Elektronische facturen zijn nog niet overal even populair (zeker niet bij kleinere ondernemingen), maar op sommige plaatsen worden inkomende facturen al gescand en geïntegreerd in de workflow, bijvoorbeeld bij de intercommunale Idélux.

Idélux, de intercommunale voor economische ontwikkeling van Belgisch Luxemburg, omvat 3 intercommunales met 480 medewerkers en een omzet van 73 miljoen euro in 2008. In 2006 besloot het departement boekhouding en financiën (12 personen, 17.000 inkomende documenten per jaar voor 2.200 leveranciers) een oplossing in te voeren voor het scannen van de inkomende facturen, met integratie in een workflowsysteem op bais van twee pijlers: boeking in de boekhouding en toestemming/be-taling in de AFS EE-software (die op middellange termijn vervangen zou moeten worden). “We hadden vier offertes onderzocht, waarvan die van Recomatics, die uiteindelijk werd geselecteerd”, zegt Guy Duchêne, financieel directeur bij Idelux. De voordelen van de oplossing van Recomatics hadden vooral te maken met de integratie in de workflow en het aanbod in modules, waardoor de invoering met meer flexibiliteit kon gebeuren.

De ingebruikname van het product verliep over een periode van 9 maanden, parallel met het behoud van de ‘papieren’ procedures. Een jaar later was versie 2 er al, die ook zorgde voor het scannen van de bijlagen en contracten. Als voornaamste voordelen vermeldt Guy Duchêne onder meer een aanzienlijke tijdwinst bij de boekingen en de toestemmingen voor betalingen. Een factuur wordt nu geboekt op D+1 en kan worden betaald na 5 tot 10 dagen, in plaats van 20 vroeger. Voorts vermeldt Duchêne betere interne controles (door de koppeling met de workflow), de professionalisering van de controles (onder meer in het kader van de ISO-certificering), en de toegang tot gedigitaliseerde archieven (ook al blijft er een papieren versie bestaan), een groot pluspunt gezien de geografische verspreiding van de sites van Idélux.Wat de succesfactoren betreft, wijst hij uiteraard op de kwaliteit van het product, maar ook op de noodzaak om intern wat enthousiasme te creëren voor het product, en op de keuze van de partner voor de implementatie. Duchêne voegt er wel aan toe dat de aanwezigheid van een informaticus bij Idélux de installatie en de ontwikkeling van op maat ontworpen interfaces vergemakkelijkt heeft.

Nu het proces ingang gevonden heeft, denkt Idélux al aan het scannen van uitgaande facturen en aan de integratie van elektronische rekeninguittreksels via het Papyrus-systeem van Dexia. “Waarom zijn we hier niet eerder mee begonnen?” vraagt Guy Duchêne zich af, nu het succes van de oplossing duidelijk wordt. Ondertussen is het wachten op nieuwe normen inzake elektronische facturen …

Marc Husquinet