Toen hij in september 2009 werd benoemd tot cio van Barco, was Stefaan Kindekens er zich van bewust dat het bedrijf de afgelopen jaren te weinig had geïnvesteerd in it vanwege de crisis, en vooral dat de wens duidelijk bestond om opnieuw een it te creëren die beter beantwoordde aan de nieuwe groeiambities en aan de omvang van de onderneming.

Hoe zag uw loopbaan eruit voor uw overstap naar Barco?

STEFAAN KINDEKENS: Na een opleiding als econoom heb ik 6 jaar gewerkt bij Procter & Gamble, eerst voor financiën, nadien voor een SAP-implementatie. In ’98 ging ik aan de slag bij The Coca-Cola Company om er wereldwijd een Global Finance Template in SAP uit te werken. In 2001 keerde ik terug naar KPMG in België, ook voor SAP, voordat ik meewerkte aan de oprichting in 2004 en de ontwikkeling van Cernum, een SAP-integrator die later in 2007 werd verkocht aan de Franse groep Alti, en waar 120 consultants werken.

U ging dus in september 2009 aan de slag bij Barco. Wat waren uw eerste vaststellingen?

STEFAAN KINDEKENS: Ik moet er eerst bij zeggen dat Barco de wens koesterde om zijn informatica om te bouwen om te beantwoorden aan zijn nieuwe ambities en zijn nieuwe omvang. Vooral omdat het bedrijf de voorbije jaren te weinig geïnvesteerd had in it en in zijn budget had moeten snoeien als gevolg van de daling van zijn omzet. De informatica werkte echter wel goed. Kortom, de mogelijkheden waren enorm en de uitdaging was groot. Een ander element dat me heeft overtuigd, is het feit dat het hoofdkantoor van de Barco-groep in België gevestigd is, zodat ik zeer dicht bij het besluitvormingscentrum kon zitten.

Toen ik aan de slag ging, werden er meteen al twee beslissingen genomen. Ik begon immers op een moment dat er volop over de budgetten werd beslist. Het eerste grote project heeft betrekking op de basisinfrastructuur en loopt over 3 jaar. De werken draaien zowel rond lan als wan, de ontplooiing van voice over ip, virtualisatie, de oprichting van een tweede datacenter, de vervanging van de pc’s, enz. Dit project loopt eind 2012 af en een flink deel ervan is al afgerond. Voor dit jaar plannen we nog de vernieuwing van het laptoppark en de installatie van Office 2010 en voip op de sites die gevestigd zijn buiten België. Eind dit jaar zou onze basisinfrastructuur dus weer op peil moeten zijn.

Het andere luik heeft te maken met applicaties. Ons erp-systeem Baan voldeed niet langer aan de behoeften van het nieuwe Barco. Er werden drie producten geanalyseerd: SAP, Oracle, en in mindere mate Microsoft, waarvan het Dynamics-aanbod te beperkt leek voor een onderneming van onze omvang. Volgens ons moesten standaardisatie en integratie prioriteit krijgen. De beslissing in het voordeel van SAP viel eind 2009. SAP werd verkozen boven Oracle, dat zeker best of breed functies bood, maar de integratie ervan was moeilijker. Bij SAP bleek de integratie verder te gaan, vooral omdat we intern over een relatief klein team beschikken. Vandaar de keuze voor een geïntegreerde suite.

Maar we kozen ervoor om de oplossing nog niet meteen te implementeren. Want in 2010 was Barco nog volop aan het migreren. Daarom maakten we een voorstudie per functiedomein. Tussen mei 2010 en februari 2011 hebben we studies gedaan over het wat, wanneer en hoe, per organisatorisch proces. Ook hebben wij de organisatie voorbereid op de migratie. Zo zijn we van een team van 20 mensen in het begin geleidelijk aan overgestapt naar 100 mensen die vandaag aan dit project werken. De business owners worden hier nauw bij betrokken. In de zomer van 2011 werd het officiële startsein gegeven. Voor Barco betekent dit een bijzonder consequente investering. We hebben ook de tijd genomen om onze keuzes uit te leggen en te zeggen wat we wilden en verwachtten van de business. Want het gaat om een project dat wordt verwezenlijkt door en voor de business.

Hoe verloopt de opsplitsing in fasen van het project?

STEFAAN KINDEKENS: Op 1 januari 2013 zal SAP live gaan in Noida in India. De keuze voor India komt omdat dit voor Barco een groeimarkt is en omdat we er een subset van de globale complexiteit terugvinden. In de praktijk ontwikkelen we in België een template die vervolgens zal worden ingezet in de hele wereld. Eind 2014 zullen de belangrijkste productiesites van de groep uitgerust zijn met de back office-functies van SAP. Dan zijn er nog de kleinere sites, waar de behoeften enigszins anders zijn.

Voor de basis-erp werken we per site, maar voor crm werd er besloten om per divisie te werk te gaan. Te beginnen met de Healthcare-divisie, die in mei 2012 overstapt naar SAP. Daarna zullen we om de 6 maanden crm installeren voor een andere divisie.

Voor human resources tot slot viel de keuze eerst op SAP HR, maar de time-to-market en flexibiliteit die de hr-afdeling verwachtte, dwong ons om te kiezen voor een hybride oplossing met daarin SAP en de cloudoplossing van SuccessFactors [dat sinds december vorig jaar werd overgenomen door SAP, nvdr]. Vandaag is SuccessFactors live voor het gedeelte ‘performance management’, en het zal vervolgens ontplooid worden voor de andere functies.

Wat SAP betreft, gaven we de voorkeur aan een aanpak van normalisatie en harmonisatie op basis van de standaard best practices van SAP. Omdat we vrij snel te werk willen gaan voor de ontplooiing, opteerden we zoveel mogelijk voor de naleving van de normen met dienovereenkomstige aanpassing van de organisatie. Deloitte stelt ons een gepreconfigureerde oplossing voor die specifiek is aangepast aan de industriesector op basis van prototypes. We zijn dus niet echt vertrokken van een greenfield zoals bij Baan. Voor crm hebben we een rds-oplossing ingevoerd (rapid solution development).

Staat cloud op de agenda?

STEFAAN KINDEKENS: We hebben reeds cloudoplossingen geïmplementeerd, meer bepaald voor human resources of de verwerking van onkostennota’s, en voor een deel van onze salesforce automation. De vraag in verband met cloud stelt zich voor ons niet in de zin van “voor of tegen”, maar wordt geval per geval geanalyseerd, zonder dogmatisme of a priori.

En BYOD of ‘bring your own device’?

STEFAAN KINDEKENS: De facto ondersteunen we al smartphones en tablets voor mail, contacten, agenda, enz. Maar op het vlak van pc’s zijn we niet bereid om toe te laten dat eender welke medewerker zijn eigen uitrusting meebrengt. Dit is een kwestie van veiligheid voor onze intellectuele eigendom, en ook van support. Ik sta trouwens in contact met andere cio’s over deze kwestie.

Hoe zijn uw teams geëvolueerd in het kader van deze projecten?

STEFAAN KINDEKENS: We beschikken intern over een team van zowat honderd medewerkers, aangevuld met een honderdtal mensen verdeeld tussen Deloitte en SAP. In België telt het it-team ongeveer 45 medewerkers, terwijl in India een team van ongeveer twintig informatici vooral instaat voor de applicatieondersteuning en de infrastructuur. In de Verenigde Staten zal een tiental mensen ook een deel van de ondersteuning op zich nemen.

Voor Barco is dit een consequente investering, want onze behoeften dekken zowel de basis-erp, dus de kern van de activiteit, als crm en hr. Anderen zijn een tiental jaar geleden al met dergelijke projecten gestart, zodat we gedwongen waren om zeer snel te gaan.

De projecten worden uitgevoerd door zowel de business, it als de externe consultants er nauw bij te betrekken, waarbij kennis wordt overgedragen. We gebruiken een snelle ontplooiingsmethodologie die steunt op de ontwikkeling van een globale template, die vervolgens geïnstalleerd wordt in de verschillende sites.

Hoe zit het met uw budgetten, die zijn waarschijnlijk gestegen door al deze projecten?

STEFAAN KINDEKENS: Gezien de ambities die Barco koesterde, was het zo klaar als een klontje dat de it-budgetten opgetrokken moesten worden. Vooral de capexinvesteringen werden verhoogd, terwijl de opex een meer lineaire groei kende, die geleidelijk aan degressief kan worden. Onze budgetten leunen trouwens aan bij het gemiddelde in de sector.

U bent geen informaticus van opleiding. Is dat een voordeel of een nadeel?

STEFAAN KINDEKENS: Wat de infrastructuur betreft is het geen voordeel, maar ik word omringd door specialisten. Applicaties is dan weer een domein dat ik wel goed onder de knie heb. Ik ben me bewust van de grenzen van mijn vaardigheden en ik kan desgevallend altijd terugvallen op deskundigen. Mijn meerwaarde bestaat erin dat ik Barco help strategische keuzes te maken. Ik denk dat het een hulp is dat ik een achtergrond heb in business en applicaties omdat ik de taal van de business spreek.

Over het algemeen genomen heb ik een dubbele taak als cio. Enerzijds erover waken dat werkt wat er moet werken, zoals bijvoorbeeld e-mail. Aan de andere kant moet ik er op het vlak van business voor zorgen dat de processen vorm krijgen en ondersteund worden door de business, door vooruit te lopen op de toekomst en de evolutie van de processen, aangezien het beroep voortdurend evolueert. Dus zoveel mogelijk flexibiliteit bieden en tegelijkertijd een maximale standaardisatie waarborgen. Zeker omdat de ambities van Barco van vandaag gewijzigd zijn. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin de juiste keuzes te maken. Vroeger had it veel meer kennis dan business, maar nu zit ze niet meer in een ivoren toren en is eenoog niet langer koning in het land der blinden: it kan zijn keuzes niet langer opdringen. Met als extra moeilijkheid dat Barco ongeveer 700 ingenieurs telt die wel wat kennen van informatica…

Marc Husquinet