1.400 medewerkers zonder it-focus beter met elkaar laten samenwerken : dat was de uitdaging waar Kind en Gezin voor stond. De keuze viel op Office 365 en Lync van Microsoft.

Kind en Gezin (K&G) is een agentschap van de Vlaamse overheid dat als opdracht heeft actief bij te dragen tot het welzijn van jonge kinderen en hun gezinnen. Jonge ouders kennen K&G vooral van de kinderopvang en consultatiebureaus. In totaal telt de organisatie 1.400 medewerkers waarvan er zo’n 300 centraal werken. Het merendeel werkt decentraal in lokale en regionale kantoren of legt huisbezoeken af. We spreken dus over flink wat verpleegkundigen en psycho-medische profielen die niet noodzakelijk veel kaas gegeten hebben van it.

Dat belette Kind en Gezin niet om de afgelopen jaren flink te investeren in technologie. Zo is het elektronische kinddossier al sinds 2010 op te vragen door geautoriseerde medewerkers via 3G of via wifi vanuit het datacenter van Kind en Gezin. “Het valt trouwens op hoe we na al die jaren nog steeds klachten binnenkrijgen over gebrekkige 3G-dekking op sommige plaatsen”, voegt Leo Van Loo, afdelingshoofd ICT & Facility bij Kind en Gezin daar aan toe.

OPEN VISIE

De afgelopen jaren is ict bij K&G er vooral op gericht om interne en externe medewerkers efficiënter te laten samenwerken. Na een marktbevraging in 2013 kwam K&G bij Microsoft Lync uit. “Het voordeel is dat we nu ook makkelijker kunnen samenwerken met derden. Denk dan aan het uitwisselen van informatie met allerhande partners binnen de Huizen van het Kind”, zegt Christel Massa die bij K&G dit project trekt.

Wat het documentgedeelte betreft, koos K&G voor Office 365 van Microsoft. “Als we de slotsom maakten, bleek dat de Microsoft-oplossing de meeste voordelen bood”, zegt Leo Van Loo. “Het grote verschil met een speler als Google, is dat Google – toen wij de studie maakten – in zijn oplossing telkens vertrekt van het individu. Bij Microsoft vertrekt men vanuit het team en die aanpak sluit veel beter aan bij wat wij nodig hebben”, aldus Van Loo.

Een bijkomend voordeel is dat de O365-suite op 5 toestellen per werknemer gebruikt kan worden. Werknemers kunnen het dus ook op hun privé-computers en/of -tablets gebruiken. “Dat heeft op die manier meteen ook een stuk de BYOD-uitdaging ingevuld”, zegt Van Loo die wel meteen verduidelijkt dat dit niét wil zeggen dat alles over de cloud kan passeren. “We hebben duidelijke interne richtlijnen gedefinieerd. Het medische dossier bijvoorbeeld is enkel vanop K&G-toestellen toegankelijk. Maar de teamsites, Lync en de agenda- en mailtoepassingen zijn vanop elk systeem te gebruiken.”

SAIT DEED IMPLEMENTATIE

Qua privacy en veiligheid maakt Van Loo zich weinig zorgen. “De cloud is niet noodzakelijk onveiliger dan on-premises infrastructuur. Persoonsgebonden informatie wordt niet bewaard in O365 in het kader van de Belgische privacywetgeving. Hiervoor gebruikt K&G nog altijd haar interne core-toepassingen en Sharepoint on premise“, klinkt het. De meerwaarde van het platform is intussen meer dan bewezen : meer externe samenwerking via de sites, minder fysieke bijlagen via mail en geen vergaderstop door treinstakingen.

Voor de implementatie van Office 365 deed K&G een beroep op integrator SAIT. “Voor ons O365-project waren er 8 gegadigden. Onze interne it-afdeling telt ongeveer 70 mensen. We beseffen zeker dat we als overheid niet alles alleen kunnen en dat we it-partners nodig hebben”, aldus Van Loo.

SAIT is voor K&G trouwens geen onbekende. In april 2012 haalde SAIT het raamcontract binnen voor netwerkapparatuur, bekabeling en ondersteuning : een contract dat nog loopt tot april 2017. “Voor ons is dit zeker een belangrijk contract, want het laat ons toe om ook andere Vlaamse agentschappen te bedienen”, zegt Danny Laurier, sales & development manager bij SAIT.

Sinds oktober is SAIT België dat zo’n 80 medewerkers telt in handen van Securitas België. SAIT blijft wel als een onafhankelijke integrator opereren binnen de groep.

Kristof Van der Stadt