De Rijksdienst voor Pensioenen betaalt elke maand 1,8 miljoen pensioenen uit en is daarmee een belangrijke speler in het sociale zekerheidsstelsel van dit land. “We kunnen ons in geen geval veroorloven om ze niet te betalen”, beklemtoont Marc Vandersmissen, de ict-manager van de RVP. Hij pleit dan ook voor grotere nabijheid en betere communicatie.

Toen hij 4 jaar geleden overkwam van Smals om de it-afdeling van de RVP te gaan leiden, wist Marc Vandersmissen dat er grote projecten op stapel stonden. Precies daarom was deze burgerlijk ingenieur informatica bereid om in te gaan op die “leuke uitdaging”. [… ] “Er stonden grootse dingen te gebeuren en er waren middelen beschikbaar. Op dat moment misschien zelfs méér dan in de privé. Bovendien is dit een organisatie met een zeer kort beslissingstraject waar ik over een ruime autonomie beschik. Zo zie je heel snel het effect van wat je ontwikkelt. ”

Data News: Waar bent u mee begonnen?

Marc Vandersmissen: Eén van de eerste beslissingen was budgetten te zoeken om nieuwe projecten te ontwikkelen. Daarom leek het ons beter om de verantwoordelijkheid voor de werking van onze infrastructuur weer intern te halen. Alle ontwikkelingen gebeuren nu ook intern, op twee softwarepakketten na: SAP voor de boekhouding en Arno HR van Shéhérazade Développement voor het personeelsbeheer. We hadden ook nog graag een pakket gevonden voor specifieke toepassingen zoals de berekening van de Belgische pensioenen, maar het aanbod is bijzonder schaars. En we hebben echt gezocht: als een ‘package’ uitgesloten was, dan toch minstens een ‘framework’ waarmee we onze vaktoepassingen sneller hadden kunnen ontwikkelen. We vonden wel een framework voor de sociale zekerheid, Curam van het Ierse Curam Software, maar na een ‘proof of concept’ waren wij van oordeel dat het nog niet ver genoeg stond en tegelijk te onbuigzaam was.

DN: Vakspecifieke toepassingen ontwikkelt u dus opnieuw zelf?

MV: Eerst iets verduidelijken: de RVP heeft drie strategische doelstellingen: pensioenen toekennen, pensioenen betalen (momenteel voor loontrekkenden en zelfstandigen) en de burger informeren. Dat laatste wordt alsmaar belangrijker. Op dit moment zijn we goed opgeschoten met de vernieuwing van onze toekenningsmodule en staan we iets minder ver in het uitbetalingsprogramma. Dankzij het nieuwe toekenningsprogramma kunnen we alle 55-jarigen voortaan automatische pensioenramingen aanbieden. Verder hebben we een tool voor de pensioensimulatie ‘Alles over mijn pensioen’ voor de drie stelsels: loontrekkenden, zelfstandigen en ambtenaren. Momenteel is dat een anonieme versie waar iedereen alle simulaties voor zijn latere loopbaan kan maken om het effect ervan op zijn pensioen te bekijken.

De betalingsmodule was oorspronkelijk in Cobol en Assembler geschreven, met sequentiële ISAM-bestanden. We zijn die helemaal aan het herdenken op basis van eigentijdse concepten. Herschrijven gebeurt in Java, gewoon omdat we vandaag gemakkelijker jonge Java- dan Cobol-developers vinden. In het kader van de nieuwe projecten van de RVP neemt ook de behoefte aan informatie-uitwisseling met andere organisaties toe. Die uitwisseling verloopt via een samenwerking met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.

DN: U vervangt papier dan ook stelselmatig door elektronica?

MV: Om historische redenen bestonden er (minstens) twee dossiers per persoon: één voor de toekenning, één voor be-taling. Om de renovatie van de Pensioentoren mogelijk te maken zonder hem volledig te ontruimen, werd beslist om de papieren documenten – een slordige 600 miljoen bladzijden, verdeeld over 3 verdiepingen – te scannen. De gescande documenten werden beschikbaar gemaakt voor alle RVP-agenten, waar ze zich ook bevinden. Wij hebben immers nog 13 andere vestigingen. Dat was al een belangrijke stap. In een tweede fase scannen we elk document zodra het binnenkomt. Om dit te laten verwerken door de juiste dienst, voeren we nu langzaam maar zeker een ‘workflow’systeem in. Diverse diensten zijn al uitgerust, maar de introductie verloopt in etappes.

In een derde fase, die binnenkort start, wordt het geïntegreerde dossier ingevoerd. Dit zal alle gegevens bevatten, zowel ‘papieren’ als digitale. Het is onze ambitie te komen tot één grote gegevensbank met alle informatie over de loopbaan, de toekenning van rechten en de betaling. Hiervoor moeten we nog een jaar of twee wachten. Wat de ‘work-flow’ betreft, hadden we beslist om onze eigen tool te ontwikkelen op basis van het opensource OSWorkflow en deze strak te integreren met onze vaktoepassing. Maar omdat deze ‘workflow’-en-gine ons beperkt in onze ontwikkelingen, hebben we achteraf beslist hem te herschrijven. Nu beantwoordt hij perfect aan onze behoeften. En wordt hij intern beheerst. Vandaag wordt nog heel wat papier uitgewisseld tussen de 3 grote pensioeninstellingen (RVP, RSVZ voor de werknemers uit de privé en PDOS voor de overheidspensioenen), maar we hebben plannen om ook dat te laten verdwijnen.

DN: U hebt ook grondig aan de infra-structuur gesleuteld?

MV: De laatste jaren werden alle systemen vervangen, behalve de tapesilo’s, maar die volgen binnenkort. We kiezen voor moderne hardware, maar we zoeken nooit de Rolls-Royce. Die hebben we niet nodig. Onze nieuwste aanschaf zijn Intel bladeservers die de begrippen ‘spare’ en ‘boot from SAN’ (dus zonder lokale schijven) integreren. Zo kunnen we bij een defect herstarten op elke andere blade. De meeste van onze Windows- en Linux-servers zijn overigens gevirtualiseerd met Vmware. Dat maakt het ons een stuk gemakkelijker, maar het is wel duur. Nu gaan we ook Xen aandachtiger bekijken.

DN: Staan er nog meer grote projecten op stapel?

MV: Voor ‘disaster recovery’ moesten we het met het strikte minimum zien te redden: net genoeg om de continuïteit van betalingen te garanderen. Intussen hebben we een echt ‘business continuity’-project gelanceerd. We gaan onze computerzaal ontdubbelen naar onze kantoren in Antwerpen. Bedoeling is creatief en niet te duur te werk te gaan. We zullen geen synchrone replicatie van onze san’s gebruiken maar asynchrone Oracle-replicatie. Die vreet minder bandbreedte. Bij een ramp (die nooit zou mogen plaatsvinden) is het voor ons overigens geen catastrofe als we de transacties van onze agenten van de laatste paar minuten verliezen. Om dezelfde reden zijn we ook overgeschakeld naar ip-telefonie: zo kunnen we ons telefoonverkeer gemakkelijk op een andere plaats recupereren.

We willen voorts blijven werk maken van die ‘workflow’ en dat via het web duidelijk tonen aan de burger. We zullen overschakelen van de pensioenaanvraag op het web naar de volledige raadpleging van het dossier en interactie met de RVP. Dat bestaat overigens al voor de gemeenteambtenaren.

DN: Levert de archivering specifieke problemen op?

MV: Al onze papieren dossiers zijn al meerdere jaren gearchiveerd. We zijn al aan onze tweede generatie van archiveersysteem toe. Vandaag wordt alles op Worm-cassettes geschreven, met bewijsstukken in drievoud als het moet. Bovendien wordt weggeschreven naar twee servers met elk eigen Raid-schijven voor online consultatie. Wij zijn er overigens van overtuigd dat een archiveerproject om de 4 of 5 jaar moet worden overgedaan, met migratie van alle data. Wat wij dus hebben gedaan. Op dit ogenblik hebben we het dan over 12 Terabyte. We denken wel aan Worm-schijven, maar verder niets.

DN: Zijn jullie aantrekkelijk genoeg voor jonge informatici?

MV: We hebben vooral problemen om statutaire informatici te rekruteren. We doen vaak een beroep op Smals maar ook daar is het niet altijd gemakkelijk om mensen te vinden. Daar zijn een hoop verklaringen voor. Er is om te beginnen de schaarste op de markt, maar ook het feit dat jongeren het niet meteen ‘cool’ vinden om op ‘Pensioenen’ te werken. We proberen dus ook iets te doen aan het imago van de RVP. Om gemotiveerde medewerkers te vinden proberen we onze werkomgeving aantrekkelijk te maken voor onze technici, door gebruik te maken van moderne methodologieën en de beste apparatuur. Belangrijk is ook te streven naar zelfbeheer van onze it-omgeving dus zonder inschakeling van externe consultants. En ja: wij werken hier met gepassioneerde mensen, waaronder ook zware Linux-fans.

Bij het rekruteren mikken we vooral op jongeren die pas van school komen of één tot twee jaar gewerkt hebben. Om jonge ontwikkelaars aan te trekken hebben we ons ook op Agile Development gestort dat we écht trachten toe te passen. Met ‘pair programming’ kunnen we kennis delen. En door permanente jobrotatie verspreiden we zeer snel de nieuwe good practices waardoor we het team opwaarderen. Bij deze methode zitten programmeurs en analisten aan dezelfde tafel en wordt er meer gecommuniceerd. Er komt ook minder papier aan te pas, en dus ook minder formele specificaties. Deze techniek heeft echter zijn beperkingen. We zouden hem bijvoorbeeld niet gebruiken voor een heraanmaak van het centrale datamodel.

DN: Volgen de budgetten?

MV: Wij zijn gebonden door een meerjarig beheerscontract waarin de werkingskosten gedefinieerd zijn. Als de projecten het verantwoorden, kunnen we een extra budget vragen, maar daarom krijg je het nog niet meteen… In de overheidsdienst is er méér nodig om een project te rechtvaardigen dan de winst die het zou opleveren. Onze budgettaire envelop is vrij stabiel, maar het feit dat wij weinig externe hulp inschakelen, heeft duidelijk te maken met uitgavenbeperking… hoewel we beseffen dat het dan langer kan duren. Met méér budget zou ons business continuity plan al lang klaar zijn. Maar ja, tegen welke prijs?

DN: Bent u lid van het directiecomité?

MV: Als je rechtstreeks aan de administrateur-generaal rapporteert en in het directiecomité zetelt, maak je natuurlijk integraal deel uit van het dagelijkse leven in de instelling en geef je mee vorm aan de strategische beslissingen. Hierdoor sluit it zich niet op in een ivoren toren en kunnen we veel beter inspelen op de algemene strategie. De oplossing die de ‘business’ voorstelt, hoef je niet te begrijpen; wél het probleem waarvoor ze een it-oplossing nodig hebben.

DN: Is het hele RVP-plaatje ingevuld?

MV: De Rijksdienst wil dichter bij de burger staan en de communicatie met gepensioneerden verbeteren. Die communicatie kan voor een deel van de bevolking via het web verlopen, maar niet alle gepensioneerden hebben al toegang tot informatietechnologie. Menselijk contact is en blijft belangrijk: onze pensioenen vormen immers jarenlang onze inkomsten. En zo’n onderwerp moet je met mensen van vlees en bloed kunnen bespreken. Naast ons callcenter dat bereikbaar is via onze groene lijn, willen we onze nabijheidsdiensten versterken en ons dus dichter bij de gepensioneerden vestigen. Je mag niet vergeten dat de RVP het ‘loon’ van 1,8 miljoen mensen in België betaalt. Vandaag is dat fundamenteel voor bijna één Belg op de vijf. In de toekomst komen we echter allemáál aan de beurt.

Marc Husquinet