Het Klinisch Werk Station (KWS) in het UZ Brussel levert professor Rudi Van De Velde, director departement medical informatics, dit jaar de titel van ‘ICT Manager of the Year’ op. Maar een veel mooiere illustratie van dat succes is het snel stijgende gebruik van dat KWS door intern en extern medisch personeel.

Met ca. 3.000 werknemers en 700 bedden is het UZ Brussel misschien een relatief klein universitair ziekenhuis, maar nog altijd een groot bedrijf. Toch onderstreept Rudi Van De Velde dat het “vooral ook een gasthuis is, waar ‘medevoelen’ het grootste deel van de kwaliteit uitmaakt.” Die empathie mag ook worden verwacht van de ict’ers die iedereen – in eerste, tweede of derdelijnszorg – zonder onderscheid ondersteunen en hun oplossingen zo goed mogelijk op ieders specifieke noden toespitsen. Ook de administratieve diensten van het ziekenhuis en het extern medisch personeel zoals de huisarts moeten van die ondersteuning kunnen gebruik maken. Laatste, niet onbelangrijke vereiste: alles moet betaalbaar en financieel gezond blijven. Het Klinisch Werk Station (KWS) past vlekkeloos in dat patiëntcentrische plaatje van UZ Brussel. Het heeft zich in geen tijd ontpopt tot het aangewezen communicatie- en organisatiemiddel voor alle betrokken partijen.

Meer dan een dossier

Of er dan raakvlakken zijn met het elektronisch patiëntendossier dat toch alle informatie over een patiënt wil verzamelen? Die raakvlakken zijn er natuurlijk, beaamt Rudi Van De Velde, maar zo’n patiëntendossier omvat veel meer dan wat doorgaans gedacht wordt. En het KWS heeft daarop geanticipeerd. Zo biedt het KWS toegang tot een kenniselement, dat het medisch personeel kan helpen bij het nemen van correcte beslissingen. Denk daarbij aan waarschuwingen als blijkt dat een nieuw voorgeschreven product problemen kan geven in combinatie met andere middelen die een patiënt al krijgt. Het systeem bevat ook een door het UZ zelf opgestelde terminologieserver, met al tienduizenden verklaarde termen. Ook kan na een diagnose meteen het hele therapeutische proces in beeld worden gebracht. Geneesheren kunnen hierover informatie ontvangen, en het systeem voorziet controlefuncties of die berichten ook echt en tijdig worden gelezen.

Naast het kennisdeel wijst Van De Velde ook op het “dynamische karakter, op de workflow” bij dat alles. Aanvraag en bevestiging doorlopen een strikte workflow waar veel personeel komt bij kijken. Zo zijn bij een bypassoperatie al gauw 74 mensen betrokken.

Met dergelijke vereisten hoeft het niet te verbazen dat Van De Velde het dossier zelf nog de minste klus noemt. Essentieel was met name de vereiste om makkelijk en snel toegang te verlenen tot de nodige gegevens, en ze omgekeerd even vlot in te voeren. Hiervoor werden verschillende interfaceschermen ontwikkeld, gaande van een grote vrijheid in de interactie (zoals de invoer van vrije tekst), langs formulier-interfaces tot strakke keuzemogelijkheden uit menu’s. Vandaag maken ook geneesheren gebruik van het systeem voor het invoeren en raadplegen van gegevens, en wordt het systeem ca. 70.000 keer per dag geraadpleegd. Ondertussen kunnen ook huisartsen met het systeem communiceren, evenals 21 aangesloten ziekenhuizen, en wordt er gewerkt aan een portaalsite voor patiënten.

De brede aanvaarding en het groeiende gebruik van het systeem is ook een hele prestatie omdat de verschillende medische diensten in ziekenhuizen – 47 in het UZ – vaak uiterst autonome entiteiten zijn met eigen systemen. Door uitgebreid gebruik te maken van ‘prototyping’ waren Van De Velde en zijn team er wel in geslaagd de eindgebruikers nauw bij de zaak te betrekken. Het mappen van ict-oplossingen op medische noden leidde ook tot uitgekiende systemen, zoals het ‘triage systeem’ in het spoedafdeling. Op basis van een aantal erkende medische classificaties, geeft het systeem aan welke patiënten sneller dan andere moeten worden doorgestuurd voor verdere verzorging. Tegelijk wordt ook gemeld welke medische handelingen eventueel zo’n doorsturing nog verhinderen, zodat kan worden ingegrepen.

Soliede technologie

Van De Velde merkt daarbij op dat zijn technologie allicht niet vernieuwend is, maar wel een soliede implementatie van een meerlagenmodel vormt. Naast de applicaties voor de eindgebruiker en de datacomponenten voor de bedrijfsgegevens, werden de proceselementen uitdrukkelijk in de middenlaag ondergebracht. “Er zijn weinig ziekenhuizen in Europa die hun logica zozeer op een apart niveau hebben ondergebracht.”

Daarnaast heeft het UZ gekozen voor een Java 2 EE frame-work en werden ca. 400 componenten gebouwd, waarmee gemeenschappelijke systemen worden ontwikkeld zoals één enkele schedulingcomponent, die vervolgens in afspraken- en planningssystemen wordt aangewend. Het voordeel is dat op die manier een zelfde ‘look and feel’ wordt behouden, wat de leercurve vlakker maakt voor de eindgebruikers. Niet onbelangrijk in een organisatie als het UZ, waar personen wel vaker van dienst veranderen. Het geheel omvat een aantal Swing-gesteunde implementaties (voor de grafische interface) en een rits Enterprise Java Beans. De ict-infrastructuur zelf omvat haast 200 Windows-servers, 15 Solaris-systemen en 20 Linux-systemen, met daarnaast ca. een halve Petabyte opslagruimte voor beelden en videomateriaal. Inzake security wordt gewerkt met groepen, gekoppeld aan een medische dienst. Van De Velde beschikt over 45 personen voor de ondersteuning van zowel de ict-diensten, het telefoniesysteem als het oproepsysteem voor de verpleegkundigen. Hij weet dat hij de ict’ers niet kan lokken met dure wagens, maar stelt daar grote opleidingsinspanningen tegenover. En dat wordt gewaardeerd, want nogal wat ict’ers hebben al 15 jaar of meer anciënniteit. Alle diensten moeten voortdurend beschikbaar zijn, het systeem kan dus niet voor backup of andere doeleinden worden stilgelegd. Alles is dan ook ontdubbeld, inclusief twee datacenterzalen op ca. 2 km afstand. Naast de actieve bestanden van de huidige patiënten (in elektronisch formaat) heeft het UZ Brussel een hele reeks documenten als ‘beelden’ gearchiveerd.

Geslaagd

Naast het stijgend gebruik van het KWS wijst Van De Velde op meer pluspunten van zijn project zoals een grotere tevredenheid van de eindgebruiker en een kostenverlaging “van om en bij de 600.000 euro per jaar, maar het kan ook meer zijn.” Voorts heeft hij dit jaar (en vorig jaar) met geen enkel security-incident te maken gehad. Naast functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid werd dan ook uitvoerig getest op beveiliging – een inspanning die zeker ook in andere sectoren en projecten navolging verdient.

Uiteindelijk zijn er in België “maar twee ziekenhuizen met een eigen systeem; wij en het UZ Leuven.” Het is “een verwezenlijking met een hoge aanvaarding door de eindgebruikers en een lagere cost of ownership. Bovendien blijven we zo baas in eigen buik!”

Natuurlijk is een project als het KWS nooit volledig af en wordt het voortdurend aan gesleuteld. Zo schrijft Van De Velde software na 8 jaar af, omdat hij ervan uitgaat dat tegen die tijd een module volledig is vernieuwd. Het KWS kadert dan ook in een langetermijnplanning, aldus Van De Velde. “Het zal niet lang meer duren of de weelde aan informatie die in het elektronisch medisch dossier wordt aangebracht, zal leiden tot een volgend stadium in het gebruik van die informatie voor diepere bevraging en registratie van het klinisch denken en handelen. Dit zal de KWS 2.0 worden naar analogie met web 2.0,” voorspelt hij. Er blijft dus nog ruimte voor doorgroeien, zeker als Van De Velde zijn KWS vergelijkt met het Gartner generatiemodel voor klinische informatiesystemen.De vierde en vijfde generatie (respectievelijk zo’n systeem als ‘colleague’ en ‘mentor’) zijn nog nergens ter wereld bereikt, maar het UZ Brussel bevindt zich wel al – samen met welgeteld 1,5 procent van de ziekenhuizen in de VS – in de derde generatie, de ‘helper’-generatie (en dus voorbij de respectievelijke ‘collector’ en ‘documentor’ generaties). Hoeft het nog gezegd dat de complexiteit toeneemt met elke generatie?

Guy Kindermans

“Het is een realisatie met een hoge aanvaarding door de eindgebruikers en een lagere cost of ownership”