Iets meer dan 2 jaar geleden ging Olivier Naeyaert aan de slag als CIO van het UZ Brussel. Hij wil IT inzetten als ondersteuning van het strategisch plan door de technologie af te stemmen op de vakgebieden van de instelling.

Wat waren de grote IT-projecten van de voorbije jaren ?

OLIVIER NAEYAERT : Ik moet eerst even verduidelijken dat de IT in het UZ Brussel is onderverdeeld in 3 grote activiteiten die in overeenstemming zijn met de organisatiestructuur : de managementsupportapplicaties, de medische applicaties en de infrastructuur, gekoppeld aan de helpdesk en de ICT-operaties.

Op het gebied van de managementsupportapplicaties kunnen we 6 grote pijlers onderscheiden, wetende dat deze verschillende platformen sterk geïntegreerd zijn. Ten eerste zit de erp (SAP ontplooid in samenwerking met Xperthis) in de eindfase van zijn implementatie. Die tool wordt gebruikt voor de belangrijkste ziekenhuisbeheerprocessen : in eerste instantie financiën, logistiek en inkoop. Daarna zullen de gedecentraliseerde processen worden geïntegreerd, meer bepaald de aankopen per afdeling, met bovendien enkele andere financiële functies, zoals kassabeheer, leningenbeheer, enz. Voor facility management gebruiken we het platform Ultimo, dat ook verbonden is met het erp-systeem.

Een ander groot project beoogt de verdere informatisering van het personeelsdossier, de verlof- en opleidingsaanvragen, functiebeschrijvingen, evaluaties, enz. Dit alles moet meer worden geïntegreerd. Wij hebben momenteel verschillende producten en we zitten in de fase waarin we onze behoeften aan het definiëren zijn. We zullen waarschijnlijk moeten opteren voor een suite van geïntegreerde producten, gezien de omvang van de gewenste functies.

Bovendien werd ons intranet in 2014 en 2015 vernieuwd op basis van de Liferay-technologie. Ook hier gaan we dezelfde technologie gebruiken om onze website en eventueel de sub-websites te upgraden. Voor documentbeheer werken we met Alfresco, en we zijn al een heel eind gevorderd met paperless op medisch vlak. Ik kom hier straks nog op terug, maar we moeten verder gaan in dit papierloze proces voor de ondersteuning van het management, bv. HR, financiën en inkoop. Een ander belangrijk gebied is dat van beleidsinformatie, waarbij we gebruik maken van Forcea, een product dat gespecialiseerd is in business intelligence voor de ziekenhuissector. Het doel is om onze eindgebruikers meer beslissingssoftware te bieden, zowel voor management als op medisch vlak.

Nog op het gebied van managementondersteuning wordt de prijsstelling/facturering, die momenteel wordt ondersteund door een interne ontwikkeling, de komende jaren volledig herzien. Dit is een zeer complex domein waarin de wetten voortdurend veranderen.

Al deze projecten passen in de langetermijnstrategie van het ziekenhuis, met als belangrijke pijlers patiëntveiligheid, verbeterde zorgkwaliteit, procesefficiëntie, enz. Elk project wordt trouwens afgestemd op de globale strategie en gemeten wat betreft kwaliteit, inbreng voor de patiënt, financiële rentabiliteit, enz. op basis van de prioriteiten van de instelling en haar beheersplan. Vooral omdat deze projecten nauw met elkaar verweven zijn, bv. documentbeheer en personeelsbeheer of erp.

Laten we nu eens kijken naar de medische applicaties.

OLIVIER NAEYAERT : Op het gebied van zorg ontwikkelde het UZ Brussel hier vele jaren geleden zijn eigen geautomatiseerde patiëntdossier in de vorm van het Klinisch WerkStation (KWS, dat Rudi Van De Velde, de voorganger van Olivier Naeyaert, de titel van ICT Manager van het Jaar 2009 van Data News opleverde, nvdr. ). In feite ondersteunt dit KWS de hele zorgcyclus van een patiënt, gaande van zijn opname en registratie tot het medisch dossier, het verpleegkundig dossier, de planning, afspraken, laboratorium, enz. Het KWS wordt uniform gebruikt door alle diensten binnen het ziekenhuis, zowel voor ambulante als gehospitaliseerde patiënten. Dit is een belangrijke differentiator ten opzichte van heel wat ziekenhuizen en een zeer geavanceerde oplossing, maar dat belet ons niet om het product verder te ontwikkelen om het nog te vernieuwen en te verrijken. We bereikten trouwens de HIMSS 6-certificering (Healthcare Information and Management Systems Society, die 7 niveaus van kwaliteit, veiligheid, kostenefficiëntie en toegang tot zorg definieert door het gebruik van managementsystemen en IT-technologie, nvdr.). We zijn hiermee de enige in België en één van de eersten in Europa.

Toch is er nog heel wat werk aan de winkel. De grote uitdagingen hebben betrekking op de uitwisseling van informatie of mobiel werken, zowel intern als naar buiten toe. Zo hebben we applicaties om mobieler te werken, bv. met laptops voor de verpleegafdeling of tablets voor de verzorging van wonden. De verpleegkundige scant het polsbandje van de patiënt en kan een digitale foto met eventueel wat commentaar rechtstreeks naar het dossier van de patiënt versturen, zodat de arts eventueel het verband er niet moet afhalen bij een later bezoek. Ook datamining en business intelligence, hoewel ik het liever heb over clinical intelligence, vormen ook een prioriteit. Want we bezitten een schat aan gestructureerde en ongestructureerde informatie. Deze twee soorten informatie kunnen combineren is het doel dat we nastreven met onze portaalsite iKnow, die is gebaseerd op de technologie van InterSystems.

De semantische zoekmachine maakt een dagelijkse analyse van duizenden documenten mogelijk om er nieuwe concepten en verbanden uit te halen. Naast de ondersteuning van klinische activiteiten past deze integratie tussen gestructureerde en ongestructureerde gegevens in de kwaliteitsmeting van de zorg, bijvoorbeeld door de correlaties te vermenigvuldigen, waardoor verder onderzoek mogelijk wordt. Een ander belangrijk element is samenwerking : samenwerking met de patiënten, in het kader van ‘patiënt empowerment’; met huisartsen, zodat ze bepaalde informatie kunnen raadplegen mits de nodige toestemmingen en veiligheidsmaatregelen; en ook met andere ziekenhuizen in het kader van de uitwisseling van informatie, de verdere ontwikkeling van het KWS en het gemeenschappelijk gebruik ervan.

Ik wil hieraan toevoegen dat ons KWS een unieke functie biedt om de werklast te meten die gepaard gaat met een bepaalde patiënt. Momenteel zijn er 3 categorieën gedefinieerd – low care, medium care en high care – met het aantal werkuren voor elke verpleegkundige aan het bed van een patiënt. Zo kan er eventueel dus een extra team ingezet worden als een bepaalde afdeling overbelast is. Deze berekening wordt elke dag gemaakt om dan de teams van de volgende dag aan te passen, dit alles gekoppeld aan een voorspellende berekening. Dit systeem zorgt voor een grote flexibiliteit en een betere toewijzing van middelen, en dus meer efficiëntie op werk- en financieel vlak. Momenteel wordt de zorgcategorie bepaald door de verpleegkundige, maar in de toekomst willen we uit het verpleegkundig dossier informatie halen om de werkdruk te berekenen op basis van de handelingen die de verpleegkundige stelt.

Het derde belangrijke werkterrein is tot slot de infrastructuur. Welke evolutie zien we hier ?

OLIVIER NAEYAERT : De prioriteiten hier zijn redundantie en continuïteit. Zo hebben we al onze opslag onlangs gemigreerd naar een nieuw platform, gezien de toegenomen capaciteitsbehoefte. Ons intern en draadloos netwerk en WAN worden ook voortdurend verbeterd. Veiligheid en een verhoogde behoefte aan openheid naar buiten toe vormen eveneens grote uitdagingen, net als het beheer van de eindgebruikers omdat we nu meer werkstations dan personeelsleden hebben.

Daarbij komt nog het fenomeen van de connected objects en wearables, waarbij we de juiste keuzes moeten maken en gevalideerde en duurzame systemen moeten vinden, om nog maar te zwijgen van aspecten als veiligheid en respect voor de privacy. Bovendien moeten we in ons geval rekening houden met de ‘digitale ongeletterden’. Dit wil zeggen dat het door de diversiteit aan culturen en talen waarmee we te maken hebben belangrijk is om klassieke communicatiemiddelen te behouden, zoals papier, om een digitale kloof te vermijden, want technologie dient alleen ter ondersteuning.

Ik wil nog verduidelijken dat we een nieuwe telefonie hebben geïmplementeerd op basis van Lync van Microsoft, wat de samenwerking, maar ook telewerken en videoconferencing zal bevorderen.

Hoe positioneert de CIO zich ?

OLIVIER NAEYAERT : Mijn rol is volgens mij die van facilitator, een bruggenbouwer. Ik leid een IT-afdeling, maar die is geïntegreerd in het ziekenhuis. Onze missie bestaat erin om te vermijden dat er geïsoleerde gebieden ontstaan door een infrastructuur te bieden om applicaties te ondersteunen in het medische domein, zowel voor artsen als verpleegkundigen, alsook ondersteunende en administratieve functies. Alle besluiten worden trouwens genomen in overleg met de betrokken afdelingen om de systemen voortdurend te kunnen verbeteren.

Marc Husquinet

“Ons Klinisch WerkStation ondersteunt de hele zorgcyclus van een patiënt, en wordt gebruikt door alle diensten binnen het ziekenhuis”