In het hybride kantoor staat welzijn voorop

Na de zomer keren we stapsgewijs naar onze kantoren terug. Onder voorbehoud, weliswaar. Maar dan nog: helemaal zoals vroeger wordt het wellicht nooit meer.

“De coronacrisis zorgde voor een echte schokgolf”, zegt Arnaud Spirlet, managing director bij Cisco Systems. “Bedrijven waren al jaren aan het spreken over digitalisering en ‘het nieuwe werken’. Maar in de praktijk stonden onder meer de Nederlandse ondernemingen doorgaans al een stuk verder dan de Belgische.” Dat blijkt ook uit cijfers van SD Worx uit oktober 2019. Bij amper de helft van de werkgevers bestonden er toen formele afspraken rond thuiswerk. Voor meer dan de helft van de werknemers was thuiswerk eenvoudigweg verboden.

Druk

De eerste lockdown zette heel wat bedrijven dan ook voor een grote uitdaging. Ze moesten op heel korte tijd op thuiswerk overstappen. “We hebben veel van onze klanten echt te hulp moeten schieten in die periode”, zegt Spirlet. “Ze hadden extra toestellen nodig, maar ook licenties, security, noem maar op.” Tegen de zomer van 2020 volgde een nieuwe verrassing: thuiswerk bleek dan toch niet op een ramp uitgedraaid. Arnaud Spirlet: “De productiviteit was niet gedaald en veel medewerkers waren tevreden over het thuiswerk.”

“Ik schat dat vóór de pandemie misschien tien procent van de mensen de kans kreeg af en toe thuis te werken”, zegt Pierre Dumont, managing director bij IT-dienstverlener NTT. De afkondiging van de eerste lockdown zorgde voor een immense druk. Op twee dagen tijd moesten die bedrijven overstappen op thuiswerk voor honderd procent van de medewerkers – en honderd procent van de tijd. “Tien jaar geleden zou dat absoluut niet gelukt zijn”, zegt Dumont. “Nu bleek het toch mogelijk om op zo’n korte tijd de technologie zo sterk op te schalen.”

Tekort aan toestellen

Het neemt niet weg dat het voor heel wat organisaties een zware oefening bleef. “Lang niet alle medewerkers hadden vóór de lockdown al een laptop”, zegt Dumont, “of ze hadden thuis geen gepaste internetverbinding. We hebben toen echt dag en nacht gewerkt om klanten op weg te helpen.” Door de plotse vraag ontstond zelfs even schaarste aan IT-materiaal. “Op een bepaald moment waren er geen toestellen meer beschikbaar”, zegt Arnaud Spirlet. “Bedrijven gingen naar het grootwarenhuis en kochten wat ze konden krijgen.”

Dat zorgde voor extra heterogeniteit in het pc-park. Sommige medewerkers kregen een professionele laptop, andere moesten het doen met een consumentenmodel. In de weken en maanden dat het verplichte thuiswerk aanhield, rustten heel wat werkgevers het thuiskantoor van hun medewerkers beter uit. De thuiswerkers kregen vaak de kans een comfortabele bureaustoel op te halen, een extra beeldscherm, of kleinere accessoires zoals een laptopstandaard, extra toetsenbord en muis.

Het juiste evenwicht

Intussen is de blik gericht op de komende maanden. Daarin staat – op voorwaarde dat de coronacijfers het toelaten – een stapsgewijze terugkeer naar kantoor op het programma. Pierre Dumont: “Het zal daarbij de kunst zijn drie elementen op elkaar af te stemmen: medewerkers, technologie en kantoor. Daarom denken we onder andere aan een app waarmee de medewerkers een plaatsje op kantoor zullen moeten reserveren.” Zo wil NTT het overzicht bewaren en ervoor zorgen dat er nooit teveel medewerkers tegelijk aanwezig zijn.

“We richten de kantoren opnieuw in”, zegt Pierre Dumont. “We zetten daarbij zoveel mogelijk in op een touchless omgeving. Het belangrijkste is dat de medewerkers zich veilig voelen. Dat willen we optimaal ondersteunen, met reservatie van de werkplek, richtlijnen over hoe je je op kantoor kunt verplaatsen, enzovoort.” De algemene verwachting is dat er minder mensen tegelijk naar kantoor zullen komen. “Veiligheid krijgt prioriteit”, zegt ook Arnaud Spirlet. “We keren niet meer terug naar zoals het vroeger was, dat klopt. Maar tegelijk geloven we sterk in de nieuwe, hybride situatie. We zien voordeel in het juiste evenwicht tussen werken op kantoor en thuis.”

Extra opleiding

Ook bij Cisco zijn de voorbereidingen aan de gang, al plant het bedrijf de terugkeer naar kantoor pas een eind na de zomer, in november. Arnaud Spirlet: “We voorzien meer ruimte per werkplek en we verkleinen de capaciteit van de meeting rooms. Er komen voice-activated devices en we voorzien ruimte voor hybride vergaderingen: meetings met een combinatie van deelnemers die fysiek aanwezig zijn en andere die via video inschakelen.”

Naast de praktische impact van die veranderingen, ziet Spirlet ook heel wat extra werk voor de hr-afdeling: niet alleen voor de omkadering van wat mag en kan, ook op het vlak van opleiding en training. “Hoe leid je als manager een hybride meeting in goede banen, bijvoorbeeld.” Een degelijke training rond dat soort thema’s is onmisbaar. “In een hybride meeting moet elke deelnemer eenzelfde, gelijkwaardige stem krijgen”, zegt Pierre Dumont. “Dat is niet zo vanzelfsprekend voor wie de vergadering leidt.” Ook wat technische training is trouwens geen overbodige luxe. Het is essentieel dat iedere medewerker vlot uit de voeten kan met pakweg Teams, Zoom en Webex. Maar ook dat is lang niet voor iedereen even vanzelfsprekend.

Employee experience

“De rol van hr verandert grondig”, vult Pierre Dumont aan. Hij ziet het belang van hr in het post-coronatijdperk alleen maar toenemen. “Medewerkers hebben dezer dagen erg veel vragen voor de hr-afdeling. Zelf was ik vroeger voornamelijk in contact met hr in verband met aanwerving en verloning. Nu ligt de klemtoon veel meer op welzijn en veiligheid.” Vandaag gaat zowat iedereen er vanuit dat we niet meer voor honderd procent terugkeren naar kantoorwerk. Dumont: “Wel, dan is het logisch dat er ook op het vlak van hr wat verschuift. En we moeten eraan denken dat thuiswerk lang niet voor iedereen even makkelijk is. Een inclusief hr-beleid maakt hier het verschil.”

Meer nog: de manier waarop een onderneming de balans tussen kantoor- en thuiswerk ondersteunt, zal de aantrekkelijkheid van de werkgever mee vormgeven. “De intensiteit van de war for talent zal nog toenemen”, denkt Arnaud Spirlet. “De employee experience zal daarin een bepalende rol spelen.” Onderzoek van hr-dienstverlener Hudson bevestigt de trend. Welzijn voert de prioriteitenlijst van de hr-afdeling aan, zo blijkt, op de voet gevolgd door ‘het nieuwe werken’ en digitale transformatie.

Ibiza

Als er uit de pandemie – ondanks alles – toch één voordeel is voortgekomen, dan is het de snelheid waarmee bedrijven verdere digitalisering doorvoeren. “Dat is veel beter en sneller gegaan dan we als leverancier ooit zelf hadden kunnen promoten”, lacht Arnaud Spirlet. Hij schat het resultaat van de oefening bijzonder positief in. “In maart en april vorig jaar is negentig procent van de Belgische bedrijven erin geslaagd om op honderd procent thuiswerk over te stappen. Die investering is gedaan, dus zullen de bedrijven er ook gebruik van blijven maken.”

Het is een realiteit die bovendien de deur openzet naar nieuwe vraagstukken zegt hij: “Als we straks weer makkelijker kunnen reizen en een medewerker staat ingepland voor een week thuiswerk, mag die medewerker dan het vliegtuig naar Ibiza nemen om vanop het strand een week remote te werken?”