Webservices is het nieuwe codewoord bij geneesmiddelengrossier Febelco, nu 85 procent van de orderlijnen over het internet loopt. Het bedrijf wil de concurrentie immers voor blijven.

Eerst wat cijfers die tot de verbeelding spreken. Febelco, een coöperatieve vennootschap die in 2002 ontstond uit het samengaan van 3 coöperaties, levert zijn klanten, apothekers, gemiddeld 4 keer per dag geneesmiddelen. Dat doet het bedrijf met ruim 220 wagens die per dag samen zo’n 50.000 kilometer afleggen. Van de 2400 klanten van Febelco bestellen er meer dan 2000 geneesmiddelen via het internet, via het Febios-systeem van het bedrijf. Per dag krijgt het bedrijf zo gemiddeld 11.800 internetbestellingen, of 275.000 orderlijnen. Gemiddeld levert een dag zo’n 3,66 miljoen euro aan internetbestellingen op. Het internet is met andere woorden cruciaal geworden is voor de business van Febelco. Ict-directeur Marc Verrijkt was twee jaar geleden ei zo na ‘ICT Innovator of the Year – Industry’ bij Data News met zijn Febios-project (wat staat voor Febelco Internet Order Services). Dat internetbestellingensysteem moest het vastgeroeste bestellen via modems vervangen, een systeem dat sinds 1989 in voege was bij de apothekers. “Modems waren alsmaar moeilijker te krijgen”, aldus Verrijkt. “Bovendien was het allegaartje van toestellen waarmee we moesten kunnen communiceren. Het was ook duurder: apothekers bestelden op een groen nummer bij ons, mees-tal meer dan 4 keer per dag. Dat kostte ons toch 25.000 à 30.000 euro per jaar.”

Beschikbaarheid

Voor de bestellingen werd een eigen ‘internet based order transport protocol’, IBOTP, gecreëerd. Dat is afgesproken met de belangrijkste softwarehuizen die pakketten leveren voor de apothekersofficina: Corilus (ex-Omegasoft), Pharm@d, Officinall, … Het protocol is gebaseerd op de uitwisseling van xml-files via TCP/IP. De beveiliging wordt verzekerd via firewalls en https. “Maar het belangrijkste argument”, aldus Verrijkt, “was de garantie van de bedrijfszekerheid en de snelheid van werken. Bestellen via internet duurt nog geen 3 seconden, met onmiddellijk antwoord over de beschikbaarheid. Wij garanderen levering binnen de 2 uur.” De acceptatie door de apothekers verliep, ondanks initiële vooroordelen rond veiligheid, erg snel. Het systeem werd op 1 januari 2007 geïntroduceerd. Vandaag loopt 85 procent van alle orderlijnen bij Febelco binnen via het internet. De rest zijn mondelinge bestellingen via de infodienst van Febelco of recht-streekse bestellingen bij de geneesmiddelenleveranciers (producten waarrond acties lopen en dies meer).

“Service is, naast het ruime gamma, de enige manier voor Febelco om zich te differentiëren”, benadrukt Verrijkt. “De prijzen van geneesmiddelen liggen immers vast bij wet.” Hoge beschikbaarheid van de dienst is daarom van cruciaal belang. “Als de apotheker bij ons de bestelling om een of andere reden niet kan plaatsen, kan hij met een druk op de knop naar de concurrentie. De meeste apothekers hebben 1 tot 3 groothandelaars.” Daarom heeft Febelco een dubbele set-up van IBM i5 iSeries 550 systemen draaien, naast een aantal IBM-blades. Beide set-ups, in twee verschillende gebouwen, zijn met elkaar verbonden via glasvezel. Tussen beide systemen gebeurt continu synchronisatie via Mimix van Lakeview. Voorts heeft het bedrijf zowel Belgacom Bilan-lijnen als leased lines van Telenet. “50 procent van de medewerkers in elke afdeling werkt via Telenet, 50 procent via Belgacom. Er wordt continu nagegaan of beide operatoren operationeel zijn. Als er gedurende halve minuut geen reactie is, schakelt ons systeem automatisch iedereen over naar de andere operator.”

Nieuwe webservices

Febelco sleutelt op dit eigenste moment aan nieuwe webservices. Die worden door de softwarehuizen vervolgens geïmplementeerd in hun pakketten. Op langere termijn gaat het om updates van prijzen en promotieacties, nieuwe producten en zelfs elektronische facturatie. Maar twee services worden eerstdaags al gelanceerd. Een eerste vereenvoudigt het proces van de bestellingen die in ‘backorder’ staan. Om te vermijden dat die nog niet voldane bestellingen met elke nieuwe internetbestelling worden meegestuurd, heeft Febelco een systeem bedacht om vooraf de beschikbaarheid van de bestelde producten na te gaan. Met heel wat minder overbelasting voor de apotheker tot gevolg. Een tweede dienst is OrderResponse. Met die service kan de apotheker van alle bestellingen – niet alleen via internet, maar ook telefonisch, rechtstreeks, via infodienst, … – details opvragen. Dat betekent voor de apotheker minder manueel ingeven in het systeem naderhand, enkel even nagaan of alles geleverd is. “De testgroepen zijn naar verluidt wild enthousiast over OrderResponse”, weet Verrijkt.

Hopen dan dat het de kant uitgaat van StockResponse, de eerste al gelanceerde nieuwe webservice van Febelco. Daarmee kan de apotheker onmiddellijk zien of een product in voorraad is in de vestiging waaraan hij verbonden is. Ook kan hij bekijken wanneer dat geleverd kan worden. “Dat is een groot succes: we tellen vandaag al ruim 1000 opvragingen per uur.”

Stefan Grommen