De Federale overheidsdienst Justitie maakt zijn achterstand in de uitvoering van strafopdrachten goed met behulp van bi-tools. “Als je zwart op wit kan aantonen dat er een correlatie is tussen de wachtlijsten en het aantal ambtenaren, dan wordt er sneller geluisterd.”

De afgelopen jaren kwam de federale overheidsdienst Justitie regelmatig op een negatieve manier in de pers. Het ís ook geen geheim dat de opvolging van dossiers vaak tergend traag verloopt. In het bijzonder werden de justitiehuizen, die de alternatieve straffen en maatregelen uitvoeren, met de vinger gewezen omwille van de grote achterstand bij het elektronische toezicht en de autonome werkstraffen. De relatie tussen de minister en de FOD is er de voorbije jaren zelfs danig door verzuurd geraakt. Om daar iets aan te kunnen doen, werd er in 2009 een nieuwe afdeling opgericht binnen het directoraat-generaal Justitiehuizen, namelijk een cel bevoegd voor data-analyse.

“De beslissingnemers binnen de FOD Justitie hebben nood aan zinvolle informatie waarop ze hun beslissingen kunnen baseren”, vertelt projectleider Anabelle Rihoux van het directoraat-generaal. “Probleem was dat men binnen de overheidsdienst met Excel-bestanden werkte, waarbij de gegevens rechtstreeks uit de operationele databank gecopy-pastet werden. Dat veroorzaakte niet enkel performantieproblemen en schommelingen in de cijfers, er werden ook maar weinig kwaliteitscontroles uitgevoerd.”

Eind 2009 is het directoraat-generaal Justitiehuizen (DG MJH) dan begonnen met de ontwikkeling van een datawarehouse mét centraal informatieportaal. Rihoux: “Het DG bestaat uit een centraal bestuur in Brussel en 28 externe justitiehuizen, één per gerechtelijk arrondissement. Bij elk van die lokale justitiehuizen staat er één databank, dat is logisch. Die gegevens worden nu gerepliceerd van de 28 databanken naar drie centrale databases. Van daaruit worden de gegevens gekopieerd en gegroepeerd naar onze datawarehouse voor een analytische exploitatie. Eén van de eerste toepassingen op ons centrale informatieportaal is het BI Dashboard van SAS.”

Overwerkt

Het DG MJH bevindt zich aan het einde van de strafrechtelijke keten. Alle opdrachten die binnenlopen betreffende alternatieve maatregelen, enkelbanden en werkstraffen, moeten zonder uitzondering zo snel mogelijk worden uitgevoerd. “Het probleem is dat onze medewerkers overwerkt zijn, en dat we geconfronteerd worden met wachtlijsten”, klinkt het nog. “Eén van de grote uitdagingen bestaat er in om die achterstand te kunnen beheren en managen. Onze minister vraagt daar ook om.”

Met het BI Dashboard dat werd uitgerold kan iedereen, van het operationele management tot de bevoegde minister, bijhouden hoe groot de achterstand nog is, hoe lang het nog gaat duren eer een dossier behandeld kan worden, wat de impact gaat zijn als er dossiers bijkomen, en wat het gevolg is wanneer er werknemers wegvallen. Bovendien maakt het instrumentenpaneel simulaties mogelijk zodat er kan gekeken worden naar de implicaties van het toevoegen van bijvoorbeeld 500 enkelbanden.

“Het komt er op neer dat onze vorderingen nu van op alle niveaus gevolgd kunnen worden”, aldus de business analist. “Om de 15 dagen stellen we een rapport op voor de minister, wat maakt dat de relatie tussen de FOD en het kabinet flink verbeterd is. Er kan veel sneller gereageerd worden op ministeriële en parlementaire vragen, en heel wat mensen binnen de overheidsdienst rapporteren de cijfers aan hun oversten.”

“Een interessant gevolg is dat het gemakkelijker geworden is om extra middelen los te weken. Als je zwart op wit kan aantonen dat er een correlatie bestaat tussen de achterstand in de dossiers en het aantal ambtenaren, dan wordt er sneller geluisterd. En door te luisteren motiveer je de werknemers. In elk geval hebben we dankzij het Dashboard de achterstand in de behandeling van onze dossiers al met 40 procent kunnen terugdringen. De wachtlijst voor enkelbanden is sinds augustus zelfs met 50 procent gekrompen. Dat zijn mooie resultaten.”

Helikoptervisie

In totaal volgt het BI Dashboard van SAS 8 kernprocessen binnen het directoraat-generaal. 8 kernprocessen in 28 Belgische justitiehuizen. “Begint het te dagen waarom het niet meer werkbaar was met Excel? Telkens we een helikoptervisie wilden krijgen moesten we 28 keer 8 processen in kaart brengen met heel wat knip- en plakwerk tot gevolg. Dat was een vreselijk ondankbare job.”

“Met ons BI Dashboard kunnen we inzoomen op 1 gerechtsgebouw, of op 28 tegelijk. Van op vier grafieken en enkele kleine metertjes kan je in feite alles aflezen. Als je Brussel opvraagt, gaat alles in het teken van de hoofdstad staan, en worden alle indicatoren aangepast.”

“Naar de toekomst toe willen we trouwens nog andere toepassingen van Excel naar ons Dashboard brengen en er een analytische laag aan toevoegen. De tool die de realtime werkdruk meet bijvoorbeeld.”

Frederik Tibau