Begin dit jaar nam de Provincie Vlaams-Brabant een nieuw hrm-systeem in productie, gebaseerd op SAP. De medewerkers krijgen nu meer tijd voor hr-taken met toegevoegde waarde.

Aanleiding voor het project bij de provincie was de vervanging van de toepassing voor personeelsadministratie. “Dat gaf ons de mogelijkheid om tegelijk een aantal andere zaken ter discussie te stellen”, zegt personeelsdiensthoofd Lieve Geens. “We hadden verschillende databanken in huis: voor de lonen, voor personeelsselectie, de prikklok, de vorming van medewerkers, persoonlijke evaluatie, noem maar op. Vaak moesten we manueel gegevens van de ene database naar de andere overbrengen. Zoiets zorgt voor fouten en is bovendien tijdrovend. Die tijd wilden we liever gebruiken om ons personeelsbeleid verder uit te stippelen.” Concreet ging de Provincie Vlaams-Brabant op zoek naar een systeem dat – met een correcte loonverwerking als uitgangspunt – de 800 vaste en 300 losse medewerkers een betere hr-ondersteuning zou bieden. Uit de Europese aanbestedingsprocedure kwam SAP in combinatie met de loonmotor van Acerta als meest geschikte oplossing naar voren. “We hadden al ervaring met SAP rond boekhouding en administratie”, zegt it-projectleider Bart Geerdens. “Het behoud van de loonmotor zorgde ook voor een beperking van de risico’s.” NorthgateArinso voerde de SAP-implementatie uit. De module voor loonberekening draait sinds begin dit jaar. De provincie realiseerde het project intern met een equipe van ongeveer vier fulltime equivalents. In de komende maanden wil de provincie de andere modules één voor één implementeren. “Zo draait de module voor tijdregistratie al in ons hoofdkantoor”, zegt informaticadirecteur Marc Vervloet. “Via een gefaseerde aanpak zullen we het gebruik van SAP nu verder uitbreiden.”

Werken aan beleid

De provincie zal in de toekomst het gebruik van zogenaamde employee selfservices aanmoedigen. De medewerkers kunnen in het hr-systeem hun persoonlijke gegevens inkijken en updaten. Dat luik krijgt uitbreiding met onder meer informatie over de loongegevens en het aantal resterende vakantiedagen. Via het systeem zullen de medewerkers dan bijvoorbeeld zelf hun verlofaanvraag kunnen indienen. “Het doel van het project is bij de hr-afdeling meer tijd te creëren”, stelt Lieve Geens. “Door het overtikken van gegevens uit te schakelen en een aantal acties via selfservice aan te bieden, komt er bij de hr-medewerkers tijd vrij om echt op het hr-beleid te werken. Maar ook de andere medewerkers van de provincie hebben er baat bij. Zij krijgen met minder paperassen te maken.”

Dries Van Damme