Willen we straks gewoon weer naar kantoor, net als voor corona? Ja, voor het sociale contact. Neen, omdat we ons vroeger te vaak vastreden, letterlijk en figuurlijk.
Toen we in maart vorig jaar op thuiswerk overstapten, was dat niet bepaald een nieuw concept. Alleen drukte de coronacrisis het op een grote schaal door. “Het leidde tot nieuw inzicht”, zegt Koen Van Beneden, managing director bij HP Belux. “We misten de dagelijkse files niet. We zagen ook in dat het niet nodig is om voor elke kleine, operationele vergadering face-to-face af te spreken.” Tegelijk botsten we al snel ook op de limieten van thuiswerk. “Creatieve vergaderingen vanop afstand bleken niet zo succesvol. We misten het sociale contact en bij sommige collega’s was er een impact op hun motivatie.”
Ergonomie en technologie
De verwachting is dat we na de coronacrisis wellicht één tot drie dagen per week zullen thuiswerken. Om de productiviteit van het thuiswerk te ondersteunen zal de werkgever een extra inspanning moeten leveren. “Het gaat niet alleen om ergonomie – denk aan een goede kantoorstoel of een extra beeldscherm – maar ook om technologie”, vervolgt Van Beneden. “Voor heel wat activiteiten blijft papier een belangrijk werkinstrument, maar voor printing in het thuiskantoor was tot nog toe vaak te weinig aandacht.” Medewerkers die veel de baan op moeten, beschikken dan idealiter over een toestel dat zo goed mogelijk op hun behoeften is afgestemd, zoals een laptop met een lange batterijlevensduur.
Het is dus vooral zoeken naar een nieuw evenwicht: een oefening die voor corona al bezig was. Volgens Securex en Jobat had 25% van de Belgische werknemers fysieke klachten als gevolg van een te hoog stressniveau. Zowat één op tien was een burn-out nabij – of had er één. Een studie van Woods Bagot berekende dat de filedruk op onze wegen de voorbije zeven jaar verdubbelde. Bovendien vonden werknemers het almaar moeilijker om zich los te maken van het werk in hun vrije tijd. Zo las 65% onder hen werkgerelateerde e-mails vlak voor het slapengaan. “Dat er iets moest veranderen, had op zich dus niets met corona te maken”, zegt Van Beneden. “Maar de crisis bood natuurlijk wel de opportuniteit om een lange evolutie in een versneld tempo te realiseren.”
Lichaamstaal
De verwachting is dat het gebruik van videoconferenties straks een belangrijke rol blijft spelen. Door de bruuske overschakeling op thuiswerk maakte het grote publiek het voorbije jaar uitgebreid kennis met het gebruik van video – op zich nochtans ook verre van een nieuw concept. Aan het gemak waarmee we vandaag naar Teams, Zoom of Webex grijpen, ging echter een lang traject vooraf. Paul Docx maakte dat de voorbije dertig jaar vanop de eerste rij mee. In 1990 startte hij Dialog, een bedrijf dat toen overheadprojectoren installeerde. Later kwamen daar beamers en installaties van videoconferentiezalen bij. Pas een jaar of vijf geleden volgde de stap richting software en de bijhorende opleiding.
“Bedrijven erkennen al heel lang het belang van video”, zegt Docx. “Anders zouden ze begin de jaren 2000 toch nooit 100.000 euro hebben uitgegeven aan een volledig uitgeruste videokamer? Een conversatie via video heeft een veel grotere intensiteit dan een telefoongesprek. Onder meer via de lichaamstaal krijg je veel meer informatie mee.” De investering in een video room bleef lange tijd een drempel. De doorbraak van eenvoudige SaaS-toepassingen – Zoom en Teams op kop – hebben de markt volledig veranderd.
Video of samenwerking?
De coronacrisis heeft de adoptie van video versneld. Maar net omdat het snel ging, gebeurde dat in de praktijk bij heel wat bedrijven zonder dat er formele afspraken bestonden. “Een onderneming heeft gemiddeld 3,6 videotoepassingen in gebruik”, zegt Paul Docx. “We zien vaak dat er groepjes ontstaan: sommige medewerkers gebruiken Whatsapp, anderen Zoom, enzovoort.” Het gevolg is dat optimaal contact dan soms toch nog moeilijk blijft. “Er bestaat namelijk geen enkel systeem dat op een optimale manier integreert met alle andere toepassingen”, zegt hij. “Hoewel: onder meer Zoom Room en Teams Room kun je wel al samenbrengen op één NUC (Next Unit of Computing, een soort mini-pc – nvdr.).”
In de realiteit maken bedrijven nog altijd liever een eenduidige keuze. Heel vaak komt dat neer op de afweging tussen Zoom en Teams. “Dat is een moeilijk verhaal”, vindt Docx, “omdat die twee producten vanuit een compleet andere achtergrond zijn vertrokken. Teams is een tool voor online samenwerking, waar Microsoft achteraf – via de overname van Skype – een videocomponent aan heeft toegevoegd. Zoom en Webex zijn van oorsprong videotoepassingen, waarmee je intussen ook wel documenten kunt delen – maar er niet met verschillende personen tegelijk online in kunt werken.”
Ondersteuning vanop afstand
“Het begin van de crisis stond bij bedrijven gelijk met een heuse zoektocht naar digitale oplossingen en vaardigheden”, zegt Hannelore Van Meldert, expert telewerk bij Acerta Consult. “Hoe konden ze hun voornaamste processen vanop afstand verwezenlijken? Daarbij moesten ze ook de ondersteunende processen digitaliseren, zoals samenwerken en communiceren.” Welzijn was daarin een belangrijk aandachtspunt. Medewerkers zijn vanuit hun basisbehoeften op zoek naar betrokkenheid bij een organisatie, maar willen zich tegelijk competent voelen en autonoom hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Van Meldert: “Dat is een hele uitdaging voor bedrijven, net omdat ze veel van die basisbehoeften op kantoor ondersteunen – en plots moest het vanop afstand.”
In het begin van de coronacrisis waren werkgevers vaak mild ten opzichte van hun medewerkers, gelet op de omstandigheden: er was het plotse karakter van een wereldwijde pandemie en iedereen – jonge kinderen en studerende jeugd incluis – zat samen thuis. “Er zijn kaders voor de korte termijn gekomen, met gedragsregels en normen voor de samenwerking van thuis uit”, zegt ze. “Wat nu bij veel bedrijven nog ontbreekt is een structureel kader voor de lange termijn.” Op een bepaald moment zal thuiswerken wellicht niet meer voltijds zijn, maar het zal zeker ook niet helemaal verdwijnen.
Leren doseren
Uit cijfers van Acerta blijkt dat de helft van de medewerkers staat te springen om weer naar kantoor te gaan. De andere helft vindt voltijds thuiswerk oké. “Hoe ga je daar als werkgever mee om, zodat je beide groepen tevreden kunt stellen?”, vraagt Van Meldert zich af. “Werkgever en leidinggevenden zullen kleur moeten bekennen. Ik verwacht een hybride vorm van samenwerken, met het kantoor als ontmoetingsplaats. Voor administratief werk of kenniswerk zullen we thuisblijven. In de praktijk zullen organisaties digitale tools moeten omarmen om zo goed te kunnen samenwerken. En er moeten goede afspraken komen.”
Het gebruik van video is een blijver, daarover is zowat iedereen het eens. Op termijn zal er een nieuw evenwicht ontstaan. Thuiswerk en video alleen zijn niet zaligmakend, zegt Paul Dockx: “We missen de informele contacten bij de koffiehoek, in de gang, op de parking.”
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier