Het gebruik van mobiele data neemt exponentieel toe. Kostenbeheersing voor werknemer én werkgever is een hoofdbekommernis.

Als bedrijf of overheidsinstelling is het budgetteren van de kosten van mobiele data lastig. Het gaat om een jonge markt. De prijzen dalen, maar het is moeilijk om de trend in te schatten en te weten of je tarieven nog goed zitten. De verbruikte volumes nemen snel toe. Het inschatten van het verbruik van verschillende toestellen is ook erg uiteenlopend. Eén van onze leden berekende het gemiddeld maandelijks verbruik binnen het bedrijf: voor Blackberry 75 MB/maand, voor iPhone 250 MB en voor iPads 2 GB. En Proximus biedt Blackberry-abonnementen aan waar het dataverbruik voor e-mail wél, maar surfen niet in zit. Sedert 1 juli werden maximumprijzen vastgelegd voor mobiele data binnen Europa. Jammer dat we uit verschillende hoeken de reactie kregen dat de prijzen buiten Europa verhoogden. Daar is het waterbed weer! Dat dook eerder al op, toen Europa maxima voor de mobiele gesprekken binnen de unie oplegde.

We verwachten van de aanbieders meer eenvoud en transparantie. Ook het uitbreiden van het aanbod van “gedeelde bundels”, waarbij een bedrijf een totaal volume voor alle werknemers kan kopen, i.p.v. de gewenste volumes per werknemersprofiel te moeten inschatten en bij te sturen, is wenselijk. Nu is deze mogelijkheid teveel aan grotere bedrijven voorbehouden. De boodschap voor de ondernemingen is simpel: wakker blijven. Leg de tarieven niet vast voor een langere termijn, tenzij je een benchmarking clausule voorziet. Onderhandel dat het einde van het contract of de hernieuwing ervan geldt voor alle simkaartjes, onafhankelijk van het tijdstip waarop ze werden toegevoegd. Volg het verbruik regelmatig op, zodat je de bundels kan bijsturen. Het dataverbruik verandert immers snel. Kortom: spreek regelmatig met je operator. Uit reacties van verschillende bedrijven blijkt duidelijk dat wie vraagt vaak wint.

Fiscaliteit en sociale zekerheid: vereenvoudiging en duidelijkheid nodig

Alle organisaties van klein tot groot worstelen met de fiscaliteit en sociale zekerheid van smartphones en tablets. Ofwel moet je privé en professioneel gebruik splitsen. De werknemer betaalt het privégedeelte en daarmee is de kous af. Maar waar het voor telefonie nog mogelijk was om privé en werk van elkaar te scheiden, is dat met mobiele data niet haalbaar. Wie betaalt welke apps, wanneer surf je voor het werk en wanneer privé?

Wordt deze splitsing niet gemaakt, dan moet de werknemer voor het privégebruik van een toestel van de werkgever een ‘voordeel alle aard’ betalen. Hiervoor is er geen forfaitaire regeling, al ligt er al jaren een ontwerp-KB klaar. In de praktijk hanteert de RSZ-administratie vaak een forfait van euro12.5 per maand, maar zonder wettelijke grondslag. En onlangs werd n.a.v. een parlementaire vraag gesteld dat de fiscus zich niet aligneert op deze euro 12,5 van de RSZ zolang hiervoor de basis ontbreekt. Gevolg: het bedrijf moet de reële waarde van het voordeel bewijzen. Voor een vergoeding van de communicatiekosten bij ‘bring your own device’: alleen vraagtekens.

Dit betekent onduidelijkheid voor de grote en groeiende groep werknemers die een smartphone of tablet professioneel en privé gebruiken. Beltug pleit voor een eenvoudige en redelijke forfaitaire oplossing.

Nu moeten bedrijven veel energie stoppen in het uitzoeken en opzetten van ingewikkelde systemen om privé en professioneel gebruik te scheiden, die niet houdbaar zijn, en vaak bij werknemers voor frustratie zorgen. Of men moet afspraken maken met RSZ en fiscus. Veel ondernemingen hebben een ruling, maar met uiteenlopende resultaten. Er zijn zelfs regionale verschillen.

Het zou veel beter zijn om deze tijd aan innovatieve toepassingen te besteden.

Het is ook niet correct dat de verschillende voordelen worden opgeteld. Je kan aan een jaarlijks voordeel komen van euro510 (maandbasis: euro 12,5 voor gsm, euro 15 portable, euro 15 tablet, euro 5 simkaart in tablet, euro 5 breedband thuis)! Je leest uiteindelijk maar één keer je e-mail.

Trouwens de regeling voor pc’s is ook dringend aan herziening toe. Het forfaitaire jaarlijks bedrag van euro180 was met de pc-prijzen in 2003 een correct uitgangspunt. Maar ondertussen is deze regeling pervers. In veel bedrijven gaat de pc 4 jaar mee: een voordeel alle aard van maar liefst euro 720! Met de huidige prijzen is dat de kost van een nieuwe pc, voor een computer die van de werkgever blijft.

DANIELLE JACOBS