De introductie van informatica bij de hr-afdeling zorgde bij pralineproducent Leonidas voor een positieve omslag in het hele bedrijf. Het vakblad HR Tribune riep de hr-afdeling van Leonidas eerder dit jaar uit tot hr-team van het jaar.

Leonidas is het geesteskind van Leonidas Kestekides, een Grieks-Amerikaanse banketbakker die zijn chocoladewaren in België voorstelde op de Wereldtentoonstelling van Gent in 1913. In dat jaar vestigde Leonidas zich definitief in België. Aanvankelijk verdeelde hij zijn pralines in Brussel met de fiets. Kort daarna volgden de eerste winkelpunten. In 1935 nam Basile Kestekides, een neef van Leonidas, de fakkel over. Uit die periode stamt het gebruik van de afbeelding van de Spartaanse koning Leonidas, als eerbetoon aan de stichter van de zaak. In de decennia die volgden, groeide Leonidas uit tot de grootste pralineproducent van de wereld, met 1.400 winkels in veertig landen en een productie van 7.000 ton per jaar. Met name de export naar landen als Japan, Hong Kong, China, Latijns- en Noord-Amerika was de voorbije jaren belangrijk voor de groei van het bedrijf. In België heeft Leonidas een kleine 350 verkoopspunten, samen goed voor een omzet van 62 miljoen euro.

Efficiëntie neemt twijfels weg

Hoewel het bedrijf snel bleef groeien, was er lang geen aandacht voor informatisering. Dat zorgde voor onnodige wrevel bij het personeel. Tot vijf jaar geleden gebeurde de tijdregistratie en de uitbetaling van de lonen van de ruim vierhonderd medewerkers volledig manueel. “Er waren vijf medewerkers actief op de uitbetaling van de lonen”, vertelt hr-manager Olivier Ghenne. “Dat maakte het een duur proces. Bovendien lag de foutenlast hoog.” Vandaag werkt Leonidas met Efficient, een toepassing voor tijdregistratie en toegangscontrole van Kronos. Het pakket is gekoppeld met Securex, het sociaal secretariaat waarmee Leonidas samenwerkt. Sinds de invoering van het pakket kon Leonidas twee medewerkers van de hr-afdeling een andere taak geven. “Ook het aantal klachten is sterk gedaald. Vandaag gebeurt de betaling van de medewerkers op de eerste dag van de maand, op basis van correcte gegevens. Dat heeft ons een enorme tijdwinst opgeleverd. Alles verloopt gewoon een stuk efficiënter en sneller.” Olivier Ghenne vertelt hoe er vroeger na de manuele uitbetaling van de lonen telkens 100 tot 130 klachten waren. “Dat betekende concreet dat we iedere maand 100 tot 130 betalingen moesten corrigeren. Dat kostte niet alleen veel tijd en geld, het zorgde ook voor een sfeer van wantrouwen bij de medewerkers. Er ontstond twijfel. Ze vroegen zich af of hun loon wel correct was berekend en betaald. Ook op syndicaal niveau gingen de gesprekken na verloop van tijd alleen nog daarover, en niet over andere – vaak belangrijkere – zaken, zoals opleiding of de evaluatie van medewerkers.”

Optimalisering

De invoering van Efficient heeft het arbeidsklimaat in het bedrijf helemaal doen omslaan. “De hr-afdeling heeft nu eindelijk weer de tijd om de dossiers te behandelen die door de problemen met de betaling van de lonen veel te lang geblokkeerd waren.” Op de solide administratieve basis die Leonidas vandaag in huis heeft, wil het bedrijf in de toekomst verder bouwen. “Het systeem biedt heel wat nuttige informatie die we vroeger niet hadden, zoals de gepresteerde uren in de winkels, in functie van de verkochte hoeveelheden.” Verder bestaan er plannen om het gebruik van het systeem uit te breiden, onder meer via de automatische transfer van de betalingsgegevens van de medewerkers – die zich nu in het hr-systeem bevinden – naar de boekhoudmodule in SAP. De link tussen de data van de medewerkers uit het hr-systeem en de boekhouding zou ook daar voor een extra tijdwinst moeten zorgen. “Ook de link tussen SAP en de toepassing van het sociaal secretariaat kunnen we nog optimaliseren”, vertelt Olivier Ghenne. “De kledingmaat van de medewerker is bekend bij hr. Wanneer we die info ook kunnen linken in SAP, dan kunnen we bijvoorbeeld de inkoop van werkkledij nog efficiënter organiseren, omdat we de kledij meteen in de juiste maat kunnen bestellen.”

Dries Van Damme