In het kader van haar strategisch plan 2009-2012 besloot de Vrije Universiteit Brussel een meer horizontale interfacultaire structuur in te voeren, ook op informaticaniveau. Een wil die zich heeft vertaald in de benoeming van een cio. Een gesprek met Raf Vandensande en met Paul Raeymaekers, it-directeur aan de ULB en bovendien verantwoordelijke van het gemeenschappelijke rekencentrum.

Marc Husquinet

Wat was de reden voor de benoeming van een CIO aan de VUB?

RAF VANDENSANDE: Bij zijn benoeming begin 2009 stelde de nieuwe rector van de VUB een strategisch plan voor 2009-2012 op met daarin al zijn departementen, dat het budget wilde saneren, de opleidingen stroomlijnen, de opening naar de internationale scène wilde voorbereiden en een grotere concurrentie wilde beogen, enz. Een plan dat ook een ict-luik bevatte. Zo werd er een horizontale cio-functie in het leven geroepen, terwijl informatica vroeger deel uitmaakte van het departement finance en organisation en eerder een reactieve rol speelde. Voortaan bestaat de opdracht van it er meer bepaald in om de infrastructuur te stroomlijnen en efficiënter te maken, maar ook om horizontaler en transfacultair te werken binnen de algemene administratie. Ook is het de bedoeling om de gedeelde gemeenschappelijke diensten van de VUB en de ULB te versterken. De universiteit is immers een bijzonder complexe omgeving die voortaan diensten moet ontwikkelen die zullen worden aangeboden aan haar verschillende types klanten, zowel studenten, het onderwijzend korps als het administratief personeel. Want de VUB telt ongeveer 1.000 administratieve medewerkers, 1.800 leden van het academisch korps en zowat 10.200 studenten.

PAUL RAEYMAEKERS: Wat de ULB betreft is de ict-directeur lid van het directiecomité. We bedienen 1.500 leden van het administratief personeel en 3.500 academische leden, zodat de ULB de grootste werkgever van Brussel is, naast de zowat 22.000 studenten. Er bestaan gelijkenissen met de VUB, maar we merken ook enkele verschillen op, meer bepaald in de organisatie van de algemene administratie, die minder piramidevormig is. Onze bedoeling is, net als de VUB, om de gedeelde diensten tussen de twee universiteiten te versterken.

Wat zijn de grote uitdagingen?

RAF VANDENSANDE: Gezien de complexiteit van de organisatie moet it multi-vendor zijn tegenover zijn zeer uiteenlopende interne klanten en een strategie ontwikkelen van diensten, gekoppeld aan sla’s en een servicecatalogus. Diensten die moeten kunnen concurreren op het vlak van de prijzen, met een benchmarking aspect. Dit houdt de invoering in van een specifieke governance, omdat het onderwijs en het onderzoek een grote academische vrijheid vereisen.

Op het vlak van de ondersteuningsaspecten is het dan ook belangrijk om zoveel mogelijk te normaliseren, desgevallend te diversifiëren, maar ook en vooral te optimaliseren om de efficiëntie te verbeteren, zonder noodzakelijk te opteren voor de best of breed.

Hoe vertaalt zich dat concreet?

RAF VANDENSANDE: We zetten de ontwikkeling voort die anderhalf jaar geleden gestart is, van ons nieuw administratief systeem voor studenten en het onderwijs. Dit project kreeg de naam CALI, wat staat voor CAmpus LIfe cyclus, en moet in juli 2012 operationeel zijn. Het is gebaseerd op PeopleSoft Campus Solutions, met KPMG voor de omkadering. Het doel is de volledige cyclus van de student te kunnen beheren, gaande van zijn inschrijving tot zijn diploma, met alle fasen ertussen, gekoppeld aan een aspect van een selfserviceloket. Dit project dekt alle processen voor logistieke ondersteuning en impliceert een belangrijk change management luik.

Het doel is ook om de silo’s op te heffen en een geïntegreerde architectuur te ontplooien om processen in te voeren die steeds horizontaler worden. Ook gaan we evolueren van een taakgerichte structuur naar een omgeving die gericht is op processen, een beetje zoals erp.

We gaan bovendien een nieuwe generatie gecentraliseerde ldap invoeren om meer samen te werken met de andere Vlaamse universiteiten of hogescholen. Zo hebben we met de ULB al een master in engineering in het Engels opgezet (Bruface), baanbreker van de University of Brussels, en is er het partnerschap met de Erasmus Hogeschool Brussel. Ook ontwikkelen we met de UGent en Danny Schellemans partnerschappen in de master-opleidingen en in onderzoek in de geneeskunde, wetenschappen en engineering, naast de versterking van de samenwerking tussen universitaire ziekenhuizen.

PAUL RAEYMAEKERS: Hier koesteren we een dubbele ambitie. Enerzijds willen we beantwoorden aan de nieuwe behoeften, meer bepaald van het ministerie van onderwijs inzake reporting. Anderzijds willen we het werk intern vergemakkelijken.

De ULB koos voor SunGard en zijn software Banner voor het beheer van de studenten en de studies. Maar via webservices zou het mogelijk moeten zijn om deze twee systemen met elkaar in dialoog te laten gaan. Omdat beide universiteiten dezelfde software gebruiken om zalen te reserveren en om de lesuren te beheren, gaan we de werkwijzen gemakkelijker dichter bij elkaar kunnen brengen. Op het vlak van beheer van de financiën en human resources koos de ULB voor erp van SAP en de implementatie is volop bezig.

Staan er nog andere projecten op stapel?

RAF VANDENSANDE: We willen een methodologie voor projectbeheer invoeren, omdat er niet echt meer ict-projecten bestaan, maar busi- nessprojecten. Ook gaan we eerder korte projecten ontwikkelen, liefst over een periode van 6 maanden, door pilootprojecten uit te voeren die tegelijk toelaten om de rijpheid van een technologie te evalueren en de business de mogelijkheid geven om deze technologie te beoordelen. Dit maakt het mogelijk om een voldoende grote impact te behouden op de universiteit. Indien nodig splitsen we een groot project op in kleinere elementen. Er zal ook een project management office worden opgericht, niet alleen in ict, maar ook op het vlak van het rectoraat, conform het strategisch plan. We onderzoeken ook de unified communications en samenwerkingstechnologieën, evenals het gebruik van de nieuwe media zoals Facebook en Twitter. De web streaming van de cursussen wordt momenteel onderzocht in het kader van het onderwijs op afstand, met de impacts op het optische netwerk en op de veiligheid.

PAUL RAEYMAEKERS: De ambitie is duidelijk om af te stappen van een verticale structuur en over te schakelen naar een organisatie in horizontale lagen, met integratie van beroepsprocessen. Bovendien moet de taakgerichte benadering vervangen worden door een servicegerichte aanpak. Zo gaat men de beheersystemen van de studenten en studies van de ULB en de VUB dichter bij elkaar brengen, zonder noodzakelijk te veranderen van platform, bijvoorbeeld in het kader van de gemeenschappelijke master in het Engels. En op termijn zullen we ons openstellen naar andere partners van het onderwijs binnen de gemeenschappen, daarna naar het buitenland, en zelfs naar de privésector. Hiervoor gaan we een ecosysteem moeten invoeren, en waarschijnlijk moeten evolueren naar een assemblage van best of breed.

RAF VANDENSANDE: Met andere woorden, een benadering kiezen van coarse grained systemen in plaats van fine grained om te denken in termen van diensten in plaats van applicatie-interfaces.

Tot slot moeten we een nieuwe cultuur creëren, omdat we ten dienste staan van het publiek, met een relatief jonge en dynamische populatie. Zo moeten we ons laten inspireren door de best practices uit de privé op het vlak van efficiëntie, zonder ze daarom te kopiëren en blind hun principes te volgen. Ook moeten we meer een beroep doen op de vaardigheden die bestaan binnen de academische wereld van de universiteit. Op het vlak van mail beheert het gemeenschappelijke open source e-mailplatform ULB/VUB zo 70.000 accounts, 500.000 mailboxen en 50 miljoen berichten. Dit stemt overeen met de omvang van een kleine isp. En we zijn van plan om nieuwe functies toe te voegen.

Hoe evolueren uw teams?

RAF VANDENSANDE: We stellen een vijftigtal informatici te werk aan de VUB, waaronder diegenen die gedetacheerd worden aan het rekencentrum. Bovendien zoeken we in het kader van de ontwikkeling van CALI vooral specialisten in projectbeheer, architecten, enz. Hetzij ongeveer 5 mensen extra. Onze troeven zijn vooral een universitaire omgeving, unieke uitdagingen dankzij een heterogeen publiek en een rechtstreekse greep op de laatste it-ontwikkelingen dankzij onderzoek.

PAUL RAEYMAEKERS: Aan de ULB stellen we ongeveer 70 informatici te werk. Dit team bevat ook facultaire analisten, en het team van het rekencentrum. En wij zijn ook op zoek naar nieuwe medewerkers. Met de moeilijkheden die eigen zijn aan onze omgeving om it-personeel aan te werven, vooral op financieel vlak, maar met het voordeel dat we evolueren naar een topomgeving.

En uw budgetten?

RAF VANDENSANDE: Laten we zeggen dat, zonder cijfers te willen noemen, onze budgetten stijgen, rekening houdend met de nieuwe projecten die opgestart werden en de ambities die we hebben aangekondigd. Maar we willen evolueren naar een proactief beheer van onze leveranciers, en het facturatiesysteem per dag/persoon laten varen voor een projectbeheerbenadering met overdracht van knowhow.

PAUL RAEYMAEKERS: Hetzelfde geldt voor de ULB. Ook willen we meetpunten opstellen om benchmarking te doen in sommige gebieden en de totale opex-kosten zien. Om onze kosten te doen dalen beschikken we bijvoorbeeld over een aankoopcentrale die de kadercontracten opstelt met een beperkt aantal leveranciers. Voor de software genieten de twee universiteiten van voorwaarden waarover hun respectieve toezichthouders hebben onderhandeld voor de buroticaproducten van Microsoft. En we zijn van plan om dit uit te breiden naar andere software. Deze onderlinge verdeling van de aankopen wordt al heel lang toegepast in het gemeenschappelijke rekencentrum, ten gunste van onze twee instellingen.

RAF VANDENSANDE: Ik neem de gelegenheid te baat om een oproep te doen aan mijn collega’s om onze middelen nog meer samen te brengen en onze krachten te bundelen om desgevallens over contracten te onderhandelen met de leveranciers.