Bijna 80 procent van de ondervraagden vindt dat het administratieve en logistieke beheer van de mobiele vloot alsmaar meer tijd in beslag neemt. Maar wat veel erger is: ruim een kwart weet niet waar de grootste kost van die vloot zit buiten het eigenlijke abonnementsgeld. Wat is er aan de hand?

Pieter Corneillie windt er alvast geen doekjes om: “Als we puur naar de telecombudgetten kijken, dan zien we een daling. De kostprijs per minuut zakt voor zowel telefonie als data ongelooflijk, maar het volume stijgt. En je moet zwaarder gaan investeren op een ander vlak in de indirecte kosten om de boel draaiende te houden – je mensen moeten ervoor zorgen dat de toestellen regelmatig vervangen worden, de kabeltjes die verloren gaan, diefstal, iemand die zijn toestel laat vallen – allemaal kosten die vaak moeilijk meetbaar of toe te wijzen zijn. Hier hangt een access point aan de muur maar is dat voor de portable die hier staat of voor de acht mensen rond de tafel die daar allemaal gebruik willen van maken?”

BOARD OVERTUIGEN

Erik Lamoral komt er in elk geval rond voor uit: “Als it-departement is het je taak om de kosten transparant te maken en er duidelijk over te communiceren – waar de kosten vandaan komen, als gevolg van welke investeringen. Maar het moeilijke is bewustzijn te creëren bij de raad van bestuur dat zaken die op het eerste gezicht allemaal oké lijken, op termijn kosten zullen meebrengen, gewoon omdat het gedrag er eerst is vooraleer je de kosten ziet.”

Annemie Depuydt ziet ook een verschuiving in de kosten. “Vroeger zaten die kosten elders, bij de technische dienst of de facilities waren zoveel mensen bezig met telefonie. Maar als je centrales aan vervanging toe zijn en je gaat de weg op van unified communications, dan sta je voor een geweldige migratie. We zijn er al drie jaar met een heel team aan bezig.”

Iedereen is het er in elk geval over eens dat de communicatie steeds mobieler wordt, met smartphones en tablets als exponenten. Maar ondanks het feit dat uit onze enquête blijkt dat tweederde van alle tablets door de bedrijven zelf ter beschikking gesteld wordt, is niet iedereen overtuigd van het nut ervan. Bij H. Essers bijvoorbeeld vindt een deel van de mensen een tablet te klein om er sedentair op te werken. En Pieter Corneillie is categoriek: “Het zal nooit een volledige vervanging van de pc worden, het is aanvullend. Idem voor de smartphone, ik ga niet heel de dag aan de telefoon hangen met mijn gsm, welke dan ook. Ik wil een vast toestel om veel te kunnen bellen, voor conference calls, om op speaker te zetten. Of dat nu een softphone is met meer functionaliteiten, dat interesseert me niet. Ik heb een gsm om onderweg bereikbaar te zijn en anderen te kunnen bereiken, meer niet. Mijn tablet is een leesscherm en daar kan ik wat meer mee doen dan een gsm, maar ik ga geen spreadsheets bewerken op dat toestel.”

GEEN PAPIER MEER

De aankoop van tablets en smartphones ligt soms wel zeer gevoelig, geeft hij toe. “Probeer maar eens tegen een bepaalde directeur te zeggen: nee, je krijgt geen tablet want je hebt hem niet nodig. Maar hoe definieer je de kosten van een tablet als je ‘bring your own device’ toelaat? Wie draagt de kosten dan? Binnen it hebben wij wel gewoon de boeken afgeschaft omdat het veel te lang duurt vooraleer bepaalde boeken beschikbaar zijn en ze ook veel te duur worden, en dus hebben we iedereen een tablet gegeven en een abonnement op Safari Books Online waarmee ze dan verder kunnen.”

En hoelang doe je dan met zo’n mobiel toestel? Daarover lopen de meningen nogal uiteen. Bij transportbedrijf H. Essers worden ze op twee tot drie jaar afgeschreven, bij Annemie Depuydt is voor de 220 mensen van de eigen afdeling de afschrijvingskost op twee jaar berekend, inclusief een diefstalverzekering die de werknemers zelf moeten afsluiten. Pieter Corneillie spant de kroon met amper één jaar afschrijving – wat Tom Van Wint met verstomming slaat want het Europacollege standaardiseert op iPhones, toch dure toestellen. “Simpel”, zegt Pieter, “het gaat niet over gigantisch veel toestellen en we hebben toch al vastgesteld dat er mensen zijn die minder dan een jaar met een toestel doen.”

Erik Lamoral wijst hier op een duidelijke anomalie: “Vroeger spraken we wel over langere termijnen, maar nu de toestellen duurder worden, wordt ook de levensduur korter. Bovendien is het er niet eenvoudiger op geworden met al de verschillende tarieven in de Europese landen. Stilaan wordt hier alles wel genormaliseerd maar als je dan buiten Europa gaat, dan sta je plots voor gigantische problemen. Wij hebben vrachtwagens rondrijden met high-security toestellen in Rusland, Saoedi-Arabië, dat is allemaal datacommunicatie die serieuze kosten meebrengt.”

OOK VOOR TOTALE KOSTENPLAATJE

Tom Van Wint pleit ervoor om naar de totale cash-out te kijken, voor je complete it. “Wat heb ik vijf jaar geleden per hoofd uitgegeven en hoeveel nu? Dat is bij iedereen meer, zonder uitzondering. We krijgen er wel meer diensten voor terug maar we geven meer uit. En dan is er nog de beveiliging waaraan niemand echt aandacht lijkt te schenken. Al die nieuwe tools zijn prachtig en leuk om te gebruiken maar het wordt heel gevaarlijk wanneer er bedrijfsprocessen op geënt worden, als men bijvoorbeeld gegevens begint uit te wisselen via Dropbox. Wij hebben geen controle over Dropbox, en de dag dat Dropbox stopt, zullen ze naar ons komen met de vraag wat ze nu moeten doen.”

Volgens Pieter Corneillie zullen de totale kosten voor mobiel gebruik in elk geval stijgen, een beetje afhankelijk van het profiel van de gebruiker. “Als een onderzoeker ‘s avonds nog wat wil doen, dan sta je dat toe, het is een meerwaarde, dat is zeer moeilijk te berekenen maar het draagt ook bij tot de algemene corporatespirit. Maar als je niet wil dat iemand aan een leveringsbon of aan de financiële resultaten kan, dan laat je het niet toe. Wil hij toch een bepaald spelletje spelen, dan moet hij zijn eigen toestel kopen, niet met het corporate device.”

BEVEILIGING EN BACK-UP

Beveiliging van mobiele devices blijft volgens Annemie Depuydt wel een bottleneck, en zij is dan ook met een hele campagne gestart om die bewustwording bij haar mensen te creëren. De meest voor de hand liggende oplossing wordt volgens Tom De Wint een aparte client zodat je enkel met die specifieke clientapplicatie op je device mag connecteren naar het bedrijfsnetwerk. En het bedrijf kan per definitie alles wissen op het moment dat er iets fout loopt als mensen verbonden zijn. “Het probleem is dat die werknemer op dat ogenblik ook wel te kennen moet geven dat zijn toestel verdwenen is. En welke smartphones zijn er die nog genoeg batterij hebben als we bijvoorbeeld een dag wachten om het nog terug te vinden?”, vraagt Pieter Corneillie zich af.

Meteen zijn we aanbeland bij het heikel probleem van back-up en disaster recovery – 25 % van de ondervraagden gaf te kennen niet over dergelijke faciliteiten te beschikken. “Erg moeilijk”, geeft Tom Van Wint toe. “Wij hebben zoveel vestigingen in België. Als wij voor elke vestiging redundantie moeten voorzien en ze met twee lijnen uitrusten, dan kost ons dat handenvol geld. Je maakt dus een risico-inschatting, een kosten-batenanalyse en je leert er mee leven. En je moet niet eens ver in het buitenland gaan zoeken, in Duitsland hebben wij sites die zo afgelegen zijn, soms 6 à 7 km van de bewoonde wereld, dat we al heel tevreden zijn als we nog een koperpaar van Deutsche Telekom kunnen krijgen.”

Frans Godden

“Als we puur naar de telecom-budgetten kijken, dan zien we een daling. De kostprijs per minuut zakt voor zowel telefonie als data ongelooflijk, maar het volume stijgt.