Het JustScan-project voor het documentenbeheer van strafdossiers gaat stilaan over van proefproject naar algemene ingebruikname. De sleutel voor het succes: een implementatie in fasen, in nauwe samenwerking met de gebruikers te velde.

Het JustScan-project, dat past in het ruimere kader van de modernisering van Justitie, werd in 2007 gestart toen bleek dat Justitie steeds omvangrijkere dossiers te verwerken kreeg. Strafzaken zoals Dutroux, Beaulieu of Ghislenghien, namen tot 800.000 pagina’s in beslag. “Het gerechtsapparaat heeft steeds meer moeite met de opslag, het transport en de exploitatie van informatie, met alle tijd- en geldverlies van dien”, zegt Phedra Clouner, projectverantwoordelijke bij de FOD Justitie. Een paar jaar geleden werden er al scanners ter beschikking gesteld van bepaalde rechtbanken voor occasionele behoeften, maar “er was nood aan een structurele oplossing”.

Platform

In 2007 vertrouwt de FOD het JustScan-project toe aan Iris. “Bedoeling was een oplossing te vinden om papieren dossiers in een elektronisch formaat om te zetten en de mensen van het gerecht tegelijk een zoekmotor aan de hand te doen.” Justitie koos voor IRISPdf Server van Iris voor de omzetting van papieren documenten, de omzetting van bronbestanden (afbeeldingen) in pdf-documenten, met extractie en exploitatie van de gestructureerde gegevens. Met deze oplossing kunnen het document en de indexering worden gescheiden, bijvoorbeeld op basis van streepjescodes. IRISPdf Server maakt bovendien de optimalisering en compressie van afbeeldingen mogelijk, alsook de opmaak van een gestructureerde index in XML-formaat, en het opstellen van kleine pdf-bestanden met een indexering in full text. Daarnaast kunnen de ambtenare het IRIS DocCenter voor documentenbeheer dossiers klasseren, doorzoeken, afdrukken en publiceren. De applicatie is via een webinterface toegankelijk voor alle magistraten (met geavanceerde beveiligingsoplossingen), maar voor de partijen zijn de dossiers enkel beschikbaar op cd of dvd. Elke site heeft een redundante clusterserver (Raid 5) gekoppeld aan 3 TB opslagruimte, een krachtige scanner (80.000 pagina’s per dag) en de pdf-server voor OCR-doeleinden.

Fasering

“Doorslaggevend voor het succes van JustScan is de aanpak in fasen”, aldus Phedra Clouner. In april 2007 werd een eerste proefproject gelanceerd bij de rechtbank van eerste aanleg in Brussel. Na een evaluatie- en aanpassingsronde begin 2008, werd het systeem uitgebreid naar de hoven van beroep, parketten en rechtbanken van eerste aanleg in Luik, Bergen, Antwerpen en Brugge. “Eind 2008 gebruikten alle proefsites alle gebruiksmogelijkheden van het product voor de afgesloten onderzoeksdossiers. Geleidelijk aan wordt het systeem ook gebruikt voor dossiers tijdens hun samenstelling in de loop van het onderzoek.”

Hoewel het product moest worden aangepast (en dan vooral de interface) om te beantwoorden aan de behoeften van de gebruikers, is Phedra Clouner vooral tevreden over het gebruiksgemak en de positieve betrokkenheid van de gebruikers. “We hebben van bij het begin de gebruikers op hun verantwoordelijkheid willen wijzen en hen vertrouwd willen maken met het concept in het kader van een iteratieve aanpak.” Ze benadrukt ook het sponsorship van de hiërarchie en de noodzaak van het change management. Vooral ook omdat het gerechtsapparaat zeer gehecht is aan zijn onafhankelijkheid. “Met JustScan kan men de werkprocedures rationaliseren en homogeniseren, ook al moet het product zich aanpassen aan de structurering van het dossier en de verschillende werkwijzen in elke rechtbank. Het kan ook leiden tot samenwerkingsverbanden tussen instanties die dat anders niet zouden doen.”

Evolutie

“We zijn nu aan het einde van de eerste fase en gaan de return on investment onder de loep nemen; het gaat tenslotte om het gebruik van overheidsgelden”, beklemtoont de projectverantwoordelijke. Ook al zijn de voordelen duidelijk op het vlak van tijdswinst bij opzoekingswerk, de verspreiding en opslag van dossiers, de beperking van het aantal kopieën van documenten en het aantal verplaatsingen (van dossiers en personen), enz. “De voordelen worden bovendien steeds duidelijker naarmate de installatie van het project vordert.” Er werd al een proefproject gestart in het assisenhof in Bergen, waarmee magistraten tijdens een proces rechtstreeks op hun pc’s kunnen werken.

De uitbreiding van JustScan naar de 27 rechtbanken van eerste aanlag zal trouwens afhangen van de resultaten van de ROI-analyse. “JustScan is een van de fundamenten voor het ruimere moderniseringsproces bij Justitie. En aangezien we een beroep doen op standaardtechnologieën zoals Java, zal de integratie in andere projecten van de FOD Justitie gemakkelijker verlopen. De uiteindelijke doelstelling is de creatie van elektronische dossiers.” Een andere geplande evolutie is de mogelijkheid voor beklaagden om hun dossiers te raadplegen in de gevangenis, maar dan alleen via een extranet en niet via de applicatie zelf. Daardoor zal het aantal verplaatsingen van personen en transporten verminderd worden. Er kunnen ook geen documenten gewist worden. Het is de bedoeling dat de elektronische dossiers vanaf de griffies toegankelijk zullen zijn, met ook hier geavanceerde veiligheidsmaatregelen. “De politieke wil bestaat. Nu moeten we alleen nog de nodige middelen krijgen”, besluit een enthousiaste Phedra Clouner.

Marc Husquinet