De maatregelen die de bedrijven namen om hun it-kosten te optimaliseren, zijn niet altijd die die men vermoedt. En de zogenaamde beste maatregelen zijn niet altijd de beste.

Enkele weken geleden hield KPMG België bij 27 van zijn klanten een enquête over wat ze vinden van de optimalisatie van hun informaticakosten in deze crisistijden. De inspanningen die van de bedrijven worden gevraagd om de kosten te doen dalen en/of te optimaliseren, lijken verregaand of zelfs drastisch. 11% van de deelnemers aan de enquête zei dat ze hun it-budget met meer dan 30% moesten verlagen in vergelijking met het vroegere budget. 30% van hen moet hun budget afromen met 20 tot 29%. “Deze doelstellingen zijn zeer agressief”, vindt Dirk Bruyndonckx, senior manager IT Advisory bij KPMG. Die cijfers – maar dat is geen troost – zijn echter niet hoger dan die van de globale vereiste besparing. “Het was nochtans te verwachten dat de gevraagde inspanning op het vlak van it groter is dan in de andere departementen, omdat it in de meeste gevallen nog steeds enkel wordt gezien als een kostenplaats” (63% van de antwoorden).

Zich niet vergissen van middelen

Het snijden in de budgetten heeft vaak tot gevolg dat sommige it-projecten worden stopgezet of bevroren. De duur van dit soort uitstel verandert nogal, maar kan een onrustwekkende omvang aannemen. Kijkt u zelf maar. Minder dan 3 maanden vertraging: 7% van de antwoorden; 3 tot 6 maanden: 22%; 6 tot 12 maanden: 22%; 1 tot 3 jaar: 30%; meer dan 3 jaar: 11%. “Drie jaar is een eeuwigheid in it. Dan kun je evengoed zeggen dat het project dood en begraven is”, aldus Dirk Bruyndonckx. De achterstand wordt hopeloos groot. “Bovendien is het maar de vraag of de ondernemingen de vastgestelde doelstellingen bereiken als ze zich beperken tot de maatregelen die volgens hen voorrang moeten krijgen of de voorkeur verdienen.” Hun keuzes kunnen voor sommigen inderdaad verrassend lijken. De maatregelen die in hun ogen waarschijnlijk de meeste kostenverlagingen teweegbrengen, zijn in deze volgorde: het beheer van de vraag naar it-diensten (20%), een personeelsinkrimping (19%) en het beheer van de contracten en sla’s (10%). Achteraf voldoen de resultaten niet altijd aan de verwachtingen. De scores dalen voor deze 3 parameters immers respectievelijk met 24, 17 en 8%. Initiatieven waarvan in het begin niet werd gedacht dat ze veel besparingen opleveren, blijken in werkelijkheid beter te werken. Dit geldt onder andere voor ‘green it’: slechts 4% van de deelnemers vermeldde dit aanvankelijk in hun ‘top 3’, maar 13% van hen stelde achteraf vast dat dit een van de meest besparende initiatieven is. Er zijn ook enkele opvallende verrassingen: de consolidatie van data centers en de consolidatie en virtualisatie van servers hebben geen succes (resp. 8 en 5% reëel effect vastgesteld). Maar deze zwakke score is zonder twijfel te wijten aan het feit dat er eerder al inspanningen op dit vlak werden gedaan en nieuwe maatregelen leveren daarom minder op.

De buzzwords kennen geen succes

Outsourcing en offshoring leveren ook amper besparingen op (3% van de antwoorden). Kunnen we dan zeggen dat voor de meeste deelnemers de initiatieven die nodig geacht worden, reeds tot het verleden behoren en dat nieuwe inspanningen niet meer aan de orde zijn? Dat valt niet op te maken uit de enquête van KPMG. Cloud computing (dat door KPMG in dezelfde categorie wordt gezet als grid computing en server-based computing) kreeg zelfs geen enkele stem. Idem voor SaaS, shared service centers of, op een ander vlak, de opleidingen of ‘intelligente’ drukprogramma’s (centralisatie, MFP…). Een ander initiatief dat volkomen gemeden wordt – en dat is ook weer verrassend – is licentiebeheer. Mogelijke verklaring: deze licentiekosten vallen onder de verantwoordelijkheid van een centrale zetel, die niet in België gevestigd is. De lokale dochteronderneming bekommert zich dus niet om dit soort zaken. Bewijs is dat 22% van de deelnemers …0% belang hecht aan de licenties in hun budget. 30% schat dat dit tussen 0 en 5% ligt.

Het beheer van it-projectportefeuilles werd ook niet vermeld als een initiatief dat belangstelling waard is voor het beheer van de it-kosten. “Verbazingwekkend als je weet met welke problemen bedrijven kampen op het vlak van projectbeheer”, benadrukt Dirk Bruyndonckx. “Tenzij deze verantwoordelijkheid ook nu weer onder een ander niveau valt, zonder mogelijke interventie van de Belgische zetel…”

De interne (her)facturering van de it-diensten aan de gebruikersdepartementen is een praktijk die nog niet wijd verspreid is. 60% van de deelnemers lijkt dit toe te passen (maar in verschillende proporties). 37% maakt er geen gebruik van. En diegenen die dit wel gebruiken, lijken hun it-afdeling niet echt te laten concurreren met de externe dienstverleners, aangezien de toegepaste tarieven vrij zelden vergeleken worden met die van outsourcers en andere dienstverleners. “Op dat vlak”, vindt KPMG, “is er nog een lang rijpingsproces nodig.”

Brigitte Doucet