In een administratie als het RSVZ was het gebruik van papier kort geleden nog de norm. Maar de e-dossierprojecten volgen elkaar snel op, en dus wordt er gemikt op de invoering van een uniek transversaal dossier dat toegankelijk is voor alle ambtenaren, en morgen zelfs voor de burger. Ook al moet er gesnoeid worden, gezien de budgettaire middelen.

Het e-dossier is een van de grote projecten van de afgelopen jaren. Hoe ver staat het met dit project?

PATRICK VANDERBAUWEDE: Om alle aspecten van het beheer van de sociale zekerheid voor zelfstandigen te verzekeren overwoog het RSVZ enkele jaren geleden om een uniek elektronisch dossier in te voeren. Tegelijkertijd werd besloten om de werkprocessen te standaardiseren en de uitwisseling van informatie te verbeteren, zowel intern als met de andere openbare diensten en de sociale verzekeringsfondsen. Vandaag wordt het e-dossier ingezet in een volledige service, namelijk die van de verplichtingen, en het is de bedoeling om het dit jaar te gebruiken voor de pensioenen en tegen 2014 voor de Nationale Hulpkas. Tegen eind 2014 moet het unieke e-dossier dus ingevoerd zijn, als de budgetten dit ten minste toelaten.

Daarom werd besloten om de procesautomatisering en het kennisbeheer op te splitsen. De keuze viel op FileNet van IBM, terwijl SharePoint wordt gebruikt voor knowledge management. In werkelijkheid gaat het eerder om een toolbox omdat FileNet wordt gebruikt voor de workflow engine, het content management en records management, terwijl Oracle Web Logic Server fungeert als applicatie-engine, Kofax wordt gebruikt voor het scannen en ocr-tekstherkenning, en Scriptura voor de aanmaak van documenten. Deze producten dekken dus de volledige keten van het e-dossier. In het begin werkten we met ad-hoc scanning door de documenten te digitaliseren binnen de diensten zelf omdat dit gemakkelijk was, maar over enkele maanden stappen we over naar een postkamer die alle inkomende post zal scannen met Kodak-apparatuur.

Welke andere grote projecten lopen er nog?

PATRICK VANDERBAUWEDE: Momenteel werken we met andere pensioeninstellingen voor RVP-werknemers en voor de overheidssector PDOS aan de invoering van een gemeenschappelijk pensioendossier, namelijk een centrale database die de status van elk pensioendossier zal overnemen en op termijn schattingen en simulaties zal maken wanneer een burger een gemengde loopbaan volgt. Elke instelling behoudt haar applicaties, maar zal samenwerken om haar gegevens ter beschikking te stellen. Het is een ambitieus project dat aanzienlijke middelen vereist, terwijl wij slechts een fractie kregen van wat we hadden gehoopt. Dus moet de timing worden aangepast en moeten we de aangeboden functies beperken. Momenteel voeren we hierover besprekingen met de 2 betrokken instellingen. De budgettaire beperkingen die nu worden opgelegd maken de timing en de uitvoering van projecten bijzonder moeilijk.

Om terug te komen op die centrale DB die zou moeten worden ondergebracht bij het RVP, willen we voortbouwen op het platform van het RVP dat de presentatielaag zal vormen, terwijl de businesslogica zich bevindt in de applicatie en er een soa-architectuur gekoppeld aan webservices wordt ingevoerd voor de organisatie en iedereen zijn eigen bevoegdheden behoudt. De wetgeving is uiterst complex voor de berekening van een pensioen, zeker voor gemengde loopbanen.

Onlangs nog hebben we een deel van ons park gemigreerd naar een Citrix-infrastructuur en Windows Server 2008, goed voor ongeveer 600 gebruikers. Mensen met speciale behoeften zijn vorig jaar overgestapt naar Windows 7 en Office 2010. Citrix-machines zijn eigenlijk oude pc’s die geconverteerd zijn naar thin client, maar we zijn van plan om over te stappen naar echte thin clients van het merk IGEL.

Ondanks de budgettaire beperkingen wordt er nog een ander project doorgevoerd, namelijk Sequoia. Hoe zit het daarmee?

PATRICK VANDERBAUWEDE: Er waren inderdaad al enige tijd plannen voor het project Sequoia, maar het wordt nu nieuw leven ingeblazen dankzij de komst in juli vorig jaar van de nieuwe algemene bestuurster Anne Vanderstappen. Dit project werd meteen een prioriteit voor haar. De ambitie is om de applicaties te moderniseren die nog draaiden op 3270 terminals. Al in 2009 hebben we een downsizing van ons IMB-mainframeplatform gedaan naar een MicroFocus Cobol omgeving op basis van Linux, kwestie van onze kosten te doen dalen. Tegelijkertijd werden de hiërarchische IMS DB gemigreerd naar Oracle en de oude mainframecode Assembler werd volledig gereinigd en vervangen door Cobol. Maar op architectonisch vlak zijn de applicaties niet veranderd.

Nu gaan we al deze applicaties opnieuw onderzoeken in een ‘as is’-proces en een gloednieuwe global businessarchitectuur invoeren, gekoppeld aan gecentraliseerde DB om de gegevens te standaardiseren. De Cobolcode zal ook worden gemigreerd naar een moderne omgeving door de functies eventueel te verplaatsen om ze op het beste platform onder te brengen. De architectuur zou dan in orde moeten zijn voor de komende 20 jaar. Sequoia raakt de kern van it omdat het niet alleen alle gegevens van de zelfstandigen beheert, maar ook de uitwisselingen met alle betrokken actoren. Sequoia zal dus zorgen voor een conversie van een applicatie die dateerde uit de late jaren ’70 naar een state-of-the-art-omgeving, wat een delicate taak is voor het RSVZ. We mogen geen fouten maken in dit project.

Momenteel zijn we bezig met de analyse van de ‘as-is’-situatie en werken we aan de documentatie in samenwerking met Inno.com. Daarna zal er een lastenboek over de migratie ‘to be’ worden opgesteld. Want het gaat om slecht gedocumenteerde systemen en applicaties die volledig draaiden bij Cegeka dat al 30 jaar instond voor de ontwikkeling, de uitbating en de hosting. Het doel zal op termijn dus zijn om deze afhankelijkheid ten opzichte van de leverancier te verkleinen en de touwtjes weer in handen te krijgen. Waarschijnlijk zullen we een beroep doen op een externe partner voor de ontwikkeling, maar met de nadruk op kennisoverdracht. De opdracht zou begin 2015 moeten worden gegund.

Door deze projecten is de afdeling van plan om 6 extra informatici aan te werven voor het huidige 30-koppige team, voornamelijk projectleider-, architect- en business analist-profielen. Hiervoor worden specifieke budgetten vrijgemaakt. Ook zullen sommige mensen een interne opleiding in nieuwe technologieën krijgen. Hierbij moet rekening gehouden worden met de zeer strenge budgettaire beperkingen die ons werden opgelegd, want we kregen slechts 13/30 van de gevraagde budgetten. Het budget voor het Sequoia-project wordt geschat tussen 20 en 25 miljoen euro. Oorspronkelijk was er gepland om de ontwikkelingen te starten in 2014, maar misschien moet dit uitgesteld worden naar eind 2015.

Staan er nog andere projecten op het programma?

PATRICK VANDERBAUWEDE: In het kader van de nieuwe wetgeving over de betaling van de pensioenen van de tweede pijler gaan we een specifieke applicatie ontwikkelen. Voor de projecten gaan we ook het telewerken steeds meer stimuleren en willen we gaan van 10 % van het personeel in 2013 naar 20 % in 2014 en 30 % in 2015. Hiervoor moet er een specifieke infrastructuur ingevoerd worden en dit past in het kader van het e-dossier dat van op afstand behandeld zal kunnen worden. Tot slot moet de website op middellange termijn herzien worden, terwijl de projecten voor intranet en knowledge management geïntensiveerd zullen worden.

Natuurlijk volgen we ook de evoluties van cloud. Op dit vlak is onze aanpak eerder pragmatisch om te zien of cloud een meerwaarde voor ons kan bieden. Voor sommige zeer specifieke applicaties kan cloud een interessant alternatief vormen. Daarnaast volgen we van kortbij de opkomst van mobiele toestellen en iPads, waarvoor een POC loopt op het vlak van e-mail, agenda en browser.

Hoe zit het met de infrastructuur?

PATRICK VANDERBAUWEDE: We zullen onze serverinfrastructuur verder moderniseren om meer HP blades te installeren en ons interservernetwerk op te trekken naar 10 Gbit/s. We hebben nu ongeveer 350 Windows-servers en 50 Bull Aix servers die voor 95 % gevirtualiseerd zijn, en binnenkort voor 100 %.

De opslag werd ook vervangen in 2011. We zijn afgestapt van Windows HP Eva en Unix DMX3 van EMC-opslag en kozen in de plaats daarvan voor een consolidatie. We hebben 2 platformen in overweging genomen: HP/3PAR en EMC VmaxE. De HP-oplossing was gebruiksvriendelijker, maar uiteindelijk kozen we toch voor EMC, via Bull, kwestie van te besparen en te beschikken over een enterprise class storage tegen lagere kosten, met 3 opslagniveaus: SSD, fc-schijven en sataschijven.

We denken eraan om onze back-uplossing te vernieuwen en de StorageTek tapes te vervangen door drives. Er liggen twee offertes ter studie op tafel: Symantec en EMC/DataDomain. Binnenkort volgt er een POC en de uiteindelijke beslissing zou deze zomer genomen moeten worden.

Tot slot hebben we met Kerstmis onze serverzaal die gehost werd bij Smals verhuisd naar 2 ultramoderne sites.

Hoe evolueert uw rol als CIO?

PATRICK VANDERBAUWEDE: Ik werk al bijna 15 jaar als it-manager bij het RSVZ. Toen ik pas begon, waren we met een handvol it-mensen met een park van een honderdtal pc’s. In de loop der tijd is de informatica sterk geprofessionaliseerd, zoals trouwens bij de meeste overheidsdiensten. De kwaliteit van de deliverables moet aanzienlijk verbeteren, net als de plicht om op een cost-effective manier te werken, waardoor we prioriteiten moeten stellen voor de projecten en ze financieel korter moeten opvolgen.

Marc Husquinet