Emmanuel De Vinck, it-manager van de gemeente Evere, vindt dat de implementatie van ict-technologie een goede mix moet vormen van gecontroleerde passie, een goede zin voor logica en transversale kennis. En dat er daarbij moet worden samengewerkt met vertrouwenspartners.

U kwam in 2009 aan het hoofd te staan van de IT in de gemeente. Wat stelde u toen vast?

EMMANUEL DE VINCK: De informaticadienst werd 20 jaar geleden opgericht en telde 2 medewerkers. In eerste instantie werd er bekabeling aangebracht om de NT-servers en pc’s te ondersteunen. In 2004 werd er besloten om een manager en extra personeel aan te werven om deze infrastructuur te laten evolueren. Er werden twee Windows 2003-servers in cluster geïnstalleerd en er kwam een Exchange 2003-server voor de interne mails. De uitdagingen op het vlak van veiligheid hebben echter verhinderd dat de gemeente een aantal grote technologische sprongen vooruit kon maken, onder andere voor e-mail en extranet. Met de hulp van het CIBG, het Rekencentrum van het Brussels Gewest, werd er een masterplan voorgesteld om na te gaan voor welke pijlers er verbetering mogelijk was. Dan moest er nog een implementatiestrategie uitgestippeld worden. Toen ik hier in 2009 aan de slag ging, telde de dienst 5 mensen en een administratief medewerker.

Wat waren uw eerste prioriteiten?

EMMANUEL DE VINCK: Het eerste project was de beveiligde openstelling van het netwerk naar het extranet, met onder andere de toegang tot externe e-mail en de invoering van een Vasco-communicatieserver met sterke authenticatie via Digipass, de onderlinge verbinding van de drie aparte sites door een vpn ipsec-tunnel en terminal server-sessies te creëren. Deze beveiliging werd vergemakkelijkt voor de gebruikers omdat voor elke pc de sso-technologie werd ingevoerd. Dit project werd uitgevoerd als onderdeel van een partnerschap op lange termijn met Vasco, en dit partnerschap werd nog versterkt door een intern ontwikkelde expertise. Dankzij deze insourced expertise kan de dialoog worden aangegaan met leveranciers en kunnen de behoeften van de gebruiker vertaald worden in concrete en begrijpelijke specificaties voor de it-wereld. Ze zorgt ook voor echte kostenbesparingen.

In 2010 hebben we dan de applicatieservers gevirtualiseerd met de overstap naar Windows Server 2008 met behulp van het CIBG en Econocom, dat momenteel onze belangrijkste leverancier is voor de infrastructuur. Nog in 2010 zijn we gestart met een project om documenten elektronisch te beheren. In 2013 werd het opgeschort omdat we er met onze processen uiteindelijk niet klaar voor waren. In 2011 deden we een upgrade van de netwerkinfrastructuur, met een nieuwe generatie switches en de creatie van functionele vlan, terwijl voip werd ontplooid op dit nieuwe netwerk. Met het oog op insourcing namen we het beheer van de L3-switches weer in eigen handen.

En meer recent?

EMMANUEL DE VINCK: Het jaar 2012 werd gekenmerkt door de start van het grote project voor de virtualisatie van de desktops op basis van Citrix. Een project dat werd voorbereid in samenwerking met de tandem Econocom/Centix omdat het belangrijk was om de data-architectuur te definiëren. We wilden immers een gemeenschappelijke infrastructuur tussen het gemeentebestuur en het OCMW, maar het was ook van groot belang dat we de gegevens uiterst nauwkeurig konden opsplitsen. We hadden gelukkig het voordeel dat we beschikken over een stabiel hightechnetwerk, meer bepaald met layer 3 switches van Avaya om een vlan te creëren (met routing en access lists). We kozen voor een XenDesktop- en XenApp-aanpak omdat onze applicaties compatibel zijn met Terminal Server 64 bits.

Nog in 2012 implementeerden we een crm-tool met itil-processen voor incident, problem en change management, op basis van de open source-oplossing OCS GLPI, die nu een professionele monitoring van de interventieaanvragen van de gebruikers en de afwikkeling ervan mogelijk maakt. We hebben ook een team voor webapplicatieontwikkeling opgericht voor specifieke behoeften, in Glassfish en Java. Ook hier past dit project in een logica van insourcing en kostenbesparingen. Een ander project van 2012 is een back-upoplossing voor gegevens in de cloud die wordt aangeboden door het CIBG, met EVault als leverancier. In 2012 ontplooiden we ook een intranet op basis van de open source content management software Drupal. Het doel hier was om excellisatie tegen te gaan en daarmee bedoel ik de wildgroei van applicaties in Excel die gebruikers ieder in hun hoekje ontwikkelen, maar zonder samenhang van het geheel.

2013 werd tot slot gekenmerkt door de ontplooiing van de virtualisatie van de desktops en de installatie van lichte werkstations. We hebben ook specifiek GED ingevoerd voor het besluitvormingsproces van het gemeentecollege en de keuze viel op de oplossing BO Secretariaat in cloud die het CIBG ontwikkelde. Nog op het vlak van open source rolden we OpenERP (ondertussen omgedoopt tot Odoo, nvdr) uit voor het beheer van de voorraden aan printproducten.

Al deze projecten zijn momenteel operationeel. Dit is uiteraard een lopend proces en vereist momenteel enige consolidatie.

Welke projecten staan er op korte en middellange termijn op stapel?

EMMANUEL DE VINCK: Dit jaar wordt eerst het Citrix-project afgerond. Dit project vertoonde heel wat voordelen omdat we er een verouderd pc-park mee konden hergebruiken, het energieverbruik konden beperken, en in één ruk door de servers konden vernieuwen. We kunnen ook meer flexibiliteit bieden bij het creëren van nieuwe gebruikers en het gebruik van tablets en smartphones op het netwerk mogelijk maken. Kortom, we kunnen het principe van access anytime & anywhere toepassen.

We voeren ook de open source tool Icinga in voor de monitoring van het netwerk en de infrastructuur. Tegelijk onderzoeken we de implementatie van een specifieke monitoringtool voor Citrix. De migratie van onze Exchange-server naar de Exchange-oplossing die het CIBG voorstelde, staat ook op de agenda. Dit is een voorwaarde voor de migratie van de Evere-domeinnaam naar acevere.lan die werd gecreëerd in het kader van het Citrix-project. Daarnaast gaan we opnieuw van start met het project voor elektronisch documentbeheer, maar deze keer met behulp van de Alfresco-technologie.

Tot slot gaan we verder met het vervangen van ons printerpark door multifunctionele apparaten (Ricoh), met een toezichtsysteem en een follow-me voor het printen, naast een betaling per kopie.

Hoe evolueren uw teams en uw budgetten?

EMMANUEL DE VINCK: De it-afdeling telt nu 8 mensen, vooral jongeren. Omdat we willen insourcen is het belangrijk dat we intern over gerichte vaardigheden beschikken. Door de virtualisatie is het technologische niveau van het team weliswaar sterk toegenomen. Daarnaast kunnen we onze informatici interessante projecten bieden in het kader van spitstechnologische processen en methodologieën, maar ook opleidingen op hoog niveau. Zo zijn drie van onze medewerkers bijna klaar met een graduaat in de informatica. Het doel is dat de interne medewerkers zich meer kunnen bezighouden met het beheer van de projecten en de leveranciers, en om vertrouwenspartnerschappen met deze ict-leveranciers op te bouwen. Daarnaast vereist het gebruik van open source ook meer interne middelen, en hierdoor gaan de licentiekosten dalen.

De budgetten kenden natuurlijk een piek in 2013, terwijl er dit jaar eerder sprake is van een consolidatie. We zijn er trouwens in geslaagd om het college te overtuigen om bepaalde projecten op te starten, zoals virtualisatie. Dat is een hele uitdaging en er waren vooraf bepaalde investeringen voor nodig. De overgang naar cloud, vooral die van het CIBG, zal ook een invloed hebben op het opex-budget – oftewel de uitgaven voor de gewone gemeentebegroting.

Hoe ziet u uw rol als IT-manager?

EMMANUEL DE VINCK: De it-manager heeft in de eerste plaats de taak om aan de andere leden van de directie van een organisatie de voordelen uit te leggen van it-technologie op het vlak van efficiëntie en kosten. Hij moet de nodige sponsors zoeken om de projecten te doen slagen. Daarnaast moet hij communicatiekanalen invoeren bij de gebruikers om voor de vernieuwing te zorgen die komt kijken bij deze nieuwe technologie of gewoon veranderingen in de configuratie. Hij is dan ook de promotor van de economische en operationele efficiëntie door middel van technologie over alle afdelingen heen. Daarom moet hij goed op de hoogte zijn van de processen van de onderneming zodat de voorgestelde evoluties relevant en in lijn met de doelstellingen van de onderneming zijn.

Door de complexiteit van de technologieën worden de projectvoorbereiding en het risicobeheer steeds belangrijker. Ook de communicatie moet worden opgedreven, zowel met de interne gebruikers als met de leveranciers.

Marc Husquinet

Omdat we willen in-sourcen is het belangrijk dat we intern over gerichte vaardigheden beschikken.