Jacques Rossler is sinds een goede 2 jaar cio van de Cliniques Universitaires Saint-Luc en kan bogen op zijn ervaring uit de privésector om de it meer industrieel en gestandaardiseerd te maken, en om het projectbeheer en de governance te verbeteren. Door “de patiënt centraal te stellen”.

Wat stelde u vast toen u in april 2012 als CIO aan de slag ging?

JACQUES ROSSLER: Allereerst wil ik even zeggen dat deze benoeming voor mij een zeer interessante uitdaging vormde: ik kon immers mijn opgedane ervaring in ontwikkeling en infrastructuur combineren, en dat in een medische wereld die mij altijd heeft gefascineerd sinds mijn eindwerk als burgerlijk ingenieur over digitale medische beeldverwerking. Ik kwam al snel tot de vaststelling dat er in de ziekenhuiswereld twee levensbelangrijke en essentiële elementen zijn voor een goede werking: elektriciteit en informatica. Want alle vakgebieden van de instelling zijn intussen grotendeels geautomatiseerd.

Specifiek voor Saint-Luc werden de gemeenschappelijke applicaties intern ontwikkeld, zoals het patiëntendossier, het verpleegkundig dossier, het medisch voorschrift, enz. Dit gebeurde al in het begin van de jaren 2000, vaak in weinig bekende talen. Een ander probleem: het medisch dossier is meestal opgesteld in pdf en niet in de vorm van gestructureerde documenten, wat de opzoekingen door artsen bemoeilijkt. De Cliniques Saint-Luc is een academisch ziekenhuis met een belangrijk onderzoeks- en onderwijsactiviteit. De nicheapplicaties werden daarentegen gekocht van externe leveranciers, vaak zonder dat de it ervan op de hoogte werd gebracht. De integratie tussen deze verschillende applicaties gebeurde met behulp van freeware- en open sourcetools omdat we zo onderzoeksgericht zijn, en omdat een groot deel van onze applicaties zuiver verbonden zijn met de infrastructuur. Daarom treden er regelmatig problemen met prestaties en stabiliteit op.

Maar men moet bedenken dat Saint-Luc in de eerste plaats een ziekenhuis is, en geen universiteit, en dat een geïndustrialiseerde informatica onmisbaar is. U moet weten dat wij zowat 1.500 verschillende applicaties beheren.

Wat waren uw eerste prioriteiten?

JACQUES ROSSLER: Nadat ik had vastgesteld dat de dialoog met de verschillende beroepen en de it niet optimaal verliep, heb ik account managers per vakgebied aangesteld, bijvoorbeeld voor de medische gebieden, hr, financiën, enz. Hun taak is om met de business na te denken over de gestelde vragen om beter in te spelen op de behoeften en te zorgen voor een betere integratie met de bestaande applicaties. Daarbij proberen we altijd een oplossing te vinden die zowel de gebruiker als de instelling als geheel ten goede komt. Een ander aspect dat al te vaak over het hoofd wordt gezien, is veiligheid. De veiligheidsverantwoordelijke, die hiërarchisch rapporteert aan de medische directie, wordt nu al vroeg betrokken bij ons denkproces.

We hebben trouwens een informaticacommissie die instaat voor de governance. Deze commissie is samengesteld uit verschillende beroepen van de Cliniques en onderzoekt de lastenboeken en de projecten voordat er een prioriteit aan verleend wordt. Daarbij wordt het globale overzicht op de instelling voor ogen gehouden.

En meer recent?

JACQUES ROSSLER: Vorig jaar hebben we een methodologie voor projectbeheer ontplooid, een idee dat zeker al aan het kiemen was voor ik hier aan het werk ging. We hebben gekozen voor Prince2 en zijn begonnen met de fase voor de opleiding en certificering van onze projectleiders. Tegelijkertijd wordt ITIL geleidelijk aan ingevoerd, eerst voor het beheer van incidenten, problemen en wijzigingen, terwijl we een gemeenschappelijke ticketingtool invoeren voor de verschillende it-afdelingen. Momenteel zijn we bezig met het definiëren van de sla’s die eerst de aangeboden diensten in kaart te brengen. Want in Saint-Luc staat de informatica ten dienste van de gebruikers. Ik wil hieraan toevoegen dat deze Prince2-methodologie voortaan ook gebruikt wordt in andere afdelingen.

We hebben trouwens net de laatste hand gelegd aan de migratie van onze gebruikers naar de Outlook-mailbox en naar Exchange, door af te stappen van het gemeenschappelijke systeem met de UCL, dat ook met deze migratie gaat beginnen. En ik wil er toch wel even bij vermelden dat er geen enkele mail verloren is gegaan tijdens de migratie. Voortaan hebben alle personeelsleden, toch zowat 6.000 gebruikers, zelfs op afstand toegang tot hun mailbox.

Vorig jaar was de informatica ook nauw betrokken bij de uitrusting van de nieuwe Spoeddiensten van Saint-Luc.

En om nog enkele andere projecten te noemen, voltooien we momenteel de migratie van onze telefonie naar voip in het kader van een project met de UCL en Namen, hoewel de behoeften soms kunnen verschillen. De vaste telefoons werken voortaan met voip en we zijn de pagers volop aan het vervangen door wifi-telefoons. Hiervoor moeten er maar liefst 1.400 antennes geïnstalleerd worden, met zelfs wifi-toegang tot in de liften, omdat sommige gebruikers altijd en overal bereikbaar moeten zijn.

Hoe zit het met de toekomstige projecten?

JACQUES ROSSLER: We gaan een erp invoeren in de verschillende vakgebieden. De keuze is gevallen op AX van Microsoft, gekoppeld aan een AX Medical layer die werd ontwikkeld door RealDolmen, dat zal instaan voor de installatie.

Een ander project dat over meerdere jaren zal lopen is de automatisering van het medicatiecircuit bij de apotheek, zodat het traject van een geneesmiddel volledig traceerbaar is aan de hand van barcodes. De bedoeling is in feite om voortdurend na te gaan wie wat aan welke patiënt heeft gegeven met een opvolging in real time van het voorschrift. Een project waar robots voor worden ingezet, maar ook tools die gebruiksvriendelijk moeten zijn voor het verpleegkundig personeel.

We behoren trouwens tot de eerste ziekenhuizen die voortaan documenten publiceren, in eerste instantie bedoeld voor huisartsen en specialisten, op het Brusselse Gezondheidsnetwerk (Abrumet). Het land telt vijf hubs voor volksgezondheid die ervoor zorgen dat gegevens over de patiënten volkomen veilig uitgewisseld kunnen worden tussen de verschillende actoren uit de gezondheidszorg.

Maar het project dat ons de komende jaren vooral zal bezighouden is TPI2, wat staat voor Trajet Patient Intégré et Informatisé (geïntegreerd en geautomatiseerd patiënttraject). Dit TPI2 wordt een soort erp voor alle actoren uit de medische wereld. We willen de patiënt in feite volgen al voordat hij aankomt tot vlak nadat hij het ziekenhuis verlaat, door de informatie afkomstig van de verschillende vakgebieden van de Klinieken te consolideren. Momenteel is er een werkgroep opgericht die bestaat uit de artsen en verpleegkundigen, en ook een lid van de it. Ik wil er wel bij zeggen dat dit geen informaticaproject is, maar een geïntegreerde oplossing die gestructureerde data samenbrengt. Een soort van wervelkolom met als thema “één patiënt, één verslag”, met verschillende standpunten over dit dossier in functie van de betrokken zorgverlener.

Deze groep van Kampioenen heeft een businesscase bepaald om het belang van een dergelijke aanpak voor de instelling voor te stellen, meer bepaald in termen van verhoogde efficiëntie voor zowel patiëntenzorg als voor onderzoek, zonder het financiële aspect uit het oog te verliezen. Want naast de oplossing die zal worden verstrekt door een externe partner, moet er een verandering komen in het gedrag, de mentaliteit en de werkmethoden. Het zal immers van groot belang zijn om de steun te krijgen van de verschillende actoren, en daarvoor is er eerst een fase nodig waarin informatie en uitleg wordt gegeven. We moeten trouwens de nomenclaturen naleven die de FOD Volksgezondheid heeft opgesteld. De FOD legt tegen 2018 op dat de gegevens moeten voldoen aan de ICD-10-normen voor financiële verslaggeving en Snomed CT voor informatie uit medische dossiers.

We werken ook verder aan de standaardisering van de infrastructuur van onze Citrix farm door te steunen op de normen van VMware, op PVS van Citrix voor de provisioning van de servers en op APP-V van Microsoft voor de virtualisatie van de applicaties.

Tot slot zullen we verder werken aan een verbetering van de relaties tussen de it en de business door informatici steeds meer aan te zetten om zich op het terrein te begeven om de gebruikers te ontmoeten, te luisteren naar hun behoeften en hun vragen te analyseren.

Hoe evolueren uw teams en uw budgetten?

JACQUES ROSSLER: Ik heb een team van ongeveer 65 informatici. Dit stemt overeen met het gemiddelde van de academische ziekenhuizen. Ik kan rekenen op zeer ervaren mensen, want de turn-over is klein. Bovendien passen de Cliniques lean principes toe, die ik al kende van bij Toyota Europe.

Op financieel vlak kan ik in 2014 rekenen op een groot budget in vergelijking met de totale investeringen, want we willen voortaan de tco van elk project en de investeringsopbrengst ervan berekenen. Alleen is het jammer dat de it in ziekenhuizen ondergefinancierd is in ons land, ook al gaat het om een investering voor de toekomst. We zitten ver onder de miljoenen dollars die in de Verenigde Staten worden toegewezen in het kader van het programma “Meaningful use” van HealthIT.gov.

Marc Husquinet