Het nieuwe werken vraagt meer dan een landschapskantoor met een softphone. Bij Multipharma gaat het om een nieuwe manier van communiceren en samenwerken, om sneller en efficiënter op de markt te reageren. Het doel ? De groeistrategie van het bedrijf ondersteunen.
Multipharma is het grootste netwerk van apotheken in ons land. Alles samen beheert het bedrijf 275 apotheken, naast twintig parafarmaceutische verkooppunten onder de naam iU. Eén van de prioriteiten binnen de groeistrategie van Multipharma is de verbetering van samenwerking en interactie, zowel onder de medewerkers van het hoofdkantoor als tussen het hoofdkantoor en de filialen. Binnen die context past de verhuis van de hoofdzetel naar een voormalig bedrijfsgebouw van Siemens in Anderlecht. “Ons vorige hoofdkwartier was eerder traditioneel ingericht,” zegt Bernard Pierre, NWoW ict program manager bij Multipharma. “De klassieke kantoren daar lieten niet toe om zomaar naar een nieuwe indeling over te stappen.”
Bij de verhuis naar het nieuwe hoofdkwartier stond dat dan ook voorop. Multipharma koos resoluut voor het nieuwe werken, binnen een moderne kantooromgeving en met moderne tools voor communicatie en samenwerking. Architectenbureau Admos vulde de beschikbare oppervlakte in met open werkruimte voor flexdesks, plaatsen om te vergaderen en samen te werken. Voor de technologische ondersteuning vroeg Multipharma raad aan verschillende leveranciers. “Onze behoeften vormden het startpunt, niet de technologie.” Uiteindelijk ging de keuze naar het voorstel van Damovo, op basis van Cisco-technologie, zowel voor de tools als voor het vaste en draadloze netwerk. Damovo implementeerde Cisco Jabber voor unified communications en Cisco WebEx voor online vergaderingen en opleidingen.
GEEN BIG BANG
“Voor de meeste medewerkers was het een grote stap”, zegt Bernard Pierre. “We schakelden over van de klassieke, vaste telefoon naar een volledig nieuwe werkomgeving met een softphone op de laptop.” Om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen, splitste Multipharma het traject op in etappes. “Nog voor de eigenlijke verhuis plaatsvond, kregen de medewerkers verschillende kleine opleidingen, zowel in groepjes als via e-learning.” Zo maakten ze kennis met de toepassing voor ip-telefonie, met het gebruik van video, samenwerken op documenten enzovoort. “We hebben de nieuwe technologie al geïntroduceerd in het oude gebouw, zodat de verhuis niet op een big bang zou uitdraaien. Ook de ondersteuning van de hr-afdeling was belangrijk. Heel wat medewerkers moesten de overgang maken van een persoonlijk kantoor naar een landschapskantoor met flexdesks.”
Intussen zetten ook de filialen de eerste stappen naar een nieuwe omgeving. Eind januari is een pilootproject gestart met tien apotheken. Zij gaan aan de slag met een vaste ip-telefoon van Cisco en met WebEx. Bernard Pierre : “Onze zonemanagers zijn verantwoordelijk voor veertig tot vijftig winkelpunten. Uiteraard gaan ze er regelmatig langs maar via WebEx zullen ze nog meer contact hebben. We zullen de tool ook gebruiken om de medewerkers in de winkelpunten opleiding te geven.” De winkelpunten zijn via het Explore-netwerk van Proximus met het hoofdkantoor verbonden. Alle telefoongesprekken tussen de winkels en het hoofdkantoor gelden daarbij als intern verkeer, wat meteen ook voor een kostenbesparing zorgt. Verder nam Multipharma ook Microsoft Office 365 in gebruik. “Vroeger was er maar één algemeen e-mailadres per winkel”, zegt Bernard Pierre. “Nu heeft iedere medewerker een persoonlijk adres.”
INSPELEN OP DE MARKT
De nieuwe werkomgeving moet de verdere groei van Multipharma ondersteunen. Zo zal het makkelijker zijn om nieuwe winkels aan het netwerk toe te voegen. “De belangrijkste doelstelling is echter dat we nu beter, sneller en flexibeler kunnen werken”, stelt Bernard Pierre. “We kunnen sneller reageren op de markt, onder meer omdat we de medewerkers in de verkooppunten makkelijker en meer gericht opleiding kunnen geven, bijvoorbeeld rond specifieke verkoopacties. We beschouwen het nieuwe werken op die manier als een concrete enabler van onze groeistrategie.”
Dries Van Damme
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier