De economische crisis hakt er bij de grafische sector zwaar in. FontShop zette de schaar in de kosten van de boekhouding en maakt daarmee het verschil tussen winst en verlies.

FontShop verkoopt lettertypes aan onder meer drukkerijen, mediabedrijven, banken en overheidsinstellingen. Zowat 95 procent van alle verkoop vindt online plaats. Na betaling met een kredietkaart kan de klant het aangekochte lettertype meteen downloaden. Alles samen gaat het om een portefeuille van ongeveer tienduizend klanten, waarvan zesduizend in de Benelux. FontShop verkoopt de lettertypes van zowat vijfhonderd leveranciers. Op jaarbasis verwerkt het bedrijf vijfduizend uitgaande en dertienhonderd inkomende facturen.

Nieuwe prioriteit

“We werken al meer dan twintig jaar op Mac”, zegt Rudy Geeraerts, de zaakvoerder van Font-Shop Benelux. “Toen we op dat platform met een boekhoudpakket van start wilden gaan, bleek dat niet zomaar te kunnen. Uiteindelijk lieten we tien jaar geleden een stukje maatwerk ontwikkelen, dat later trouwens ook als pakket op markt kwam.” FontShop vertrouwde zijn boekhouding aan een extern kantoor toe. “We waren vooral met marketing bezig. De boekhouding was de minste van onze zorgen.” Dat veranderde toen in 2009 de crisis keihard toesloeg in de grafische sector. Op heel korte tijd daalde de omzet van FontShop met vijfendertig procent. Kostenbeheersing was op slag de eerste prioriteit van het bedrijf.

“Omdat we met een externe boekhouder werkten, hadden we geen concreet zicht op onze actuele cijfers”, verduidelijkt Rudy Geeraerts. “We wisten gewoon niet hoe we er voor stonden. Uit de analyse van onze samenwerking bleek trouwens dat die boekhouder veel te duur was. Bovendien lag de foutenlast erg hoog.” Daar kwam nog bij dat de gebruikte software intussen tien jaar oud was, niet mee was geëvolueerd en op een twaalf jaar oude server draaide. Er bestond een reële kans dat daar ooit iets grondig fout mee zou lopen.

Kort op de bal

FontShop stapte over op Exact Online, een geïntegreerde internetoplossing voor facturatie, boekhouding en voorraadbeheer. “De boekingen voeren we nu zelf uit. Een externe boekhouder heeft toegang vanop afstand, waardoor we minder kosten hebben voor prints en verplaatsingen.” FontShop schroefde zijn boekhoudkosten zo met zestig procent terug. “In de huidige crisis betekent dat het verschil tussen winst en verlies. We volgen het bedrijfsresultaat dagelijks op, wat ons toelaat heel kort op de bal te spelen.” Een nieuwe server had meer gekost dan de prijs voor tien jaar de duurste online gebruikerslicenties voor Exact Online. “Bovendien werken we nu gewoon verder op Mac”, aldus nog Rudy Geeraerts. “De keuze was snel gemaakt.”

Dries Van Damme

Op heel korte tijd daalde de omzet van FontShop met vijfendertig procent. Kostenbeheersing was op slag de eerste prioriteit van het bedrijf.