Office 365, Microsofts cloudversie van zijn kantoorsoftware, is iets meer dan een jaar beschikbaar. De nieuwe versie, die in de eerste helft van volgend jaar uitgerold zal worden, bevat heel wat nieuwigheden. Office 2013 dat eind dit jaar uitkomt is trouwens de laatste Office-versie die op de klassieke manier wordt verkocht. Het einde van de lokaal draaiende kantoortoepassingen is nu dus echt in zicht.

In Data News nr. 14 van 9 september vorig jaar vergeleken we het toen pas geïntroduceerde Microsoft Office 365 met Google Apps for Business. Geïnteresseerde abonnees vinden dit artikel terug in ons online archief. We concludeerden dat beide kantoorclouddiensten aan elkaar gewaagd zijn, maar onderling toch verschillen. Sterke punten van Office 365 zijn de vertrouwdheid en nauwe integratie met bestaande Microsoft-technologie en het gebruiksvriendelijke beheer. Google Apps for Business scoort goed inzake openheid, collaboratie, flexibiliteit en de beschikbaarheid van apps. Een winnaar was er wat ons betreft niet. Wel voorspelden we dat de dagen van lokaal geïnstalleerd kantoorapplicaties geteld zijn. Een jaar later lijkt dat uit te komen, want ook Microsoft zet vanaf nu voor de volle honderd procent in op software-as-a-service.

Wij testten de preview-versies van Office 365 en Office 2013. Omwille van het preview-karakter voerden we zoals gebruikelijk geen prestatietesten uit. Onze bevindingen dient u ook met enig voorbehoud te lezen, vooral dan voor wat betreft Office 365. Er kan immers nog heel wat veranderen vooraleer het definitief wordt uitgerold. De door ons geteste previewversie van Office 2013 is daarentegen vrijwel dezelfde als degene die vanaf eind dit jaar verkocht zal worden. De nieuwe versie van Office 365 zal voor de zomer van volgend jaar naadloos worden uitgerold bij bestaande gebruikers. Office 2013, dat eind dit jaar uitkomt, werkt samen met de huidige en toekomstige versie van Office 365. Het zal ook de laatste Office-versie zijn die op de klassieke manier wordt verspreid, als kant-en-klare, lokaal draaiende software.

Office 365 Preview

Niet alleen Office 2013 (zie verder), maar ook de nieuwe Office 365 is geoptimaliseerd voor verschillende apparaten. U kunt de software zoals vanouds gebruiken op een klassieke pc of laptop met toetsenbord en muis. Maar ze is ook aangepast aan de aanraakinterface van Windows 8 en dus bruikbaar op tablets en andere computers met aanraakschermen. In Office 365 Preview is die optimalisatie evenwel nog niet voor de volle honderd procent in alle onderdelen doorgevoerd. Het is wel de bedoeling dat dit op termijn gebeurt. Bovendien is het volledige design sowieso aangepast aan de Modern User Interface (UI) van Windows 8 (wat vroeger Metro heette), die we uitgebreid beschreven hebben in het vorige nummer van Data News. Office 365 werkt naadloos samen met Office 2013, ook met de RT-versie die standaard op Windows-tablets aanwezig is. Dit laatste hebben we bij gebrek aan een dergelijke tablet evenwel niet zelf kunnen testen.

Software-streaming

Wat we voor het gemak de cliëntsoftware zullen noemen, hoeft vooraf niet aanwezig te zijn op uw computer. Stel, u moet voor het eerst een PowerPoint-presentatie bewerken, maar de cliëntsoftware ontbreekt op de pc waarmee u werkt. PowerPoint zal dan door Office 365 naar u worden gestreamd. Afhankelijk van de internetverbinding duurt dit enkele seconden tot enkele minuten. U kunt de cliëntsoftware echter direct beginnen gebruiken, want alleen de bits die u direct nodig hebt, worden doorgestuurd. Microsoft noemt dit softwarestreamingmechanisme ‘Office Click-to-Run’ en het bestond al als optie voor sommige onderdelen van Office 2010, maar wordt nu uitgebreid tot alle clientsoftware. Technisch bekeken wordt hierbij trouwens een slimme virtualisatietechniek gebruikt waar we verder niet op ingaan, maar waarover u op het internet meer details kunt vinden. Veronderstel dat u draaitabellen in Excel nodig hebt, dan wordt die functie pas naar uw lokale computer doorgestuurd wanneer u ze gebruikt. U kunt ze daarna ook offline blijven gebruiken. Op dezelfde manier zullen patches, updates en toekomstige nieuwe versies worden uitgerold. Niettemin kunnen it-beheerders die dit zelf in de hand willen houden nog altijd de bestaande deployment-tools blijven gebruiken.

Meereizende inhoud

Zoals u in Windows 8 een roaming-profiel kunt gebruiken om uw desktopervaring virtueel met u mee te nemen, kunt u in Office 365 op alle apparaten dezelfde meereizende inhoud gebruiken. Die ‘roaming content’ geeft toegang tot de documenten waaraan u werkt zodra u op een apparaat inlogt met uw Office 365-profiel. De lijst met recente documenten toont dan de documenten die in de cloud zijn opgeslagen. Wisselen tussen een lokaal- en een bedrijfsprofiel is uiteraard nog altijd mogelijk. Dit gaat overigens verder dan een lijst met recente documenten. Opent u bijvoorbeeld een ‘roaming’ Word-document dan zal dit (na bevestiging) gebeuren op de locatie waar u het laatst aan het bewerken was. Dit dankzij de nieuwe bladwijzerfunctie, waar overigens ook eindgebruikers van Office 2013 van kunnen genieten. Instellingen zoals gebruikersnamen worden uiteraard ook meegenomen.

Office apps kunt u voortaan overal integreren, niet alleen in een menu, maar ook in een document, rekenblad of presentatie. Apps kunnen in html5 en Javascript worden geschreven en werken dan ook binnen de browserversies van de Office-programma’s. Bedrijven kunnen trouwens hun eigen apps ontwikkelen en die via hun eigen, afgeschermde App Catalog binnen Office 365 onder hun medewerkers verspreiden. De achterstand inzake de rijkdom aan beschikbare apps die er nog was ten opzichte van Google Apps for Business is nog niet volledig weggewerkt, maar dit zal naar verwachting over zes maanden wel zijn. Ook al omdat ontwikkelaars gevraagd wordt om zich bij het programmeren van nieuwe apps aan Microsofts Cloud App Model te houden, waarbij vrijelijk SharePoint WSP, Azure Web Deploy, SQL DAC Pack en Office Client Manifests in één app-pakket kunnen worden gegoten.

Beheer en updates

Het beheer van Office 365 is toegespitst op het type gebruiker. Consumenten, thuiswerkers en kleinere bedrijven willen wellicht niet te veel geconfronteerd worden met beheertaken. De admin-omgeving voor de basisversies is daarom heel eenvoudig. Dit is een merkelijk verschil met Google Apps for Business, dat altijd dezelfde ingewikkelde en onoverzichtelijke beheerinterface gebruikt. Grotere bedrijven willen meer controle en die krijgen uiteraard een uitgebreidere beheeromgeving. Enterprise-klanten kunnen er trouwens nog altijd voor kiezen om de hele omgeving op hun eigen servers te zetten, zodat ze de volledige controle behouden en gekende beheerinstrumenten kunnen blijven gebruiken. Het enterprise-beheer van de cloudversie leunt sowieso sterk aan bij het beheer van de lokale versies.

De nieuwe versie van Office 365 wordt ergens in het eerste semester van volgend jaar voor cloudgebruikers als gewone maandelijkse update uitgerold. Ook nu al wordt het product via maandelijkse updates constant vernieuwd (zie de Service Updates-overzichtspagina van Office 365: professionele en kmo-versie: http://tw.gs/zYT8C; enterprise-versie: http://tw.gs/zYT7D). Bijvoorbeeld werd deze maand een pdf-browserviewer in het product geïntegreerd. Bedrijven kunnen er wel voor kiezen om de uitrol van de nieuwe versie voor maximaal zestig dagen uit te stellen. Men zal de nieuwe versie ook eerst bij een pilootgroep van gebruikers kunnen uitrollen. Dan kunnen beheerders ze eerst uitgebreid testen, voor ze in de volledige organisatie uit te rollen. Daarna zal Microsoft alle nieuwe features in Office, Exchange, SharePoint, Lync etc. eerst voor de cloudversies uitbrengen. De lokaal draaiende versies komen pas erna aan de beurt. Het is wellicht de bedoeling van Microsoft om die op termijn uit te faseren, al kan het nog een hele tijd duren voor alle gebruikers en organisaties de definitieve stap naar de cloud zullen zetten. Tot zolang blijven de zogenaamde ‘on premise’ versies verkrijgbaar. Maar die spelen voortaan niet langer de eerste viool voor wat nieuwe ontwikkelingen betreft.

Office 2013 Preview

Wat het eerst opvalt bij de nieuwe Office is zijn minimalistische interface, die beantwoordt aan Microsofts Modern UI-filosofie die geïntroduceerd werd met Windows Phone en Windows 8. Office 2013 moet immers ook werken op tablets. Het lint minimaliseren was al mogelijk bij Office 2010, maar nu gaat dat nog een stap verder: naast de drieling Sluiten/Verkleinen/Minimaliseren staat er op het scherm een vierde pictogram: ‘Full Screen Mode’. (De Nederlandse Preview is nog niet beschikbaar; we gebruiken dus de Engelse termen voor de nieuwe functies.) Als u hier op klikt, verdwijnt gewoon alles. Een ‘Nieuw Blad’ in Word 2013 is dan letterlijk dat: een wit blad op een wit scherm. Alleen de zwarte knipperende cursor verraadt dat uw computer niet is gecrasht. Als u heel goed kijkt, ziet u rechts bovenaan een piepklein pictogram waarmee u de volledige interface weer kunt activeren.

Office 2013 moet niet alleen met een pixelnauwkeurige muis, maar ook met onnauwkeurige vingervegen te bedienen zijn. Daarom plaatste Microsoft een extra knopje op de Quick Access Toolbar: ‘Touch Mode’. Klik of druk erop en het lint spat open, zodat alle knoppen een stuk verder uit elkaar staan. Klik of veeg een tweede keer en alles krimpt terug tot normale proporties.

Integratie

Eindgebruikers die niet met Office 365 werken, kunnen met Office 2013 net zo goed ‘in de cloud’ werken. Ze koppelen Office 2013 gewoon aan hun persoonlijke SkyDrive. SkyDrive is trouwens sowieso de standaardplaats waarin bestanden worden bewaard. De ‘content roaming’ uit Office 365 is evengoed beschikbaar voor gebruikers van Office 2013. De synchronisatie tussen uw SkyDrive-map in de cloud en uw SkyDrive-map op uw pc(‘s) gebeurt automatisch. Dat alles kunt u achteraf natuurlijk aan uw eigen smaak en behoeften aanpassen. Resources die u op het internet vindt, kunt u veelal naadloos in uw documenten plakken zonder ze eerst te downloaden. Dat lukt bijvoorbeeld met foto’s die u in uw SkyDrive bewaart, maar evengoed met video’s die u op YouTube vindt. Bing Search is trouwens geïntegreerd in de nieuwe Office, net zoals Office 365-gebruikers een Bing-achtige geïntegreerde bedrijfsmatige zoekmachine kunnen gebruiken zonder de kantooromgeving te verlaten. (Daarin kan de internetversie van Bing trouwens ook worden geïntegreerd, voor zover de systeembeheerder dit toelaat.)

Ook de koppeling met sociale diensten zoals Facebook, Twitter en Skype behoort tot de mogelijkheden. Skype kan binnen een alleenstaande installatie van Office 2013 of in de basisversies van Office 365 als eenvoudig alternatief voor Lync worden gebruikt. Beheerders van de Office 365 Enterprise-versie kunnen de integratie met externe sociale netwerken overigens beveiligen, beperken of helemaal uitschakelen. Die versie heeft ook in SharePoint gebouwde Twitter- en Facebook-achtige voorzieningen voor intern gebruik, zodat men een bedrijfseigen sociaal netwerk kan opzetten, compleet met interne hashtags, ‘likes’ en instant messaging via Lync.

Snel wisselen tussen verschillende profielen (privé of professioneel) is perfect mogelijk. Rechts bovenaan ziet u steeds met welk profiel u werkt. Als uw profiel een foto bevat, wordt dit in miniatuurvorm getoond. Een lokaal geïnstalleerde Office 2013 kunt u ook probleemloos gebruiken met een bedrijfsmatig Office 365-profiel.

Nieuw startscherm

Start u een Office 2010-applicatie dan krijgt u een blanco exemplaar van een pagina, rekenblad of presentatie voorgeschoteld. In Office 2013 krijgt u een schermvullende pagina met aan de ene kant uw recentste bestanden en aan de andere kant sjablonen (templates). Het lijkt misschien een detail, maar het went bijzonder snel – dat merkt u wanneer u terugkeert naar een oudere versie van Office. Nu we het toch over schermvullende pagina’s hebben: met Office 2010 werd de ‘Backstage User Interface’ geïntroduceerd. Achter de tab ‘Bestand’ van het lint zitten de begrippen Info, Recent, Nieuw, Afdrukken en zo verder. Waar dat voordien pop-up vensters waren, werden dat vanaf toen schermvullende pagina’s. Tenminste: meestal was dat zo. In Office 2013 is dat nu (bijna) overal consequent doorgevoerd in de nieuwe Modern UI stijl. We schrijven “bijna consequent” omdat achter Bestand – Opties nog altijd een pop-up venster zit.

CONCLUSIE

Met Office 365 en Office 2013 zet Microsoft definitief in op de cloud voor zijn kantoor- en bedrijfsoftware. De dagen van lokaal draaiende bedrijfssoftware zijn nu écht geteld, al kan het natuurlijk nog heel lang duren voor alle gebruikers en organisaties volledig overschakelen op het software-as-a-service-model. Ook de gebruikservaring is volledig vernieuwd en aangepast aan de Modern UI van Windows 8. Of Office 2013 de individuele thuisgebruiker op zijn standalone computer voldoende kan motiveren om te upgraden, is zeer de vraag. Echt veel ophefmakende vernieuwingen zitten er voor die gebruiker niet in. Wie thuis twee of drie computers heeft zal in de toekomst trouwens flink dieper in de geldbuidel mogen tasten. We vermoeden dat Microsoft deze gebruikers middels een kleiner prijskaartje wil overtuigen in te tekenen op de verhuurversie van Office. Dat geldt evengoed voor professionelen en bedrijven, maar voor hen zijn er ook praktische en technische redenen de voorkeur te geven aan het verhuurmodel. Zeker kleinere organisaties zonder eigen it-dienst kunnen er hun voordeel mee doen. En de groten behouden ook in de nieuwe versie voldoende controle op wat er achter de schermen inzake beheer gebeurt. Wat de vergelijking met Google Apps for Business betreft, blijven we bij onze conclusie van vorig jaar. Beide producten zijn grotendeels aan elkaar gewaagd. Microsoft doet met de nieuwe versie een hoognodige inhaalbeweging inzake apps en integratie met sociale netwerken. De voorsprong die het had op Google op het gebied van design en gebruikersinterface wordt in de nieuwe versie niet uit handen gegeven, eerder in tegendeel. Het beheer is bij MS Office 365 overzichtelijker dan bij Google Apps. Google Apps blijft wel goedkoper.

Jozef Schildermans / René Paulus