Jaren heeft het geduurd vooraleer het directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (DG EPI) echt kon starten met de modernisering van de SIDIS-applicatie. Maar nu het eindelijk zover is, zijn de ambities torenhoog.

Hoewel we al op de drempel staan van het jaar onzes heeren 2013, hoor je binnen de verschillende geledingen van Justitie vandaag nog altijd geregeld de zinsnede vallen ‘dit moet ons de 21ste eeuw binnenloodsen’. Zulke uitspraken spreiden meestal het bedje voor broodnodige it-projecten. Zo ook bij het SIDIS-project van het DG EPI, waarover minister van Justitie Annemie Turtelboom onlangs een vergelijkbaar boompje opzette. SIDIS is de naam voor een databank en toepassing die gebruikt wordt voor het beheer van de informatie over de gedetineerden in de Belgische gevangenissen. De massa aan waardevolle data die SIDIS bevat, strekt uit van het jaar 1974 tot nu. Maar technologisch was de toepassing ver voorbij zijn vervaldatum, zo vertelt ons projectleider Willy Van den Bergh. “In 1995-1996 is SIDIS van een mainframe op een Informix-databank overgegaan. Het programma is in PowerBuilder 5 geschreven en met die versie werken we vandaag nog altijd. In 2001-2002 is er nog een uitbreiding gekomen, die we Griffie genoemd hebben, geschreven in – het toen nog moderne – PowerBuilder 6.”

Rond het jaar 2007 stapte Van den Bergh naar zijn directeur-generaal Hans Meurisse met de boodschap dat er dringend een nieuwe applicatie moest komen. Niet alleen technologisch was het vijf voor twaalf, ook functioneel was actie noodzakeliijk. “Door de staatshervorming(en) verandert het wetgevende kader”, legt Meurisse zelf uit. “Daardoor krijg je andere actoren die met strafuitvoering bezig zijn. En ook op Europees niveau verandert de wetgeving. Het is met onze bestaande SIDIS-applicatie gewoon niet meer mogelijk om dergelijke wetgevende aanpassingen op een degelijke manier ict-gewijs te integreren. Bovendien zit de kennis om dat te doen vandaag teveel extern. Dat wilden we aanpakken.”

Mi-Case

Het doel was om naar een moderne ‘SIDIS-Suite’ te gaan, met een transparant en veilig elektronisch dossier voor alle gedetineerden. Daarin wordt alle informatie over de gedetineerde gecentraliseerd: zijn straffen, de inventaris van zijn bezittingen, het beheer van zijn bezoeken, zijn tuchtdossier, zijn gedrag,… Het dossier wordt opgemaakt van zo-dra de gedetineerde opgesloten wordt, en volgt hem doorheen zijn hele detentie. De beslissingen rond de gedetineerden (transfers, regime, keuze van gevangenis,…) kunnen zo genomen worden op basis van de gecentraliseerde informatie binnen het dossier. “We hebben de gedetineerde centraal gezet”, zegt Meurisse. “Daarrond cirkelen alle nodige in- en outputs.”

In 2008 werd het proces gestart om tot die SIDIS-Suite te komen. “Een interne lijdensweg”, klinkt de omschrijving: een klein team, een regering in lopende zaken, budgettaire beperkingen,… “Na twee jaar zijn we er uiteindelijk in geslaagd om de goedkeuring te krijgen om de overheidsopdracht te lanceren”, vertelt Steven Van De Steene, diensthoofd ICT van het DG EPI. “Daarop hebben maar liefst 23 kandidaten geantwoord. Na een preselectie hebben wij er 6 overgehouden, waarvan er 1 bedrijf zelf afhaakte. Met de 5 overgebleven leveranciers hebben we verschillende onderhandelingsrondes doorgemaakt. In 2012 is dan uiteindelijk het consortium Business & Decision-Bull-RealDolmen geselecteerd.” Business & Decision levert het softwarepakket ‘Mi-Case’ – dat het bedrijf voordien ook al voor dezelfde doeleinden bij de Amerikaanse staat Maryland had geïmplementeerd – Bull zorgt voor het projectmanagement en RealDolmen staat in voor de integratie en communicatie van de toepassing met tal van andere bestaande applicaties. Het totale project is goed voor ongeveer 7 miljoen euro.

“De sterkte van dit consortium is het functionele”, vindt Van De Steene. “De andere kandidaten stopten vaak bij het oppervlakkig tonen van wat hun technologie allemaal kan, maar konden dat niet concreet naar onze eisen vertalen. We konden ons niet permitteren om veel tijd te verliezen met partijen die onze noden niet zouden begrijpen.” Van den Bergh knikt: “Het pakket van Business & Decision gaf op veel vlakken de meeste garanties dat wij dat op Belgische leest konden schoeien.” Van De Steene denkt dat het DG EPI erin geslaagd is om de risico’s van de implementatie van een pakketoplossing zo laag mogelijk te houden. “Zo werken we met een cosourcingmodel, waarbij interne mensen mee betrokken worden bij de ontwikkelingen en implementatie. Zo houden we essentiële kennis bij ons. Ook hebben we specifiek naar de broncode gevraagd én de intellectual property op alles wat ze voor ons op maat maken. Daar heeft het consortium ook op een heel creatieve maar correcte manier op geantwoord.”

Data-uitwisseling

De SIDIS-Suite wordt zo modulair en ‘service-oriented’ mogelijk opgebouwd. “Die afweging hebben wij van het begin gemaakt”, stelt Hans Meurisse. “De authentieke bron moet sterk toegankelijk zijn. Het systeem moet gebouwd zijn met eventueel toekomstige staatshervormingen in het achterhoofd. Voor ons was dit de allerlaatste kans om dat te verwezenlijken. Iedereen moet zich in SIDIS kunnen terugvinden, of dat nu La Région Wallonne, of Le Forem, de VDAB of het Vlaamse Departement Onderwijs is.” Of zoals Van den Bergh het uitdrukt: “Er is voortaan nog heel weinig bedreiging van verandering.”

Essentieel is ook de intense data-uitwisseling die op termijn vanuit SIDIS zal kunnen gebeuren, zegt Van De Steene. “Er zal heel wat mogelijk zijn eens die machine draait: links naar de politie, de strafuitvoeringsrechtbanken, Kruispuntbank Sociale Zekerheid, Kruispuntbank Justitie,… Dat maakt ook deel van de ict-strategie binnen DG EPI, waaronder we die infrastructuur voor gedetineerden hebben ( zie kader). De bedoeling is dat de provisioning van de ict-diensten aan onze gedetineerden voor een deel afkomstig is uit SIDIS. De eindgebruiker – de gevangenisdirectie, de psycholoog,… – kan dezelfde interface dan gebruiken om specifieke dingen te gaan doen, bijvoorbeeld de opvolging van een gedetineerde die via de Prison Cloud aan e-learning doet. Uiteraard linken we het systeem ook met facilitair beheer van de gebouwen en met alles wat met middelen te maken heeft: budget en personeel.”

Europees

Tegen eind 2013 moet er al een ‘minimum’-versie van SIDIS draaien, en dat is snel. “We gaan binnen dit en een jaar datgene moeten hebben wat minimum nodig is om een gevangenis operationeel kunnen maken”, zegt Van den Bergh. “Op heel korte termijn zullen we die elementen in Mi-Case detecteren waarmee wij kunnen werken, eventueel met een kleine aanpassing. Daaraan zullen wij de bijkomende vragen toevoegen, die wij nodig vinden om in België aan een degelijk detentiebeheer te kunnen doen. Dat zal met vrij snelle realisaties gebeuren. Wij verwachten dat tegen eind januari 2013 ook al te kunnen laten zien aan onze mensen.”

Het doel is om de nieuwe gevangenissen die volgend jaar klaar zouden moeten zijn van bij het begin te kunnen doen werken met de nieuwe SIDIS-Suite. Hans Meurisse is stellig en streng ten opzichte van de leveranciers: “Iedereen kent de beperkingen. Wij zullen niet degenen zijn die zullen blokkeren en ik aanvaard dat dan ook niet van anderen. Het is ook in het belang van de drie partners van het consortium dat dat lukt. De leverancier die dat hier fatsoenlijk op poten kan zetten, heeft internationaal een sterk strategisch voordeel. Eender welk vergelijkbaar project in Europa win je. En ik weet wat er gaat komen de komende jaren (Meurisse is voorzitter van Europris, het samenwerkingsverband van de verschillende Europese directeurs-generaal van het gevangeniswezen, nvdr). ( Lacht) We hadden eigenlijk een vermindering op de prijs moeten vragen. Je zou als leverancier een dommerik moeten zijn om dat niet te gebruiken.”

Ambitie

Meurisse verlekkert zich al op de positieve publiciteit die de SIDIS-Suite met zich zou kunnen meebrengen. “Eens we klaar zijn, zullen we eens op promotour gaan, dat garandeer ik je.” De ambitie voor de SIDIS-Suite is om van de databank een essentiële authentieke bron voor Justitie in het bijzonder en de overheid in het algemeen te maken. “Wij hebben eigenlijk onze eigen kruispuntbank van mensen die in gevangenissen zitten. We hebben niet enkel de gegevens van die 11.000 gedetineerden, maar ook van al die vorige opsluitingen die vroeg of laat weer boven water komen en van alle elektronische toezichten. Dat is een gigantische hoop mensen bij elkaar.”

Meurisse wil daarom ook gaan samenzitten met Jan Deprest van Fedict, om “van gedachten te wisselen in de brede zin van het woord”. “Ik wil niet te vermetel zijn, maar er bestaat voor 2012-2013 zoiets als Optifed, een tijdelijke cel die als doel heeft de werking van de federale overheid te verbeteren via een sterkere samenwerking tussen de federale overheidsdiensten. Met SIDIS gaan wij in 2013 mogelijkheden bieden, waarover we initieel te weinig lef hebben gehad om de potentiële return-on-investment te becijferen. Voor Optifed zal het vermoedelijk te laat zijn. Maar als er efficiëntiewinsten moeten gegenereerd worden in 2014-2015, dan zal ik toch eens vragen of ze naar hier willen komen kijken.”

Stefan Grommen