Bij de beslissing om zijn park van afdruksystemen te vernieuwen, heeft de intercommunale van afvalbeheer van Charleroi niet alleen gemikt op een vermindering van de kosten (met meer dan 50 %), maar heeft het ook rekening gehouden met het ecologische aspect. Een project in samenwerking met Euro Burotic, partner van Xerox.

De ICDI (Intercommunale pour la Collecte et la Destruction des Immondices voor de regio van Charleroi) telt 14 aangesloten gemeenten en bedient een bevolking van meer dan 415.000 inwoners in en rond Charleroi (waarbij elke inwoner in 2011 ongeveer 490 kg afval produceerde). De ICDI beheert hiervoor een energierecuperatie-eenheid, verschillende sorteer- en verzamelcentra, recyclageparken en een composteercentrum. De intercommunale telt ongeveer 500 medewerkers (400 arbeiders en een honderdtal bedienden) en tracht “een openbare dienst aan te bieden tegen de beste prijs”, vat de algemeen directeur, Olivier Bouchat, samen. Hij vervoegde de intercommunale in 2010 om “met een nieuw team het verleden te herbouwen”, met de ambitie om “de dringendheid en het ongeduld in goede banen te leiden en tegelijkertijd ook de toekomst voor te bereiden, zowel op administratief als op technisch vlak.” Dat vraagt onder andere nieuwe procedures en een “vernieuwende visie”, kwestie van de “affaires” te vergeten.

Behoeften

In die context heeft de informatica een primordiale rol gespeeld want Alain Van Hout, die de intercommunale in april 2009 vervoegde als it-directeur, heeft de infra-structuur volledig herzien waarbij hij zich gericht heeft op de consolidatie, de integratie en de virtualisatie. Eén van de aspecten van deze herstructurering betrof het afdrukken. In de zomer van 2012 zijn de vaststellingen duidelijk: het machinepark (printers, kopieerapparaten, faxen) is zeer uiteenlopend en slecht afgesteld op de behoeften, het onderhoud van het park is complex en de klachten van gebruikers stapelen zich op. Ook al zegt het algemene gevoel dat deze post te duur is, toch wordt er eerst een audit uitgevoerd om de kosten en de behoeften precies te evalueren.

Vervolgens wordt er een aanbesteding uitgeschreven met als belangrijkste doelstellingen: een halvering van de afdrukkosten, een vermindering van de gebruikte hoeveelheid van papier en een beperktere ecologische voetafdruk (minder afval, minder elektriciteitsverbruik en minder CO2-uitstoot). “We wilden een volledige outsourcing van de drukactiviteiten met een beheersing van de kosten. Evenzo, ook al wordt het onderhoud van het 1ste niveau intern verzorgd, toch moest de partner daarna kunnen overnemen”, vat Alain Van Hout samen.

Uitvoering

Twee leveranciers beantwoorden de aanbesteding: Ricoh (waarvan bepaalde machines reeds gebruikt worden) en Xerox, via zijn partner Euro Burotic. Ook al was het voorgestelde materiaal vergelijkbaar, “toch heeft Xerox een vernieuwende benadering aan de dag gelegd door een geïntegreerde oplossing voor te stellen: het ecologische aspect gekoppeld aan diensten, een interne expertise en verschillende garanties, onder andere op de software, zonder daarbij het budgettaire aspect uit het oog te verliezen”, gaat Van Hout verder.

“Voorafgaand aan de aanbesteding hebben wij een gedetailleerde audit uitgevoerd die de gebreken van het bestaande systeem aan het licht bracht. Zo werden ook de behoeften en de te implementeren procedures bepaald in nauwe samenwerking met het personeel van de ICDI. Bovendien hebben we verschillende varianten voorgesteld, waaronder de solid ink-technologie ColorQube”, voegt David Zimmerman, beheerder bij Euro Burotic, er nog aan toe.

Uiteindelijk heeft de ICDI gekozen voor de installatie van 25 XEROX ColorQube-machines op de verschillende sites (8 multifunctionele toestellen, 15 printers voor A4 en A3 en 1 fax, met andere woorden de omgekeerde proporties in vergelijking met de bestaande infra-structuur) die het bestaande park van 24 machines vervangen. Eén van de originele voorstellen in de offerte is de tarifering op 3 niveaus die zorgt voor een vermindering van de afdrukkosten in kleur (zo wordt een afdruk met minder dan 5 % in kleur gefactureerd aan het tarief voor z/w, terwijl het ook mogelijk is om de kwaliteit van een afdruk te beperken voor intern gebruik van het document); Bovendien stelt Xerox zijn facturatiesysteem eClick voor zodat een betaling per afgedrukte pagina verzekerd wordt. In deze prijs per pagina zitten de diensten en inktpatronen inbegrepen (papier is niet inbegrepen), evenals zijn software PaperCut voor het gebruiksvriendelijke beheer van afdrukken en kopies. Er wordt voortaan eveneens een badgesysteem ingevoerd zodat de afdrukken beveiligd kunnen worden (geen vertrouwelijke documenten die op de machine “achterblijven”), de kosten per departement onderverdeeld kunnen worden en het personeel gesensibiliseerd kan worden op het vlak van afdrukvolumes (nog geen verplichtende regel maar een zachte controle).

Voordelen

Dankzij dit nieuwe contract kan de ICDI zijn afdrukkosten met 54 % verlagen. Deze besparingen vloeien niet alleen voort uit een nieuw park maar ook door standaard te opteren voor recto/verso en z/w waarbij alarmen wijzen op het overschrijden van bepaalde drempels en waarbij wordt doorverwezen naar de meest geschikte machine voor de gewenste afdruk.

Op ecologisch vlak werd bovendien het energieverbruik teruggebracht, de CO2-uitstoot verminderd en het volume aan afval gevoelig beperkt (onder andere dankzij de solid ink). Zo maakt de nieuwe infrastructuur het mogelijk om op een volume van 900.000 afdrukken per jaar, wat goed is voor ongeveer 100 bomen, een dertigtal bomen te besparen.

Marc Husquinet