Omdat “informatica de onmisbare basis vormt voor een goede strategische oriëntatie”, heeft de familiale groep Joskin zich omgevormd tot een hypermoderne onderneming die aanwezig is in 3 landen (5 productievestigingen) en die actief is in meer dan 40 landen.

Al zeer vroeg heeft Joskin moderne it-tools in huis gehaald. Welke evolutie heeft de it in de afgelopen decennia doorgemaakt?

MICHEL DESFAWES: U moet weten dat Joskin zijn machines praktisch op maat maakt op basis van enkele honderden verschillende opties en vertrekkende van gestandaardiseerde componenten. Bij ons vind je dus heel weinig serieproductie terug. Informatica vormde daarom altijd een automatiseringtool voor de productie. In eerste instantie kozen we voor Baan, dat we tot 2008 behouden hebben. Toen moesten we kiezen of we verder gingen met Baan in versie 6, of zouden veranderen van erp. Overstappen naar Baan 6 of veranderen van erp waren twee projecten die even groot waren. We hebben dan onderzoek gedaan naar Axapta van Microsoft, maar ook naar SAP. SAP voldeed volgens ons beter aan onze behoeften en in 2008 zijn we gestart met de ontplooiing van SAP All-in-One, om in maart 2009 te kunnen starten, in samenwerking met SOA People, dat ons uitstekend advies verleende voor dit project. Het beleid van Joskin bestaat erin om zoveel mogelijk in-house te doen en nauw betrokken te zijn bij deze ontplooiing, zodat we de upgrades en de ondersteuning van de gebruikers goed onder de knie hebben.

Onze SAP is nu gecentraliseerd voor de hele groep op ons hoofdkantoor en toegankelijk via vpn voor onze nagenoeg 130 gebruikers. We gebruiken de verschillende SAP-modules voor de productie, financiën, productconfiguratie, het beheer van de levenscyclus van de producten of plm, enz. Eind 2012 besloten we te beginnen met business intelligence door te kiezen voor SAP Hana Edge als database, met Business Objects als bi-tool om dit product en deze nieuwe technologie te leren gebruiken. Maar aangezien Hana eerder dan verwacht beschikbaar was voor de volledige erp, hebben we uiteindelijk gekozen voor Business Suite Hana.

U was de eerste Belgische gebruiker die SAP Business Suite op Hana installeerde. Dit vraagt een extra woordje uitleg.

MICHEL DESFAWES: De groep kende een snelle groei, er was nood om allerlei statistieken te kunnen maken en om de gemaakte analyses te versnellen. Aanvankelijk moesten we kiezen om ofwel Business Objects met een traditionele database te gebruiken, ofwel Hana, en uiteindelijk kozen we voor dat laatste. Omdat Hana voor erp of Business Suite op Hana sneller beschikbaar werd dan verwacht, hebben we de scope van ons project aangepast. We konden immers profiteren van de snelheid van Hana voor al onze gebruikers en statistieken maken over de reële gegevens van de erp, in plaats van over een replica. We werkten al rechtstreeks met SAP, omdat de expertise nog niet bestond bij de SAP-partners. We zijn stap voor stap te werk gegaan, met eerst een sandbox in augustus, dan de ontwikkelingsserver in september en tot slot de productie tot half oktober. We moesten wel de hele erp migreren, maar dat leverde spectaculaire resultaten op. Zo konden we de omvang van de database 6 keer verkleinen, van 1,2 TB naar 200 GB, dankzij de opslag in kolommen en de opheffing van de indexen. Ook de back-ups gebeuren nu in 40 minuten, vroeger was dat 6 uur. De sessies die massale toegang bieden tot de gegevens zijn aanzienlijk versneld. Sommige sessies zijn door SAP al geoptimaliseerd voor Hana en gaan ook veel sneller. Met het installeren van de toekomstige service packs hopen we te kunnen beschikken over steeds meer geoptimaliseerde sessies voor Hana.

Wat de bi zelf betreft, staan we nog maar aan het begin en daarom kunnen we de roi nog moeilijk inschatten, zeker omdat de gebruikers geleidelijk aan moeten wennen aan de nieuwe tool.

Tijdens de implementatie was SAP zeer responsief en de aanpassingen aan het programma werden snel aangebracht. De hiërarchische structuur bij Joskin is veel kleiner geworden, zodat wij ook veel korter op de bal kunnen spelen. Ik denk dat het voor SAP ook wel zeer interessant was om een eerste tevreden referentie te hebben.

SAP wordt ook gebruikt voor de facturatie en de klantenservice, zodat we de verschillende lokale regelgevingen met betrekking tot de btw of de belastingen kunnen ondersteunen.

Naast de erp is allicht ook cad belangrijk voor het ontwerpen van onderdelen?

MICHEL DESFAWES: Al onze producten worden intern ontworpen op basis van ProEngineer, dat draait op pc’s van Dell met een IntraLink-database. We zijn van plan om SAP plm te installeren om een nauwe integratie met SAP te verzekeren. Dankzij dit systeem kunnen we onze prototypes ontwerpen en visualiseren voordat we ze ook echt beginnen te maken.

De SAP sales configurator stelt ons in staat om een aangepaste nomenclatuur van elke machine te genereren en dus de productie van alle componenten en de assemblage van elke machine te sturen. Op het einde van de fabricage wordt er een boek met geïndividualiseerde onderdelen voor elke geproduceerde machine gemaakt. Het bevat de plannen en referenties van de componenten gemonteerd op het voertuig van de klant. Zo vermijden we dat er fouten gemaakt worden bij de bestelling van een onderdeel. Dit boek wordt gegenereerd in WinDev en wordt in papieren versie naar de klant verstuurd via een extranet dat gekoppeld is aan onze SAP.

Welke projecten staan er nog op stapel?

MICHEL DESFAWES: Voor 2014 zijn we van plan om verder te werken aan ons business intelligenceproject, dat momenteel nog in de kinderschoenen staat. Maar het is duidelijk dat we met deze nieuwe tool verder kunnen gaan bij het creëren en genereren van rapporten. We gaan beginnen met enkele Business Objects-gebruikers om vertrouwd te raken met de tool.

Elektronisch documentbeheer is een ander project dat we verder zullen uitbouwen op de content server van SAP.

Hoe ziet uw it-infrastructuur eruit?

MICHEL DESFAWES: Wij hebben onze eigen computerkamer bij Soumagne, met sinds 4 jaar vooral gevirtualiseerde Dell-servers in VMware. De andere sites zijn uitgerust met file- en mail- servers. We beheren ook een vpn-netwerk op het internet met een glasvezelnetwerk op elke vestiging. Vorig jaar hebben we trouwens wifi ingevoerd op al onze sites, met een gecentraliseerde Cisco-controller. Met deze wifi kunnen we de pistool-scanners sturen die de bewegingen van onderdelen vergemakkelijken en in de toekomst zullen we er afgewerkte machines en losse onderdelen mee kunnen lokaliseren (meer dan 100.000 verschillende onderdelen, opgeborgen in meer dan 10.000 bakken) zodra de wifi-tags beschikbaar zijn tegen een betaalbare prijs.

Ons SAP-systeem is via een interface gekoppeld aan ons intranet, ons extranet, en de Kardex-kasten, onze Remmert-robot voor het opbergen van buizen en ons automatisch magazijn Trafo.

Voor de bureautica gebruiken we nu al bijna tien jaar OpenOffice op onze 300 pc’s, terwijl het bestandbeheer gebeurt onder Linux.

Joskin heeft geen it-outsourcingbeleid, maar we zouden kunnen overwegen om het beheer van onze e-mails te outsourcen in Gmail, want dat neemt heel wat tijd in beslag.

Hoe is uw relatie met de algemene directie?

MICHEL DESFAWES: Ik sta aan het hoofd van een zeskoppig team dat instaat voor de Abap-ontwikkelingen en de WinDev-programmering en het beheer van de infrastructuur en gebruikersondersteuning. We proberen zoveel mogelijk om SAP niet te wijzigen, maar er ondersteunende programma’s aan toe te voegen, bijvoorbeeld voor de interfacing met de wifi-pistolen.

Ik heb het geluk om te werken in een vennootschap waarin het besluitvormingsproces kort is, aangezien Didier Joskin, productie- en it-directeur, zelf informatica gestudeerd heeft. Bovendien beseft de groep maar al te goed dat ze kan blijven groeien dankzij it.

Er is geen specifiek budget voor it, maar elk project wordt besproken en geanalyseerd om te zien welke impact en evolutie het met zich meebrengt voor de vennootschap.

Marc Husquinet