Volgens Patrick Vermeulen, senior it-manager van GLS in België is het de taak van de informaticadirecteur om op te treden als schakel tussen het management, de gebruikers, de klanten, de leveranciers en de it-afdeling zelf. De nadruk ligt hierbij op de processen.

Welke grote projecten vonden er de voorbije jaren plaats bij GLS?

PATRICK VERMEULEN: Een van de grote projecten was de integratie van ABX, een voormalige dochteronderneming van de NMBS Holding. De integratie vond zowel plaats bij de interne applicaties, zoals Lotus Notes of SAP, als bij de infrastructuur, met Linux Samba, maar ook de klantapplicaties, die dit sterk gevoeld hebben. Deze integratie gebeurt nu op het vlak van de structuur van de depots omdat het aantal depots gedaald is en er nieuwe processen werden ingevoerd en de it-infrastructuur van kop tot teen werd herzien. Er werden of worden nieuwe gebouwen opgetrokken die beter zijn aangepast aan het bestaande verwerkingsmodel in het hele netwerk van GLS, en ook ter vervanging van de oude depots. Deze depots zijn natuurlijk voorzien van de nieuwste technologie voor wifi en draadloos netwerken.

Het andere grote project dat 3 jaar geleden van start is gegaan, heeft betrekking op het documentair beheer met de ontplooiing van pda’s die zijn uitgerust met een online verbinding voor alle chauffeurs, zowel van bestelwagens als vrachtwagens, om de status van een levering en de verschillende handtekeningen van ontvangst door te kunnen geven. Ik wil hieraan toevoegen dat we simkaarten van een Duitse operator beginnen in te voeren voor mobiele datacommunicatie, omdat de tarieven voor datacommunicatie te hoog zijn in België, ondanks de roamingkosten. In vergelijking met de buurlanden vind ik het ook jammer dat de kosten van mobiele telefonie en datacommunicatie nog te hoog zijn in België.

Het facturatieproces werd ook geoptimaliseerd, zodat er 50 % minder wordt afgedrukt op papier, terwijl het printproces werd uitbesteed aan Ricoh. De stroom van verwerkte documenten door de chauffeurs is ook verbeterd om het aantal afdrukken te doen dalen, maar de Belgische wetgeving is zeer veeleisend, vooral met betrekking tot Duitsland. Dit project maakt deel uit van onze ‘think green’-filosofie die alle aspecten met betrekking tot milieu en CO2-uitstoot aan bod laat komen. Ook nog op het vlak van it hebben we een pragmatische sensibiliseringscampagne gelanceerd bij ons personeel over het gebruik van papier, terwijl we bijvoorbeeld ook de temperatuur in onze computerzaal hebben verhoogd.

Hoe zit het met de recente en toekomstige projecten?

PATRICK VERMEULEN: Op het vlak van infrastructuur in België hebben we eind 2011 besloten om ip-telefonie te ontplooien op de zetel van Anderlecht en in onze bestaande en nieuwe depots. Onze keuze viel op een oplossing van Mitel die geïnstalleerd werd door Damovo. Voor het netwerk opteerden we voor Telenet. Zo besparen we 50 % op onze communicatiekosten, namelijk dankzij betere tarieven, lagere onderhoudskosten, de opheffing van het dure rnis-netwerk en de gratis interne communicatie. Bovendien beschikken we over nieuwe functies en meer flexibiliteit. Ook kunnen we onze toegankelijkheid voortaan nauwkeuriger meten en de nodige maatregelen nemen. Door deze ip-telefonie kunnen we trouwens beginnen denken aan thuiswerk, bijvoorbeeld voor de customer service. De ontplooiing van de ip-infra-structuur was in juli klaar.

Op het vlak van de applicaties ligt de focus op de continue optimalisatie van de bestaande processen en op de aanpassing van de applicaties en processen aan de nieuwe aangeboden diensten en producten. Zo wordt de dienst European Business Freight uitgebreid van de Benelux naar heel Europa in het kader van partnerschappen. We gaan ons trouwens richten tot b2c voor de pakjes, terwijl GLS tot nu toe vooral een b2b-bedrijf was. Hierdoor zullen we nieuwe diensten moeten uitrollen, zoals de mogelijkheid om de bestemmeling te verwittigen via e-mail of sms van een verzending. De bestemmeling zou ook moeten kunnen opgeven waar hij wil dat zijn pakje wordt afgegeven, bijvoorbeeld als hij niet op de opgegeven plek aanwezig kan zijn. Het pakje kan dan afgeleverd worden in een Parcel Shop, of bij een buurman bijvoorbeeld.

In de groep zullen er de komende jaren nieuwe grote applicaties worden ingevoerd. Zo kozen we voor Siebel-crm en voor Cognos voor business intelligence en reporting. Ook de applicatie Gepard voor het beheer van de pakjes, dat momenteel gebaseerd is op een database per depot, zal worden vervangen door een gecentraliseerde oplossing met de naam UniQue.

Hoe zit het met de infrastructuur?

PATRICK VERMEULEN: Voor België is het gebruikte platform een AS/400 met DB2 en een eigen erp, genaamd Sprint, voor het beheer van de vrachtafdeling. We kozen voor een interne ontwikkeling omdat we vonden dat dit een belangrijke differentiator is en dat we zo snel kunnen reageren op de vragen van de klanten en onszelf kunnen onderscheiden van de concurrentie. Sommige klantapplicaties, zoals voor het doorgeven van orders, track & trace of reporting, zijn specifiek.

Maar we kunnen ook gebruik maken van de middelen van de groep die beschikt over een it-afdeling die als vennootschap de naam GLS IT Services draagt. Beslissingen over de infrastructuur en de standaardapplicaties worden genomen op het niveau van de groep en zijn dus gecentraliseerd, kwestie van zo efficiënt mogelijke processen in te voeren om de business en de klanten te ondersteunen.

Hoe evolueren uw teams en uw budgetten?

PATRICK VERMEULEN: Ik beschik intern over een team van 14 informatici die zorgen voor de ondersteuning van de infrastructuur en de helpdesk, de klantenondersteuning en integratie, en de ontwikkelingen in RPG. Het is een zeer stabiel team van mensen met gemiddeld 10-15 jaar ervaring, zowel op het vlak van bedrijfsprocessen als klantprocessen. We rekruteerden onlangs een externe specialist voor de reporting en vonden snel de gezochte kandidaat. Heel wat kandidaten uit sectoren zoals het bankwezen, de chemie of nutsbedrijven boden zich aan. We doen ook een beroep op studenten in het kader van stages.

We doen niet aan outsourcing, behalve bijvoorbeeld voor massale print-opdrachten en verzendingen met Ricoh, naast Telenet, Damovo of Allgeier, en we kunnen altijd gebruik maken van de middelen van de groep, hetzij voor gespecialiseerde vaardigheden of om een piek op te vangen. Zo moeten we soms een beroep doen op specialisten uit Nederland of Duitsland, maar de samenwerking binnen de groep verloopt uitstekend.

De it-budgetten zijn relatief stabiel gebleven in België, het merendeel gaat naar personeelskosten. Er zijn geen plannen om deze situatie de komende jaren te veranderen. Op het niveau van de groep en gezien de gestarte projecten voor de verdere centralisatie of de ontwikkeling van de informaticatool en zijn nieuwe applicaties, zijn de investeringen wel sterk gestegen.

Hoe ziet u uw rol als cio?

PATRICK VERMEULEN: De it-manager moet volgens mij zowel de business adviseren als ondersteunen. Hij is de schakel tussen het management, de gebruikers, de klanten, de leveranciers en de it-afdeling. Bovendien breng ik elke week een bezoek aan 1 of 2 klanten om na te gaan wat hun verwachtingen en behoeften zijn en om hen te helpen vooruit te lopen op de veranderingen op korte en middellange termijn en om onze diensten desgevallend aan te passen aan hun behoeften. Aangezien logistiek een sector is die voortdurend evolueert, en deze evoluties steeds sneller plaatsvinden, is de veranderingsdimensie ook een factor waar we rekening mee moeten houden. Vooral de logistiek is een sector waar de concurrentie bikkelhard is.

Als cio maak ik deel uit van het Belgische directiecomité en rapporteer ik rechtstreeks aan de algemeen directeur. It speelt een grote rol in de logistieke sector, iets wat de GLS-groep maar al te goed voelt.

Marc Husquinet