Toen hij een goed jaar geleden de leiding kreeg over de it van ADB, koesterde Ronny Lion de ambitie om de informatica wereldwijd te centraliseren en ze dan te standaardiseren en te uniformeren. Vanaf dan vond hij een ondersteunende functie niet meer genoeg en wilde hij it laten bijdragen aan de toegevoegde waarde van de business.

Toen hij in maart 2012 als global it-director aan de slag ging, deed Ronny Lion een vaststelling zonder compromissen: de it was verdeeld tussen 2 afdelingen die elk 5 medewerkers telden, maar de synergie was ver te zoeken. Infor werd gebruikt in de Verenigde Staten, terwijl SAP R/3 was geïnstalleerd in “de rest van de wereld”. It was ook eerder een uitvoerder en werd gezien als een kostenplaats. “Alles werd twee keer opnieuw uitgevonden”, betreurt Ronny Lion. “Dit was zo voor ip-telefonie, voor SharePoint, voor Exchange, enz.” In die tijd stippelde ADB een strategisch plan op lange termijn uit, dat voorziet in een nog grotere internationalisering, vandaar de noodzaak om 24/7 ondersteuning te bieden.

Infrastructuur

In eerste instantie besloot Ronny Lion om de grote normen te bepalen. Dit gold voor Microsoft en zijn Office 365-aanbod in cloud. “We moesten 24/7 beschikbaar zijn omdat we overal ter wereld actief zijn. Ook konden we maar beter een single point of failure vermijden, zoals Brussel vroeger, waar de infrastructuur, maar ook de firewall en wan werden beheerd. Zo werd er besloten om te opteren voor cloud, dat geografisch gezien neutraal is. Tot slot moesten we ons redden met een beperkt it-team.”

De wan beheerd door KPN werd trouwens geoptimaliseerd door te kiezen voor Ipanema. “We hebben immers kleine kantoren die niet over een eigen informaticus beschikken. Bovendien bestaat de helft van onze salesteams uit mobiele werknemers. Dankzij Ipanema kunnen we de bandbreedte meten en optimaliseren. We kennen ook precies het gewenste debiet in functie van de telecomkosten.”

De tools MS Deployment Tool en Intune worden ook ingevoerd om de pc van een gebruiker van op afstand te kunnen configureren, die zich gewoon verbindt met een server om de configuratie van zijn werkstation te downloaden. Een ander voordeel van Intune is dat Forefront-antivirus geïntegreerd is.

Voor de back-up van gegevens zal ADB gebruik maken van SkyDrive en SkyDrivePro, die worden meegeleverd met Office 365 en waarmee zowel privé- als zakelijke gegevens gebackupt kunnen worden. Ook gratis met Office 365 is Lync, dat een communicatieoplossing biedt die video-conferencing en teammeetings mogelijk maakt, zelfs van thuis uit.

Door deze keuze van Microsoft als strategische leverancier kon ADB een zakelijke overeenkomst sluiten voor licenties “waardoor we de licentiefactuur aanzienlijk konden verlagen, een bedrag dat we konden herinvesteren in Intune en Office 365”, merkt Ronny Lion nog op.

En om de infrastructuur nog meer te standaardiseren, koos Ronny Lion voor Windows 8 voor smartphones. Ook voor tablets viel de keuze op Windows 8. “Hardware blijft natuurlijk duur, maar het is gemakkelijk te ondersteunen. En voor businessgebruik zijn applicaties niet nodig. Wij geven de voorkeur aan een volledige Microsoft-integratie”, aldus nog de cio. Om dezelfde redenen laat ADB zijn keuze vallen op Microsoft voor virtualisatie, in plaats van VMware bijvoorbeeld.

“De infrastructuur wordt een commodity, die we kunnen ondersteunen met een beperkt team dankzij de uitlijning op één enkele technologie. Bovendien kunnen we altijd een beroep doen op partners, die gemakkelijker overal ter wereld te vinden zijn voor Microsoft”, luidt de redenering van Ronny Lion.

SAP

Een ander groot project was de keuze van erp, omdat ADB 2 verschillende platformen ondersteunde. In eerste instantie werd een consultant betrokken bij het denkproces en werd er besloten om slechts één erp te behouden. “Dit was een zakelijke beslissing. De functies die SAP en Infor bieden, waren vrij gelijkaardig. Maar sommige criteria, zoals risicobeheer en vooral de geboden best practices in SAP, maakten het verschil.” De cio voegde er nog aan toe dat de implementatie zo standaard mogelijk zal verlopen, meer bepaald dankzij het gebruik van SAP-templates, en specifieke ontwikkelingen zullen beperkt blijven, vooral voor quotation management, dat zeer specifiek is in de luchthavenwereld. Nu moeten we enkel nog de implementatiepartner kiezen tegen eind mei (er werden meerdere referenties bezocht tijdens het voorbereidingsproces). “ADB is een grote kmo, met een complexiteit en behoeften die vergelijkbaar zijn met die van een multinational. Bovendien zijn we overal in de wereld actief.”

Tegelijkertijd werd besloten de onderliggende infrastructuur te outsourcen. “Vroeger was Brussel een single point of failure. Nu kunnen we genieten van een drp in een high-performance datacenter”, aldus de cio, die verduidelijkt dat de partner ook hiervoor binnenkort gekozen wordt.

Andere projecten

Ondertussen heeft de it-afdeling verschillende projecten doorgevoerd, onder andere voor decisiesoftware. “We hebben onderzoek gedaan naar SAP, maar ook naar QlikView omdat we geen bi-specialist wilden aanwerven. Op 3 maanden tijd met QlikView konden 2 van onze gebruikers al complexe, kwaliteitsvolle rapporten opstellen, wat uitzonderlijk is gezien de beperkte investering”, zegt Lion verheugd. Nu moeten we de behoeften van de gebruikers begrijpen om te zien hoe we het product gaan laten evolueren.”

Enkele andere recente projecten die Ronny Lion noemt, zijn een webshop die enkele weken geleden werd ingevoerd voor de verkoop van onderdelen, en de invoering van Maximo (gespecialiseerde software voor onderhoudswerkzaamheden) en de hele infrastructuur voor een nieuwe site op de luchthaven van Qatar.

Businessgericht

Nu de it-infrastructuur genormaliseerd is, zal de cio van ADB nu echt werk kunnen maken van zijn voornaamste prioriteit: waarde creëren voor de business. “Toen het strategische plan op 5 jaar van ADB werd uitgestippeld, hadden de vooropgestelde prioriteiten voor informatica betrekking op de globalisering van de diensten en producten, kostenoptimalisatie en innovatie. Zoals blijkt uit het erp-project staat it nu dichter bij de business en denkt ze mee met de business. It moet trouwens de dialoog met de business vergemakkelijken door een neutrale positie in te nemen, maar toch aanwezig te zijn. Haar taak bestaat er dus in om de mensen uit te dagen en zichzelf in vraag te stellen. Daarnaast moet it proactief zijn en samen met de business beslissingen nemen.”

In deze context werd bijzondere nadruk gelegd op governance. Zo werden er business process owners aangewezen in het kader van het SAP-project om de business te helpen zijn wereldwijde behoeften te bepalen, rekening houdend met de beperkte middelen en de wil om zo dicht mogelijk aan te leunen bij de SAP-normen. Het interne it-team evolueert geleidelijk aan van pure technici naar business analysts die met de business in discussie kunnen gaan en zeker de SAP-tool goed onder de knie hebben. En aangezien het it-team beperkt is, wil Ronny Lion key users aanstellen die de steun krijgen van it en optreden als tussenpersoon met het terrein. Deze key users zullen ook onderling in contact moeten staan om de samenwerking te bevorderen. “Het informaticateam is nu meer gemotiveerd dan ooit. De routine is immers verdwenen en de teams kunnen zich toeleggen op nieuwe projecten. We blijven onze specialisten wel behouden, zodat ze op gelijke voet kunnen onderhandelen met onze partners.”

“We gaan ook de communicatie versterken om de mogelijkheden, maar ook de beperkingen van de it-oplossingen en van de it-afdeling voor te stellen. Dit zal gebeuren aan de hand van formele en informele meetings, maar ook met behulp van SharePoint.”

Nieuwe rol

De ervaring van Ronny Lion vormde natuurlijk een niet te verwaarlozen bijdrage aan het succes van het SAP-project, want hij heeft in het verleden al diverse erp-implementatieprojecten uitgevoerd. “Het belangrijkste is echter niet langer de techniek, maar de businessprocessen. Het steering committee heeft het trouwens niet over technische problemen, maar over business”, merkt de cio nog op.

Onze cio hangt wel af van de cfo, maar hij staat ook rechtstreeks in contact met de ceo. “Beslissingen worden trouwens snel genomen en de hiërarchische structuur wordt beperkt.”

Opnieuw verwijzend naar de budgetten wil Lion graag benadrukken dat “wij hebben gesnoeid in onze budgetten terwijl de beschikbaarheid werd opgetrokken. Onze budgetten staan natuurlijk altijd onder druk, maar het management beseft de noodzaak om te investeren in it.”

Op lange termijn is Lion van mening dat “de leiding van de it-afdeling in een kmo of een grote kmo over 5 jaar zou kunnen worden toevertrouwd aan een ‘cio as a service’, die de algemene directie zou begeleiden in haar strategische visie, zonder voltijds aanwezig te moeten zijn. Ik zie deze evolutie meer als een mogelijkheid en een opportuniteit dan als een risico.” In de loop van zijn carrière is Ronny Lion geëvolueerd van een pure en harde technicus naar een businessgerichte cio…

Marc Husquinet