Vastgoedbeleggingsvennootschap Cofinimmo heeft SAP geïnstalleerd om de sterke groei van haar activiteiten te ondersteunen. De uitrol verloopt binnen de voorziene termijnen en budgetten. Alles is hiermee op schema voor de verdere ontwikkeling van de onderneming.

Data News: Waarin onderscheidt Cofinimmo zich van de concurrentie?

Benjamin Bostoen: Om te beginnen is Cofinimmo in België de belangrijkste beursgenoteerde vennootschap die actief is in verhuurvastgoed en de enige vastgoedmaatschappij die opgenomen is in de BEL20-index. Wij zijn dus eigenaar van gebouwen, hoofdzakelijk kantoren, die wij verhuren aan onze klanten. De laatste jaren hebben wij ook partnerships gesloten in de sector rusthuizen, en beheren wij het cafépatrimonium van brouwerijgroep InBev of publiek-private constructies. Wat dat laatste betreft, zijn wij kandidaat voor het dossier van de Vlaamse scholen waarover momenteel onderhandelingen lopen. Daarnaast staan wij zelf in voor het dagelijks beheer van de gebouwen die wij verhuren. Onze klanten hebben een unieke contactpersoon, de Property Manager van het gebouw, die verantwoordelijk is voor alles wat met het vastgoedbeheer te maken heeft. Onze commerciële diensten houden zich alleen bezig met het eigen patrimonium.

DN: Hoe is de ict de voorbije jaren geëvolueerd?

BB: Toen ik ruim zes jaar geleden op de informatiseringsdienst terechtkwam, telde Cofinimmo bijna 60 medewerkers, vandaag zijn dat er 110. Het bedrijf heeft dus een forse groeiversnelling gekend. Ook nog even zeggen dat Cofinimmo in 1994 naar de beurs getrokken is en dat het in 2003 zijn intrede gedaan heeft in de BEL20. Ook de activiteiten zijn sterk uitgebreid: van kantorenbeheer zijn we geëvolueerd naar de drie kernactiviteiten van vandaag, dus ook rusthuizen en pubs.

Cofinimmo beschikte van bij het begin over een eigen infrastructuur. Aanvankelijk viel it onder de boekhouding, daarna schoof het door naar kwaliteitszorg. Drie jaar geleden, toen beslist werd om het SAP-project te starten, is it een zelfstandig departement geworden.

DN: Waarom is er precies gekozen voor SAP en hoe is het project verlopen?

BB: Wij gebruiken al tien jaar het Property pakket van Netika uit Waver. Dat product was vrij sterk toegesneden op onze behoeften. Het was niet makkelijk om in België specifieke software voor de vastgoedsector te vinden. Wij wilden echter een solider erp-systeem installeren dat ook in staat was de boekhouding en het beheer te verwerken. Door de evolutie van de activiteiten en de groei van het bedrijf dachten we dat een erp-systeem beter aan onze behoeften kon voldoen, ook omdat Property niet echt meer verder ontwikkelde.

Een jaar lang, vanaf het voorjaar 2006, hebben we alle klassieke fases van een SAP-project doorlopen: onderzoek, bestek, blueprint, tests en implementatie. En hoewel volgens sommigen SAP en specifieke ontwikkelingen moeilijk te verzoenen vallen, hebben wij een goed evenwicht gevonden tussen aanpassing van de organisatie en aanpassing van de SAP-software.

DN: Hoever staat het project vandaag?

BB: De implementatie van een erp-systeem is uiteraard geen akkefietje. De eigenlijke keuze was trouwens niet zo vanzelfsprekend, aangezien we van een ‘tailor made’-product kwamen. Om zeker te zijn dat het product optimaal aan onze behoeften zou voldoen, hebben we een document opgesteld dat we hebben laten nalezen door een kwart van onze medewerkers die er hun commentaar konden op geven. Daarna hebben we de potentiële leveranciers een bestek bezorgd met een te realiseren ‘business case’. Op basis hiervan hebben we uiteindelijk vrij gemakkelijk kunnen beslissen. Wij wilden geen specifieke software meer, maar ook niet met handen en voeten gebonden zijn aan een leverancier. SAP bleek daarom de beste keuze.

De beslissing is eind 2006 genomen en we gaven onszelf 12 maanden de tijd om de implementatie af te ronden. In januari 2007 zijn we van wal gestoken. Onze partner was Ordina. Eigenlijk Iterum Services dat kort daarvoor door Ordina was overgenomen. Wij zijn afwisselend bijgestaan door een vijftiental consultants. In het begin waren er intern zo’n 25 personen bij betrokken die hun vakgebied moesten toelichten. Op sommige momenten waren er doorlopend 10 consultants aanwezig. Ik wil er ook op wijzen dat we van meet af aan mensen hebben doen meewerken die niet echt voor het project gewonnen waren, om tijdig hun kritiek te horen. De interne teams hebben goed werk geleverd en ze mogen trots zijn op het welslagen van het project. Ook het projectbeheer van Ordina zelf was tot in de puntjes verzorgd.

DN: Alles bij elkaar een succes dus?

BB: Ik geloof dat het succes van een project vooral een kwestie van mensen is, veel minder van het bedrijf als dusdanig. Wat belangrijk is zijn de mensen, hun betrokkenheid bij een project, de menselijke relaties. We zochten professionals die vertrouwd waren met ons terrein en we hebben ze gevonden bij Ordina. Daar begrepen ze perfect wat het vak van vastgoedbeheerder inhield. Een andere sleutel tot het succes was de steun van de directie, ook in de moeilijkste momenten. Bovendien zijn we binnen het budget gebleven dat ons was toegekend.

DN: En het is dus zo goed als rond?

BB: De invoering is in twee fases verlopen. SAP is sinds 1 januari in productie voor de aspecten financiën, boekhouding, aankoop/verkoop en ‘real estate’. Op 31 maart was het de beurt aan het gedeelte consolidatie. Er blijft nog een belangrijke specifieke ontwikkeling voor de verrekening van de lasten. Die gaat half juni in productie.

DN: Liepen er parallel hiermee nog andere initiatieven?

BB: Er zijn een aantal meer klassieke projecten uitgedokterd, zoals een extranet voor onze klanten. We hebben ook een tool geïnstalleerd voor elektronisch documentenbeheer, Filenet, dat nu gebruikt wordt voor de archivering van wettelijke documenten met indexering.

Onze workflowoplossing is eveneens vernieuwd met het oog op een grotere capaciteit en betere prestaties. We hebben hiervoor een beroep gedaan op het bedrijf Denali uit Louvain-la-Neuve. Dat heeft een reengineering uitgevoerd van het workflowsysteem waardoor we het in de toekomst zullen kunnen uitbreiden naar een crm-programma. Daarnaast hebben we al sinds een paar jaar voice-over-ip voor een deel van onze telecom en het is de bedoeling dat alle medewerkers tegen volgend jaar overschakelen op voip.

DN: Wat zit er nog in de pijplijn?

BB: De internationalisering van Cofinimmo, dat nu ook aanwezig is in Nederland en Frankrijk, heeft gevolgen voor de informatica. We zullen onze it-systemen moeten afstemmen op deze expansiestrategie en op de toekomstige structuur van de organisatie in de vorm van een moedermaatschappij en dochterondernemingen. Ook de publiek-private partnerships verplichten ons tot aanpassingen. We gaan daarom Project System van SAP implementeren voor het operationele en budgettaire beheer van de projecten. Het is in feite fase twee van het SAP-project dat we van bij het begin hebben opgevat als een basisplan met opties. Een herziene versie van het bestek zou na de zomer klaar moeten zijn.

Een ander gepland project is een gesofistikeerder datawarehouse dan datgene waarover we vandaag beschikken en dat ons in staat zal stellen analyses te maken en de gegevens te consolideren. Dat wordt waarschijnlijk iets voor 2009.

DN: Hoe ziet uw it-infrastructuur eruit?

BB: Die is vrij klassiek en vergelijkbaar met die van veel andere ondernemingen. Ze bestaat uit servers die vooral met bladetechnologie werken en een san. Met deze infrastructuur zullen we in de toekomst trouwens naar een virtuele omgeving kunnen evolueren.

DN: Over welke budgetten beschikt u?

BB: Een precies cijfer kan ik niet geven, maar ik vind ons it-budget meer dan aanvaardbaar voor een onderneming van deze grootte. We beheren ons budget als een goede huisvader, zonder ons daarom al te veel beperkingen te moeten opleggen.

DN: Als ik u goed begrijp, moet de it-manager bij voorkeur een informaticus zijn, een technicus zelfs, ook al krijgt hij of zij in toenemende mate businessverantwoordelijkheden?

BB: Ik vind dat een it-manager die zijn informaticateam wil begrijpen over een behoorlijke dosis technische bagage moet beschikken. Hij moet ervaring met de business hebben, dat wel, maar niet noodzakelijk een financieel specialist zijn. Ik heb het er moeilijk mee dat iemand uit de business aan het hoofd staat van een meer technisch departement. Het geheim is een goed team samen te stellen dat over meervoudige vaardigheden beschikt.

DN: Wat is volgens u de rol van de informatica bij Cofinimmo?

BB: It is geen kostencentrum, ook al zou ik niet durven zeggen dat ze inkomsten genereert. Aan de andere kant is it onmisbaar voor de groei van de onderneming en moet ze de operationele afdelingen in staat stellen hun werk te doen met de best mogelijke tools op de markt. De it kan het verschil helpen maken met de concurrentie en onze concurrentiepositie verbeteren. Daarom moet ze innoverend zijn. Dat was trouwens het onderwerp van mijn eindverhandeling. Het is ook de reden waarom ik de hele maand juni een International Management Program ga volgen aan het MIT in Boston.

Marc Husquinet