Een grondige herschikking van het telecombeleid levert Katoen Natie een jaarlijkse besparing op van ruim een half miljoen euro. Het bedrijf liet zijn telecominventaris opmaken door Tam Tam Consulting, om daarna grondig te saneren.

De logistieke dienstverlener Katoen Natie heeft haar hoofdzetel in de Antwerpse haven. Daarnaast zijn er tal van vestigingen, verspreid over Europa, Azië, Afrika, Noord- en Zuid-Amerika. Sinds vier jaar staat Ian De Winter als ict-manager aan het hoofd van een team van ongeveer vijftig medewerkers. “Katoen Natie houdt er een echte no-nonsense bedrijfscultuur op na”, vertelt hij. “Die lijn trekken we in de ict-afdeling resoluut door.” Toen De Winter de job van ict-manager aanvaardde, had Katoen Natie net een lange periode van snelle groei doorgemaakt, onder meer via acquisities. Dat zorgde voor een heel heterogene ict-omgeving. Er bestond niet altijd een even duidelijk zicht op het bestaande portfolio, onder meer op het vlak van telecom.

“Het bleek niet zo eenvoudig om een sluitend antwoord te krijgen op een aantal elementaire vragen,” vertelt Ian De Winter. “Welke contracten bestaan er met welke telecomproviders, waar betalen we voor, enzovoort. We hadden nood aan meer transparantie, niet alleen in België, maar ook wereldwijd. We wilden eerst een inventaris opmaken, om daarna te kunnen rationaliseren.” De Winter besliste de zaak grondig uit te spitten, maar moest al snel vaststellen dat Katoen Natie niet over de tools en de expertise beschikt om die job zelf uit te voeren. Daarom schakelde hij de hulp in van Tam Tam Consulting, een bedrijf uit Herentals dat gespecialiseerd is in onder meer telecom audits en telecom expense management.

Ongebruikte lijnen

Tam Tam Consulting maakte voor Katoen Natie een gedetailleerde telecominventaris op: alle hardware, alle lijnen, alle tarieven, enzovoort. Ian De Winter: “Het eerste rapport was meteen een serieuze eye-opener. Maar het bleef een lastige oefening. Er zijn heel veel verschillende bedrijven die onder de groep Katoen Natie vallen, waardoor een geconsolideerd beeld van de telecomuitgaven niet voor de hand ligt. Toch kwamen uit die eerste oefening al heel wat zaken naar boven.” Ongebruikte telefoonlijnen, bijvoorbeeld, waarvoor het bedrijf wel iedere maand abonnementsgeld betaalde, naast een heel verspreid portfolio contracten en abonnementen, bij verschillende operatoren. Het rapport leverde Katoen Natie een eerste aanzet aan om de bestaande telecomomgeving te rationaliseren.

Terwijl het project met Tam Tam al liep, beslist Katoen Natie – onder druk van de economische crisis – alle uitgaven onder de loep te nemen, ook die voor telecom. Ian De Winter: “Plots stonden de onderhoudscontracten met Mitel en Ericsson in vraag. We hebben toen een business case laten opstellen om over te stappen op de openbron-voip-oplossing Asterisk.” Het bedrijf liet een test uitvoeren in een nieuw magazijn dat met telefoons van Mitel was uitgerust. De resultaten bleken bijzonder positief. “Een extra stimulans in de richting van Asterisk was het feit dat we zo een oplossing vonden voor het dure mobiele telefoonverkeer van onze medewerkers vanuit België naar het buitenland.” Asterisk kon er op een eenvoudige manier voor zorgen dat het verkeer niet langer rechtstreeks verliep. De oplossing bleek ook makkelijk te synchroniseren met de smartphones van de medewerkers.

Geval per geval

De goede resultaten met Asterisk stelden Katoen Natie meteen voor een volgende vraag: hoe zou het bedrijf de rest van de telecomomgeving koppelen? Ian De Winter: “We hebben geval per geval de afweging gemaakt. Op sommige plaatsen hebben we alles vervangen door nieuwe ip-centrales en -telefoons. Elders hebben we iets anders bedacht.” De Winter geeft het voorbeeld van een locatie in Thailand, waar hij aan de bestaande Ericsson-centrale een tweede centrale koppelde die over twee pra-kaarten beschikt: één naar de lokale provider en één – via de andere centrale – naar de hoofdzetel in Antwerpen. Op verschillende kleine locaties – onder meer in Canada – koos Katoen Natie dan weer voor Asterisk-appliances. “Aan zo’n appliance kun je acht analoge lijnen hangen. En ook trunking is mogelijk mee.” Intussen wordt langzaam maar zeker duidelijk wat de Asterisk-implementatie Katoen Natie oplevert. Ian De Winter: “Het gaat om een openbronoplossing, dus kosten voor licenties zijn er al niet. Dat is meteen al een groot verschil met vroeger. Tegelijk is Asterisk een makkelijk platform voor de ontwikkeling van telefoon- en computerintegratie.” Ook de behoeften van de mobiele medewerkers heeft Katoen Natie met Asterisk opgelost. Zij kunnen via hun laptop met een softphone bellen. In een volgende fase zal dat ook met een smartphone kunnen. Katoen Natie heeft daarvoor intussen de E-serie van Nokia geselecteerd. “Onze telecomreorganisatie – waarbij we alle contracten bij Mobistar hebben geconsolideerd – vormt een goed voorbeeld van onze no-nonsense cultuur”, vindt Ian De Winter. Het blijkt bovendien een aanpak die veel oplevert. De telecomuitgaven van Katoen Natie bedragen dit jaar nog 46 procent van wat ze in 2008 waren: 485.000 euro in plaats van een miljoen…

Dries Van Damme