Business transformation en alignment, rightsizing, innovation en operations excellence zijn enkele sleutelwoorden van Werner de Wever, die de it van Bosal Groep de 21ste eeuw wil binnenloodsen, of met andere woorden, het internationale bedrijf met een shared service center wil uitrusten.

U werd in april 2011 benoemd tot cio van Bosal Groep, een functie die tot dan toe niet bestond in het bedrijf. Wat trof u aan bij uw aankomst?

WERNER DE WEVER: Vier jaar geleden werd er een nieuwe ceo aangesteld bij Bosal, Aad Goudriaan. Er werd meteen een nieuwe strategie uitgewerkt om van het bedrijf een wereldwijde speler te maken die kan concurreren met de top in zijn markt. Die strategie wierp vruchten af, want 2012 en 2013 waren recordjaren in termen van verkoop.

Op it-niveau was er geen synergie tussen de entiteiten noch standardisatie terug te vinden. Zo telden we een kleine 100 verschillende business applicaties waarvan in vele gevallen slechts 1 of enkele modules gebruikt werden, en een hoge mate van end-user computing. Om de it de 21ste eeuw binnen te loodsen, moesten we schoon schip maken met het verleden en van nul beginnen. In dat opzicht kwam mijn ervaring met business transformation, change management en project portfolio management, naast mijn vorige functies als it-manager en cio, me bijzonder goed van pas.

Een van mijn eerste beslissingen was het creëren van een global it shared services center van waaruit de wereldwijde vernieuwing van it-infrastructuur en de applicatiearchitectuur zou worden geleid. We consolideerden en vernieuwden tevens ook de contracten met alle it-leveranciers, we definieerden een nieuw operating model op basis van een studie die werd uitgevoerd door Ernst & Young en die sturing gaf aan de definitie van de applicatiearchitectuur. Dit alles uiteraard rekening houdend met wat er al bestond.

Welke grote projecten hebt u in het kader hiervan opgestart?

WERNER DE WEVER: Om het productdesignproces in de verschillende ontwikkelingscentra van Bosal in de wereld te stroomlijnen, hebben we de globale plm-oplossing (product lifecycle management) CIM Database 10 uitgerold. We hebben dat project geïmplementeerd in nauwe samenwerking met zowel de engineering, procurement, finance en manufacturing community. Zo hebben we uiteindelijk een lean proces en oplossing bekomen. Een andere uitdaging was de selectie van een nieuw erp. Voor onze fabrieken in Rusland en China kozen we in het najaar van 2012 Infor LN Automotive, dat we vervolgens in al onze entiteiten willen uitrollen binnen een termijn van vier jaar. Het kunnen beschikken over bouwstenen die nauw aansluiten aan de Automotive TIER 1 business en het totale implementatiebudget waren doorslaggevend in de beslissing.

Een ander groot project was de opstart van het it shared service center. Het SSC telt 4 hoofdsites gesitueerd in België, Duitsland, Tsjechië voor de technische architectuur en een outsourcing center in India in het kader van een overeenkomst met ITC Infotech. Dit laatste staat in voor de support en het beheer van de infrastructuur en de applicaties met 3 teams in een configuratie van minimaal 24/6. En niet te vergeten de it-staf in de fabrieken, die instaan voor de lokale manufacturing execution systems, shopfloor control oplossingen.

Tegelijk hebben we bijzondere aandacht besteed aan het aligneren van it en de business en aan de governance en het projectbeheer. We hebben onder meer een it council opgericht om de governance- en veiligheidsproblemen aan te pakken en business cases op te stellen met de business om de waarde van een project aan te tonen. En aangezien de service voortaan wereldwijd wordt verleend, hebben we Cobit geïntroduceerd voor het risicobeheer, ITIL voor de service delivery, CMMI voor de software engineering en Prince2 voor de projectmethodologie. We hebben ook service managers aangesteld die optreden als katalysator voor het change management, het release management en de relaties met de gebruikersgemeenschap. Met als einddoel een zo lean mogelijke it te installeren en de aangeboden diensten zoveel mogelijk te industrialiseren.

Staat outsourcing/offshoring op de agenda, gezien de doelstelling van een lean it?

WERNER DE WEVER: Ik spreek liever over een model van best sourcing dan over outsourcing. Dat betekent de minimale resources toewijzen om de beste service te bieden met de hulp van een minimaal aantal wereldwijde partners, zoals Colt voor de netwerken en Econocom voor het assetbeheer. We willen een netwerkorganisatie ontwikkelen om de beste ideeën naar boven te brengen. Intern heeft Bosal een honderdtal it’ers in dienst en is de missie van it de partner van de business te worden. Bovendien is het profiel van de it’ers sinds 2 jaar geëvolueerd. Vroeger deed iedereen een beetje van alles, maar vandaag zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd en heeft iedereen zijn expertise ontwikkeld. De mentaliteit van de it’ers is ook geëvolueerd en is nu meer op de klant gericht.

It stelt de business een portefeuille diensten voor en we factureren de it-diensten aan de entiteiten aan de hand van verschillende verdeelsleutels.

Zijn er nog projecten aan de gang of op komst?

WERNER DE WEVER: Een van de innovatieve projecten is zSpace, waarbij we experimenteren met een virtuele omgeving in de vorm van een CAD-systeem in 3D waarmee we prototypes visueel kunnen voorstellen en delen met de ontwerpteams. Het is een mooi staaltje van de manier waarop it de communicatie tussen eigen r&d en de internationale klanten kan verbeteren. Hier geldt het motto “a picture can tell more than a thousand words”.

We gaan ook SharePoint uitrollen ter vervanging van Alfresco als contentbeheersysteem, dit alles in combinatie met NINTEX workflows, bijvoorbeeld voor investeringsaanvragen.

Onze website krijgt ook een nieuwe look om de zichtbaarheid van de groep te vergroten. Je moet weten dat onze sites elke maand maar liefst 1,3 miljoen hits te verwerken krijgen, vooral om online onderdelenspecificaties te raadplegen.

Aangezien de groep veel entiteiten heeft, overal in de wereld, en communicatie van vitaal belang is, gebruiken we Polycom voor videoconferenties en voice over ip, Skype en whiteboardingoplossingen. Daarmee kunnen we de communicatie verbeteren en de communicatie- en verplaatsingskosten verminderen.

Een andere trend waar we mee bezig zijn is het beheer op afstand van productiemachines en robotten, dat aan belang toeneemt. We gebruiken Infor al voor het preventieve beheer en het beheer van de onderdelen, maar op termijn willen we naar een volledig papiervrij management en onderhoud van ons machinepark.

Tot slot hebben we een elektronisch facturatiesysteem geïnstalleerd.

En de cloud?

WERNER DE WEVER: We gebruiken de cloud al voor bepaalde applicaties. En meer bepaald Centhro voor het HR-beheer (“Hire-to-retire”) en we hebben ook interesse voor een payrollbeheersysteem in de cloud. Kortom, we kijken uit naar interessante cloud- diensten voor alles wat geen kritische processen van de organisatie ondersteunt. Op het vlak van it resources in de cloud hebben we de berekening gemaakt en daaruit blijkt dat er geen betere oplossing is dan eigen datacenters in combinatie met een outsourcingpartner.

Ik voeg hieraan toe dat de geopolitieke situatie in bepaalde landen Bosal ertoe aanzet om erg voorzichtig te zijn. Daarom hebben we datacenters geïnstalleerd in China en Rusland, naast onze infrastructuren in België.

Hoe ziet u uw rol als cio?

WERNER DE WEVER: Mijn rol als cio beperkt zich niet tot de it maar omvat ook transformatie, alignering, innovatie, governance, project- en portefeuillebeheer, enz. Allemaal disciplines waar ik afgelopen 15 jaren vertrouwd mee ben geraakt. Bij Bosal maakt de rol van cio deel uit van de Extended Board, een interessant discussie platform waar je je transversale rol ten volle kan uitspelen. Mijn raad aan andere cio’s “talk business first…” en draag dan bij met de geschikte it-innovatie. Ik geniet hierin de volle steun van de ceo.

Marc Husquinet

Vroeger deed iedereen een beetje van alles, maar vandaag zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd