Freelancers, start-ups en kmo’s zullen het beamen: één van de vervelendste karweien waar jonge ondernemers mee te maken krijgen, is het uitsturen van facturen, en het daaraan gelinkte beheer van de inkomsten. Invoicedonkey, een nieuwe Belgische ‘financial management’-applicatie, moet die pil wat verzachten.

Het ís niet fijn om naast je echte job ook nog eens zelf boekhouder te moeten spelen. Maar als je een kleine zelfstandige bent, of wanneer je als kleine kmo nog geen accountant op de payroll staan hebt, is een degelijk beheer van je financiën natuurlijk onontbeerlijk. De voorbije jaren zijn er dan ook heel wat tools opgedoken (veelal cloud applicaties) die starters helpen met het beheer van hun administratie.

Eind oktober wordt er trouwens een Belgisch alternatief voor de FreshBooks en de Paymo’s dezer wereld (zie kadertje) boven de doopvont gehouden. Webontwikkelaars Dimitri Van Heucke en Joren De Groof leggen momenteel de laatste hand aan Invoicedonkey, een SaaS-applicatie voor facturering en opvolging. Binnen enkele weken wordt het pakket officieel gelanceerd.

“Invoicedonkey kan gebruikt worden vanaf het moment dat je een factuur aanmaakt, tot je het geld binnen hebt”, zegt Dimitri Van Heucke. “Daarnaast kan je de uren dat je gewerkt hebt in het systeem steken, een voorschot registreren, het document uitsturen in pdf-formaat, betalingen inboeken, reminders uitsturen wanneer de facturen over tijd gaan, noem maar op. Op het moment dat je inlogt krijg je ook een overzicht met topics zoals je jaaromzet, en voor hoeveel procent van de omzet een bepaalde klant goed is. We focussen met andere woorden meer op de opvolging dan op het uitsturen van de facturen zelf.”

Voor dat laatste wordt er gewerkt met eenvoudige pdf-documenten. “Wat rechtsgeldigheid betreft, zouden pdf’s moeten volstaan”, aldus nog Van Heucke. “Bovendien is het beter om met pdf’s te werken dan met een oplossing van de grote service providers. Want dan ga je je klanten allicht een minder voor de hand liggende standaard opdringen, wat niet de bedoeling kan zijn.”

Freelancers of kmo’s die Invoicedonkey willen uitproberen, betalen een vaste som per maand die naargelang het aantal facturen kan stijgen tot maximaal 25 euro. Het aantal gebruikers wordt niet mee in rekening gebracht. “Dankzij een schaalbare virtuele oplossing bij het Gentse hostingbedrijf Openminds kunnen we ‘on demand’ groeien wanneer het aantal klanten toeneemt”, klinkt het nog.

Momenteel wordt de betaversie van Invoicedonkey getest door een 100-tal freelancers en bedrijfjes. “De grootste partij telt 9 werknemers, en heeft in totaal al meer dan 1000 facturen uitgestuurd. Onze klanten situeren zich vooral in de websector. Mensen die reeds vertrouwd zijn met digitale communicatie, en die het gewend zijn om informatie online te stockeren.”

Andere accenten

Waarom geïnteresseerden voor Invoicedonkey moeten kiezen, en niet voor concurrerende en meer gevestigde platformen zoals FreshBooks en Tradeshift, die heel wat breder gaan en bijvoorbeeld ook timetracking aanbieden? “In een eerste fase willen we onze tool bewust eenvoudig houden”, reageert de ontwikkelaar.

“Toegegeven, ons facturatiegedeelte is ongeveer hetzelfde als dat van buitenlandse initiatieven. Maar wij leggen toch andere accenten, en hebben het voordeel lokaal te opereren. Er zijn mensen die graag een belletje plegen wanneer er iets fout loopt, en niet iedereen vertrouwt clouddiensten uit de Angelsaksische landen. Daarnaast richten apps zoals FreshBooks zich eerder tot de iets grotere kmo’s. Wij willen ons voorlopig tot de kleintjes beperken, tot de freelancers die van één tot 100 facturen per maand versturen. Klok je veel hoger af, dan volstaat een toepassing zoals de onze niet meer.”

Naar de toekomst toe spiegelen Van Heucke en De Groof zich graag aan 37Signals, het bedrijf achter de online project management tool Basecamp. “Die jongens zijn ooit begonnen met één basisdienst, om die verder uit te bouwen tot de suite die ze vandaag is. Op lange termijn is zo’n project management suite ook onze droom.”

www.invoicedonkey.com

Frederik Tibau