Keppel Seghers, Antwerpse dochteronderneming van de Keppel groep, is een engineering- en adviesbedrijf in de sector van de milieutechnologie (waterzuivering, afvalverwerking, verbrandingsovens, zuiveringsstations…).

Iets meer dan een jaar geleden sleepte ze een engineering- en bouwcontract in de wacht in de buurt van Manchester voor afvalverwerking. Naast de opening van een nieuw kantoor zorgt het contract ervoor dat er verschillende onderaannemers en derdenconsultants beheerd worden, “en dat er volop technische documenten (contracten, plannenplan, 3D-modellen, documentatie, certificaten…) uitgewisseld worden tussen alle interveniënten en met de klant”, aldus Jan De Bondt, it-directeur van Keppel Seghers. “Voor de hele duur van het contract (5 jaar) zou het kunnen gaan om 20.000 documenten. Bovendien moet voor de voorschriften inzake opvolging, verificatie, veiligheid en agenda de documentenstroom streng gecontroleerd worden. De contractanten en de klant beschikken elk over afzonderlijke documentsystemen. Wij zelf gebruiken Lotus Notes. Daarom besloten we het samenwerkingsplatform Lotus Quick te implementeren om het geheel te integreren en een extranet te creëren om de documenten te centraliseren en uit te wisselen, de verschillende versies, de goedkeuringsprocessen, de opvolging van de activiteiten… te beheren. Zo wilden we waarborgen dat iedereen beschikt over de laatste versie, over een weerspiegeling van de werkelijke situatie, en snel nieuwe werknemers kan inlichten. Op het eind van het contract zal het bovendien veel gemakkelijker zijn om een volledige database te leveren aan de klant met alle documenten en hun opeenvolgende versies.”

Voor dit project ontwikkelde GFI een proces voor automatisch downloaden en routen: algoritmen sturen de documenten naar de ad hoc dossiers, passen de juiste formaten toe, en worden vervolgens in takenstromen ingevoerd in de vooraf bepaalde stappen. Statistieken die geïmporteerd worden in Excel controleren bovendien de werking van de stromen (goedkeuringstermijnen…).

Het beveiligde platform (ID, paswoord, SSL https) geeft de gebruikers informatie over de status van elk document (voorlopige versie, goedgekeurd voor ontwikkeling of bouw…). Elke toevoeging of wijziging wordt automatisch gemeld aan de betrokkenen. De bestemmeling ontvangt een link naar het document dat voor hem bedoeld is. Iedereen ontvangt de lijst met ter beschikking gestelde documenten en de bevoegde bestemmelingen ervan. Het verzendbericht zelf is onderworpen aan een automatisch proces voor goede ontvangst.

Brigitte Doucet