Samen met Windows staat Office nog altijd in voor het leeuwendeel van de inkomsten van Microsoft. Volgens Forrester Research gebruikt tachtig procent van de bedrijven een of andere vorm van Office. Na 22 jaar breekt echter een nieuwe fase aan: Microsofts kantoorpakket gaat onder de naam Office 365 naar de cloud, zodat het kan concurreren met (vooral) Google Apps for Business. Is het einde van de lokaal draaiende kantoortoepassingen in zicht?

Office 365 (O365) is de opvolger van Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS), Microsofts rond Exchange Online gebouwde clouddiensten voor grotere bedrijven. BPOS heeft bij ons echter nooit veel brokken gemaakt. Het was eigenlijk niet meer dan een veredelde cloudversie van SharePoint en bedoeld voor grotere bedrijven. Office 365, in bèta sinds oktober 2010 en definitief verkrijgbaar sinds 28 juni van dit jaar, is functioneel uitgebreider, qua beheer eenvoudiger en, vooral, goedkoper dan BPOS. Het biedt voor bedrijven belangrijke extra’s die in BPOS ontbraken, zoals rollengebaseerd rechtenbeheer, single sign-on, synchronisatie met Active Directory, scripting via ondersteuning van Microsoft PowerShell en in-browser editing. In O365 werden alle beheeropties gegroepeerd in één beheerpaneel; ze zitten niet overal verspreid zoals bij BPOS. E-mail, gebaseerd op de online versie van Exchange Server 2010, is de bindende kracht binnen O365, net zoals Gmail de bindende kracht is binnen Google Apps. Ook SharePoint Online 2010 is nog altijd van de partij. Nieuw in Office 365 zijn echter een online versie van Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Voortaan kun je deze Office Web Apps in de cloud gebruiken, zonder dat je lokale versies hoeft te draaien. Daarnaast is in sommige abonnementsformules (zie kader) ook een licentie inbegrepen voor Microsoft Office Professional Plus. Deze cliëntsuite bevat lokaal draaiende versies van Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint Workspace en Word die volledig integreren met Office 365. Ten slotte kunnen bestaande installaties van Microsoft Office 2007 en 2010 ook bestanden bewaren in en openen uit de cloudrepository van Office 365. Hiervoor moet wel een extra filter worden geïnstalleerd. Eveneens geïntegreerd in de duurdere versies is Microsofts communicatiedienst Lync, opvolger van Office Communicator.

O365 versus Google Apps

Op papier biedt Office 365 dus ongeveer dezelfde mogelijkheden als de betalende versie van Google Apps: e-mail, chat, voice- en videocommunicatie, centraal documentbeheer en kantoortoepassingen die volledig in de cloud draaien. Maar Office 365 is zeker geen ‘me too’-product. Om te beginnen richt Microsoft zich volledig op professionele gebruikers, weliswaar van kleine eenmansbedrijfjes tot grote multinationals. Een gratis versie van Office 365 is er echter niet. Belangrijker is dat Office 365 goed integreerbaar is in de bestaande, vooral op Microsoft-technologie gebaseerde it-infrastructuur van het overgrote merendeel van alle bedrijven. De clouddienst kan volledig worden geïntegreerd in Active Directory en ze kan ook naast, of samen met lokale installaties van Exchange, SharePoint en Office 2007-2010 worden gebruikt. Ook werd voorzien in een eenvoudig migratiepad voor wie volledig online wil gaan. Met Google Apps for Business is dit overigens ook allemaal mogelijk. Zo kunnen gebruikers, groepen en contactpersonen automatisch gesynchroniseerd worden met LDAP-servers (waaronder Active Directory, maar bijvoorbeeld ook Lotus Domino) via Google Apps Directory Sync. Google biedt verder verschillende manieren om bestaande e-mailsystemen naar zijn cloudtoepassing te migreren. Maar de manier waarop Office 365 dit allemaal aanpakt, zal bij heel wat systeembeheerders die gepokt en gemazeld zijn in Exchange, SharePoint en Active Directory vertrouwder, en dus minder omslachtig overkomen. Vertrouwdheid is iets waar de ontwikkelaars van Office 365 duidelijk hebben op ingezet.

Integratie

Initieel krijg je een volledig functionerend subdomein onder onmicrosoft.com, bijvoorbeeld in ons geval datatestlab.onmicrosoft.com. Alle gebruikers krijgen een e-mailadres in dit subdomein, bijvoorbeeld jozef@datatestlab.onmicrosoft.com. Dat is tegelijkertijd ook je inlog. Dit subdomein kan vervolgens gebruikt worden zoals elk ander domein, bijvoorbeeld voor het versturen en ontvangen van e-mails, het aanmaken van SharePoint-sites of het creëren van publieke websites. Kleinere organisaties kunnen dit subdomein blijven gebruiken, grotere zullen wellicht hun eigen domeinnaam willen integreren in Office 365. Dat kan pas nadat het setup-proces voltooid is. Het werkt natuurlijk alleen als je toegang hebt tot je eigen DNS-diensten, of de DNS-diensten van je registrar. Net zoals bij Google Apps for Business moet eerst geverifieerd worden of je wel degelijk eigenaar bent van het domein dat je met O365 wil associëren. Die verificatie werkt grotendeels zoals bij Google Apps. Bij Office 365 kun je wel alleen een verificatiecode in je DNS plaatsen (naar keuze TXT of MX). Een verificatiebestand op je website plaatsen werkt hier in tegenstelling tot bij Google niet. Maar het domeinintegratieproces verloopt niettemin vlot. Bovendien geeft Microsoft net zoals Google specifieke verificatie-instructies voor populaire registrars, weliswaar allemaal Amerikaanse.

Heeft je organisatie een Active Directory dan kun je Office 365 ook daarmee integreren. Bovendien kun je ook in een single sign-on (SSO) voorzien. Dit laat je daarna onder andere toe om policy’s zoals wachtwoordvereisten, werkstationrestricties en lock-out controles ook op te leggen aan je cloudgebruikers.

Dit kan allemaal ook met Google Apps, maar daar werkt het heel wat omslachtiger. (Bijvoorbeeld SSO moet je zelf programmeren via de Google Apps SAML (Security Assertion Markup Language) SSO Service; er zijn gelukkig apps van derden beschikbaar die dit voor je kunnen regelen.)

Wel even opletten: als je Office 365 eenmaal synchroniseert met Active Directory kun je dit daarna niet meer uitschakelen. Gesynchroniseerde gebruikers en objecten kun je dan alleen nog bewerken via lokale AD-applicaties. Het is ook mogelijk je lokale gebruikers volledig te migreren naar Office 365 en je lokale AD uit te schakelen. Dat zijn twee verschillende zaken en het is dus belangrijk dat je vooraf goed nadenkt welke weg je wil inslaan: co-existentie van je lokale en cloudgebruikers, of honderd procent de stap naar de cloud zetten. AD synchronisatie gebeurt via het Microsoft Online Services Directory Synchronization Tool. Dit installeer je als beheerder op één pc in het lokale netwerk, maar het kan niet dezelfde pc zijn waarop de AD Federation Services 2.0-dienst geïnstalleerd is. Die dienst is vereist als je vervolgens ook SSO wil voorzien. De pc met het synchronisatietool moet overigens even zwaar beschermd worden als je AD-domeincontroller; alleen bevoegden mogen er toegang toe krijgen.

Gebruikerservaring

Office 365 is standaard beschikbaar in verschillende talen, waaronder ook het Frans en het Nederlands. De gewenste interfacetaal kan voor elke gebruiker apart worden ingesteld. De wijzigingen gebeuren ogenblikkelijk. Google Apps for Business spreekt ook meerdere talen, maar de ‘Next generation’-versie van het beheerpaneel is momenteel alleen in het Engels beschikbaar. Die versie geeft toegang tot prereleasefuncties in Apps die nog niet gelokaliseerd werden.

De functies van O365 zijn gegroepeerd rond vier diensten: Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online en Microsoft Office Desktop Apps. De beheerder dient die een na een te configureren, logischerwijze te beginnen met e-mail. Want net zoals Google Apps is O365 gebouwd rond de e-mailfunctionaliteit, die het hart van het hele systeem is. Toch zijn er belangrijke verschillen tussen de twee clouddiensten. Microsoft vertaalde de ontwerpfilosofie en werking van zijn bekende serverapplicaties naar de cloud. Vanuit het standpunt van de eindgebruiker is er weinig verschil tussen een lokale Exchange-installatie met Outlook als mailclient (al dan niet via OWA of Outlook Web Access) en de cloudversie in Office 365. Dat geldt ook voor SharePoint: een teamsite gebouwd met de cloudversie van SharePoint ziet er vanuit het standpunt van de eindgebruiker even vertrouwd uit als een lokaal draaiende SharePoint-teamsite. Bij Google is zoeken ( search) logischerwijze het centrale paradigma in Apps for Business. Je kunt mappen of folders aanmaken in Gmail, maar in feite zijn dat niet meer dan etiketten (“labels”). De mailclient van Apps kan ook niet goed om met die virtuele folders: als je er heel veel hebt, dan is het moeilijk er het overzicht over te bewaren. Ook is het bij Apps moeilijker dan bij Outlook om handelingen te verrichten op grote hoeveelheden informatie die hetzelfde label hebben (zich “in dezelfde map bevinden”).

Bij Outlook kun je net zo goed je mail doorzoeken als bij Apps, maar de map of folder is het duidelijk voorkeurparadigma waarmee eindgebruikers hun informatie kunnen sorteren en terugvinden. Kortom, eindgebruikers die altijd met Outlook en SharePoint hebben gewerkt, zullen in Office 365 hun vertrouwde manier van werken terugvinden. Dat betekent voor organisaties dat ze nauwelijks bijkomende opleidingskosten hebben: het is wellicht een sterk argument pro Office 365 in veel directiekamers. Bij Google Apps dienen eindgebruikers immers een andere manier van werken leren, waarbij ze veel meer moeten vertrouwen op zoeken in plaats van op informatie organiseren in folders. Dat laatste kan wel, maar het werkt allemaal net iets minder flexibel dan bij Office 365. Functioneel is er misschien weinig verschil tussen beide cloudoplossingen, maar mensen zijn conservatief: de vertrouwde manier van werken die Microsoft aanbiedt met Office 365 zullen veel organisaties wellicht als een pluspunt beschouwen.

E-mailmigratie

Je kunt e-mail naar Exchange Online migreren van Microsoft Exchange 2003, 2007 en 2010. Ook is het mogelijk IMAP-mail te migreren. Dit laatste biedt een potentieel migratiepad van Google Apps naar Office 365. Net zoals je in Google Apps overigens e-mail kunt migreren van Exchange via een specifiek filterprogramma dat op een lokale Windows-pc draait, of via IMAP en, iets wat Office 365 niet heeft, zelfs via POP3. Bij zowel Microsoft als Google kun je in stadia werken of zelfs voorzien in co-existentie tussen een lokaal draaiende Exchange-server en de e-mailserver die in de cloud draait. Simpel is dit evenwel niet. In alle gevallen is het aan te raden proefmigraties uit te voeren en uitvoerig te testen vooraleer er wordt overgegaan tot een definitieve e-mailmigratie.

Office 365 heeft voor grotere organisaties wel de extra mogelijkheid van een hybride Exchange-migratie. Dit houdt in dat lokale en cloud-mailboxen naadloos samen kunnen worden gebruikt, met inbegrip van e-mailrouting tussen beide installaties, message tracking, gedeelde adresboeken en free/busy-informatie in gedeelde en/of openbare agenda’s. Gebruikers kunnen vervolgens een en dezelfde OWA gebruiken om dit hybride mailsysteem te benaderen.

Online samenwerking

Een van de sterke punten van Google Apps is dat meerdere gebruikers tegelijkertijd en in realtime aan hetzelfde document kunnen werken. In Office 365 kan dit alleen voor gebruikers die de Lync-client hebben geïnstalleerd. Dat werkt heel wat omslachtiger. Nog een pluspunt voor Google Apps is dat je documenten eenvoudig kunt delen met externe gebruikers via een directe url. Bij Office 365 moet je hiervoor extra betalen. Google Apps voorziet standaard ook in revisies van documenten. Bij O365 kun je documenten in- en uitchecken, maar een echt revisiesysteem zit er niet in. Google Apps heeft ook een betere ondersteuning voor mobiele clients (Android uiteraard, maar ook iPhone en BlackBerry), waarop je zelfs documenten kunt editeren. Momenteel is de ondersteuning voor mobiele toestellen van O365 heel wat beperkter. Op de meeste clients kun je documenten wel bekijken, maar niet editeren. Daar staat tegenover dat mobiele Outlook-clients naadloos kunnen connecteren met Exchange Online. Als je mobieltje dus Exchange-ondersteuning heeft, dan werkt die zoals voorheen. De mogelijkheden om documenten offline te bewerken is een ander sterk punt van O365. Google Apps for Business werkt op dat vlak heel wat minder flexibel. Andere kant van de medaille is dat de webtoepassingen van Google geavanceerdere functies bieden dan die van O365. Wil je daar meer dan enkele basistaken uitvoeren op een document dan dien je het uit te checken en lokaal te bewerken in MS Office. Google Apps ondersteunt ook veel meer documentformaten dan O365, zowel voor import en export als voor het online bewerken. Zo bekeken biedt Google echte cloudapplicaties aan; Microsoft staat daarin veel minder ver en heeft wellicht ook niet de motivatie om hierin snel verandering te brengen. Het wil wellicht niet te veel zijn lucratieve Office-business kannibaliseren.

Conclusie

We gebruiken Google Apps for Business ongeveer een jaar, terwijl we Office 365 in het kader van deze test maar enkele weken hebben kunnen gebruiken. Een winnaar uitroepen doen we niet, omdat die er volgens ons momenteel niet is (en er wellicht ook nooit zal komen). Beide clouddiensten zijn immers heel erg aan elkaar gewaagd. Allebei hebben ze hun zwakke en sterke punten. Een sterk punt voor Microsoft is de vertrouwdheid en de nauwe integratie met bestaande Microsoft-technologie, die in de overgrote meerderheid van alle bedrijven nog altijd het populairst is. Een verder sterk punt is dat beheerders de eindgebruikersinterface in hoge mate kunnen aanpassen aan de eigen gewoontes en vereisten. Ook kunnen bedrijven zelf ontwikkelde Silverline-, SharePoint- en Visio-apps (laten) integreren in de cloudomgeving. Op die manier kunnen ze vrij eenvoudig bijvoorbeeld specifieke sales-dashboards in de online omgeving voorzien. Google scoort dan weer erg goed inzake openheid, collaboratie en flexibiliteit. Het heeft ook een uitgebreide apps-winkel waarin externe bedrijven heel wat extra functionaliteit voor Google Apps aanbieden, vaak betalend, maar soms ook gratis. Google staat bovendien verder dan Microsoft voor wat betreft het aanbieden van echte webapplicaties, die volledig in de browser draaien. Microsoft is duurder dan Google, maar biedt in ruil daarvoor bij zijn duurdere formules ook een betere ondersteuning dan Google.

Als deze vergelijking ons een ding geleerd heeft, dan is het wel dat de dagen van lokaal geïnstalleerde applicaties geteld zijn. De toekomst is duidelijk aan de cloud. De concurrentie tussen Google en Microsoft valt daarom alleen maar toe te juichen want dat zal de cloudinfrastructuur sneller helemaal volwassen maken.

Jozef Schildermans