Na verschillende herstructureringen in de loop van de laatste jaren en na de invoering van SAP richt AMP zijn informatica niet alleen op de logistiek maar ook op de exploitatie – steeds meer in real time – van de gegevens die afkomstig zijn van en bestemd zijn voor de boekhandels en uitgeverijen.

Toen u in 2007 de leiding kreeg over de informatica van AMP, was het bedrijf in volle herstructurering.

LOIC BURGOT: Ja, in 2007 besloot AMP om haar IBM AS/400 platform en een systeem dat intern werd ontwikkeld in het begin van de jaren 90, te vervangen door SAP. Het dient gezegd dat we toen verschillende systemen gebruikten, die onderling met elkaar verbonden waren met behulp van talloze interfaces en zonder een echte integratie tussen de gegevensbanken. Maar het volume gegevens dat verwerkt moest worden, werd zeer groot: u moet weten dat we 5.000 titels hebben die 6 dagen op 7 in 6.000 verkooppunten verdeeld worden. Maak de rekening zelf maar!

In die tijd waren we de eersten die deze keuze maakten in het kader van een Ramp-up programma en ook vandaag nog zijn er maar weinig persdistributeurs die deze keuze gemaakt hebben. Bovendien hebben we rechtstreeks met SAP Duitsland aan de ontwikkeling van deze oplossing gewerkt. Een oplossing waarbij AMP tegelijk feedback heeft gegeven en geprofiteerd heeft van de verbeteringen van het product. Een product dat momenteel wordt ontwikkeld door de persdistributeurs in Tsjechië en over enkele maanden ook in Schotland.

De invoering van SAP betekende voor AMP een grote verandering, die ons verplichtte om de verschillende activiteiten van de onderneming beter te begrijpen, maar het tegelijk ook mogelijk maakte om fouten sneller op te sporen en te corrigeren. Nu is onze reactiesnelheid veel hoger. We moeten er nog aan toevoegen dat onze medewerkers, met gemiddeld 18 dienstjaren, de invoering van SAP als een radicale verandering ervaren hebben. Ik moet preciseren dat dit de tweede onderneming is, waar ik deze migratie naar SAP meemaak en elke keer ging het niet alleen om informaticaveranderingen, maar ook om organisatorische wijzigingen. In het kielzog van de implementatie van SAP hebben we ook verschillende systemen voor de uitwisseling van bestanden en gegevens met onze klanten en onze leveranciers uitgewerkt. Zo hebben we enkele jaren geleden overigens de oplossing Distriweb ontwikkeld, waarmee we het beheer van de relatie tussen boekhandel en AMP (bestellingen, klachten, titelportefeuille enz.) kunnen opvolgen en informatie kunnen uitwisselen over de leveringen, onverkochte exemplaren, enz. Deze oplossing Distriweb is geïntegreerd in de AMP-flows en afgestemd op de specifieke behoeften van de boekhandels, onder meer met het oog op snelheid en eenvoud. Nu maakt meer dan 50% van onze klanten-boekhandels regelmatig verbinding met deze site. Parallel is er een hele flow van informatieberichten naar de uitgeverijen in verband met facturen, verkoopstatistieken, historieken, enz., met een reeks oplossingen voor de uitwisseling van bestanden. Tot slot hebben wij onder de naam Distrishop een kassaoplossing voor de boekhandels ontwikkeld, volgens een huursysteem. Momenteel zijn zowat 600 verkooppunten uitgerust met onze software en wij hopen nog meer boekhandels te overtuigen om ons instrument te gebruiken, wetende dat ongeveer een derde van de boekhandels vandaag nog niet geïnformatiseerd is op een totaal van ongeveer 6.000 verkooppunten.

Wat waren de grote projecten voor het jaar 2009?

LOIC BURGOT: De stopzetting van de distributie van boeken was een van de markantste gebeurtenissen van het jaar, met de inkrimping van het personeelsbestand dat daaruit is voortgevloeid zonder sociale problemen dankzij de goede samenwerking met de vakbonden. Door de crisis en de druk op de uitgeverijen zag AMP zich genoodzaakt om haar activiteiten, haar werking en haar informatiesysteem te herdefiniëren. Voor 2009 en 2010 staat de herstructurering van de logistieke keten op de agenda.

In 2009 hebben we een ‘pick & pack’-lijn ingevoerd, waarbij geïndividualiseerde verzendingen naar de boekhandels niet alleen via een barcode, maar ook op basis van hun gewicht en hun afmetingen worden gecontroleerd. In 2009 heeft AMP ook een halfautomatisch systeem ingevoerd voor de controle van onverkochte exemplaren. Elke dag worden zowat 12.000 formulieren van onverkochte exemplaren gedigitaliseerd met behulp van de oplossing Itesoft.FreeMind for Business.

Deze twee oplossingen zullen stelselmatig ontwikkeld worden op de verschillende sites in België, tot midden 2010. Het gaat hier weliswaar om zware technologieën, maar ze maken het mogelijk om onze activiteiten beter te automatiseren. Ik voeg eraan toe dat de barcode het eerste herkenningsmiddel is geworden van een titel, ook al worden daarnaast nog het gewicht en de afmetingen gecontroleerd.

En de komende jaren?

LOIC BURGOT: AMP wil haar activiteiten nog verder diversifiëren in de sector van de pers en daarbuiten, bijvoorbeeld, het domein van de abonnementen nog verder ontwikkelen.

Verder zullen we de informatie die wij ontvangen in BW van SAP verder blijven gebruiken en ze voorleggen aan de boekhandels en de persuitgeverijen. Hier dient gezegd dat we steeds meer informatie krijgen die gebruikt zou kunnen worden om onze kosten te verlagen en de interne werking en de dienstverlening aan onze klanten te verbeteren. In dit geval bestaat de uitdaging erin om de informatie te structureren en te presenteren.

Hoe ziet uw it-infrastructuur eruit?

LOIC BURGOT: Onze SAP-servers zijn over twee zalen verdeeld, een hoofdserver en een back-up in twee verschillende gebouwen. Onze verschillende sites, zes in totaal in België, zijn onderling verbonden met elkaar, dankzij het netwerk Explore van Belgacom. Onze opslaginfrastructuur in SAN is eveneens van groot belang, met onder meer optische schijven.

Ons telefonienetwerk is momenteel gedeeltelijk in ip en we plannen een modernisering van de infrastructuur, al voorzien we niet meteen een totale migratie naar ip.

Hoe wordt de cio gezien in de organisatie?

LOIC BURGOT: Ik maak als cio deel uit van het directiecomité van AMP. Het volledige directiecomité werd onlangs vernieuwd, waardoor ik de oudste directeur ben van AMP. De rol van cio wordt als zeer belangrijk gezien voor het beheer van de informatie, naast de pijlers van financiën en logistiek. Aangezien wij informatie verstrekken zowel aan de boekhandels als aan de uitgeverijen, is de kwaliteit van die informatie van vitaal belang, net zoals de afscherming van de informatie, en dus beveiliging, tussen de verschillende concurrenten, zowel in de distributie als in de uitgeverij.

De laatste tijd is de rol van cio door de crisis geëvolueerd in die zin dat it wordt gezien als een middel om de kosten te verlagen, de activiteiten nog meer te automatiseren en zich nog beter te organiseren.

Hoe staat het met het personeelsbestand van de it-afdeling?

LOIC BURGOT: De informatica-afdeling telt 25 werknemers, waarvan een twintigtal informatici en 5 mensen die belast zijn met de organisatie. Wij verzekeren intern de ontwikkelingen, de functionele analyse, het onderhoud van de infrastructuur en ook de helpdesk voor de boekhandels.

Bij AMP is er geen sprake van outsourcing, noch van offshoring. Wel integendeel, we zijn van plan om bepaalde activiteiten, zoals de helpdesk, weer intern te organiseren. AMP wil immers een belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid opnemen en wil dicht bij de boekhandels blijven staan. Dit vereist menselijk contact en dus een grote nabijheid.

Dat gezegd zijnde ondervinden we bepaalde moeilijkheden bij het aanwerven van informatici, onder meer door het gebrekkige merkimago waarmee onze firma kampt. Bovendien zoeken we erg specifieke profielen, met name in SAP, en dat soort ontwikkelaars verkiest het statuut van freelancer.

We bedienen zowat 700 werknemers, plus ongeveer 300 gebruikers in de verschillende filialen, om nog te zwijgen van de externe gebruikers in het kader van Distriweb en Distrishop.

Hoe evolueren uw it-budgetten?

LOIC BURGOT: Zoals veel ondernemingen in tijden van crisis zetten we onze leveranciers onder druk, wetende dat er speelmarges zijn. Dat is allemaal een kwestie van onderhandelen.

Marc Husquinet