management of Management Print, bij Xerox gaat het om Xopa (Xerox Office Productivity Advisor), bij Lexmark heet het Discovery en bij Canon PrintSmart@Canon. Ze omvatten een auditgedeelte op basis van de informatie die wordt verzameld, en nadat de toestellen onder toezicht werden geplaatst, is een gedetailleerde monitoring van het gebruik van het park mogelijk, samen met een eenvoudiger beheer: controle op afstand van toestellen, gecentraliseerde installatie van de drivers, preventief onderhoud, controle via een portaalsite, verrekening van de kosten, automatische aanvulling van de consumables, … Werner Destrijcker, channel & cus-tomer marketing manager bij Canon: “We installeren bij de klant een programma dat ‘uniFlow Output Manager’ heet en informatie verzamelt over de afdrukken, scans, faxen en fotokopieën. De niet-compatibele toestellen worden gecheckt door onze consultants die de tellers controleren en zo de kosten helpen bepalen. Al die gegevens worden opgenomen in een uitgebreid rapport, samen met voorstellen voor acties om het park te optimaliseren.” Voorstellen die kunnen gaan tot de volledige uitbesteding van het afdrukbeheer.

Meetbare besparingen

Pierre Colette, marketingmanager Xerox: “Als het om grote volumes gaat, stellen we niet langer gewoon nieuwe toestellen voor, maar precieze oplossingen met gegarandeerde besparingen en diensten. En we kunnen daarin heel ver gaan. XOPA is bijvoorbeeld een basisformule op basis van een auditprogramma waarmee op een paar dagen een impactstudie kan worden uitgevoerd. Aan de andere kant van het gamma vinden we het XOS-aanbod (Xerox Global Services), waarvan de installatie meerdere maanden in beslag kan nemen, en dat uiteindelijk kan leiden tot de volledige overname door onze diensten van alle ‘afdrukactiviteiten’ of beter gezegd ‘documentenactiviteiten’ voor een grote klant. Daartussenin bieden we ook een lichtere versie van XOS aan, die kan worden geïnstalleerd door partners zoals Econocom of Systemat.” Die partnerships zijn niet exclusief. Systemat biedt in samenwerking met HP een drievoudig dienstenaanbod aan rond het thema ‘Flexi-Print’: bevoorrading van consumables in continue stromen (een programma op de server registreert alle afdrukopdrachten en bestelt automatisch consumables voor ze op raken), een maandelijkse facturering en een permanent auditsysteem voor het park. Een recente referentie is de RTBF, die een beroep heeft gedaan op auditdiensten en een ‘Printing Management’-tool heeft geïnstalleerd.

Beheer van de stromen

Printing Management heeft nog een ander belangrijk aspect: dat van het beheer van de afdruk-stromen, vooral bij transactioneel drukwerk (facturen, mailings, loonstrookjes, …). Gebruikers opteren steeds vaker voor een standaardformaat, bijvoorbeeld een A4, zodat alle functies van toepassing zijn op één enkel documentformaat. De creatie daarvan zal ook met standaarden gebeuren, met XML op kop, naast BMF (Belgian Ministry of Finance) voor elektronische facturen. Een nieuwe trend is aan een klassiek, transactioneel document ‘intelligente’ promotionele content toe te voegen. Dat is het concept van ‘Variable Data Printing & Delivery’. Xavier Coopmans, business unit manager Ricoh Document Services: “Vaste informatie wordt gecombineerd met specifieke gegevens over elke klant. Zo kunnen direct mailings of loonstrookjes worden aangepast met persoonlijke informatie. Daarbij kunnen we ook nog verschillende distributiekanalen (post, fax, mail, …) toevoegen via een trapsgewijs model. Met een onlineplatform kan de verzender de verzending van de documenten controleren.” Christian Chavepeyer, country manager production van Xerox: “Er vindt een volledige follow-up plaats waarmee kan worden gecontroleerd of een bepaalde pagina goed werd afgedrukt en verspreid. Hiermee wordt ook alle verdere traceerbaarheid gegarandeerd. De feedback van elk kanaal kan vervolgens worden geïntegreerd in de bestaande back office-applicaties.” En in de crm-tool.

Christian Chavepeyer: “Voor de hand liggende gebruikers van die ‘transpromo’ documenten zijn uitgevers van kredietkaarten. Vertrekkende van het profiel van de kredietkaartgebruiker kunnen we promotieboodschappen toevoegen die de aankoopgewoonten van de gebruiker versterken op basis van intelligente crm-regels. De terugkoppeling van de informatie zal op zijn beurt in de crm-tool worden ingevoegd: de cirkel is rond.”

Automatisering

Dan is er nog de algemene controle op de afdrukketen. Werner Destrijcker: “De grote volumes blijven nog altijd voornamelijk een taak voor (geïntegreerde) drukkerijen. De grote tendens is om deze afdrukopdrachten toe te vertrouwen aan interne en externe partners via software voor ‘job ticketing'”. Die zo intelligent mogelijk zijn. Chavepeyer: “We beschikken over tools voor de analyse van opdrachten, om eventuele problemen of incoherenties op te sporen, en indien nodig automatisch een aanvraag voor correctie of wijziging terug te sturen naar de klant. Zo kunnen we een volledige keten voor formattering en kwaliteitscontrole oprichten voor de automatisering en validering van de volledige workflow.” Bij het Antwerpse waterbedrijf Pidpa (tot 20.000 documenten per dag, 470.000 klanten) voert de Form-scape-software van Ricoh op de achtergrond een hele reeks operaties uit op basis van ‘triggers’ die zijn opgenomen in gegevens die uit de bestaande SAP erp-soft werden gehaald. Als het gaat om een factuur, wordt ze meteen klaar voor gebruik afgedrukt. Als het om meterstanden gaat, wordt de lay-out automatisch aangepast op basis van de parameters in het XML-bestand. Als bepaalde documenten in dezelfde envelop moeten worden verstuurd, worden ze automatisch gegroepeerd in de plooimachine dankzij barcodes.

Jean-Luc Manise