Het bleef lang een oud zeer: partners stellen contracten en andere overeenkomsten digitaal op, maar moeten ze daarna printen om ze te kunnen ondertekenen. LetterSigner vult die blinde vlek in. De oplossing biedt een eenvoudige plug-in voor kmo’s en zelfstandigen die in een Word-document een elektronische handtekening willen invoegen.

LetterSigner is een initiatief van LetterGen. Dat bedrijf is ontstaan in de schoot van BTR Services, dat onder meer projectbeheer, ontwikkeling, consulting en andere ict-dienstverlening biedt aan klanten uit de financiële sector. De focus van LetterGen ligt op de optimalisering van de doorstroming van communicatie bij die financiële bedrijven. “LetterSigner is op een heel natuurlijke manier tot stand gekomen”, zegt managing director Luc Vandergoten. De basis ligt bij een oplossing voor de ondersteuning van commerciële kredieten die het bedrijf eind de jaren ’90 al ontwikkelde. Het is een toepassing die gegevens uit verschillende bronnen – onder meer uit de database van de bank en gegevens van de notaris – samenbrengt in een Word-document, waarmee de bank op een efficiëntere manier de aanvragen voor commerciële kredieten kan behandelen. “Een paar jaar geleden vroeg Bank J. Van Breda ons om in die oplossing het gebruik van de elektronische handtekening te integreren. Die oplossing lag aan de basis van LetterSigner.”

Eenvoudig gezegd komt het erop neer dat LetterSigner een elektronische versie heeft gemaakt van de traditionele, manuele handtekening. Luc Vandergoten legt uit waarom dat manuele aspect belangrijk blijft, ook in de digitale wereld: “Een handtekening heeft verschillende functies. Ze geeft aan wie het document heeft ondertekend, maar onderstreept ook de boodschap van de ondertekende tekst. Daarbij heeft de handtekening een belangrijke ceremoniële waarde. Een gehandtekend document is officieel.” LetterGen hield bij de ontwikkeling van LetterSigner bewust rekening met die aspecten van de manuele handtekening. Bij de meeste digitaal ondertekende documenten valt die ceremoniële functie van de handtekening weg. “Wij hebben dat element bewaard. Onze oplossing voegt een extra knop toe aan Word, waarmee je de velden voor de handtekening in de tekst klaar kunt zetten.”

Stand-alone

Om LetterSigner te gebruiken volstaat een Windows-computer met Word, een kaartlezer en een elektronische identiteitskaart. Wie een document ter ondertekening ontvangt, scrollt naar het handtekeningveld, klikt het aan en plaatst de elektronische ondertekening, gevalideerd door een pincode. Naast de elektronische handtekening voegt LetterSigner een timestamp aan het document toe en controleert de oplossing de geldigheid van de handtekening. “Voor kmo’s en zelfstandigen hebben we een stand-alone toepassing ontwikkeld”, zegt Luc Vandergoten. “Dat laat toe LetterSigner makkelijk in een bestaand proces in te passen. We zien vaak dat bedrijven intern een elektronische documentenstroom hebben uitgewerkt – bijvoorbeeld voor het opstellen van contracten – maar dat de laatste stap nog altijd op papier gebeurt: contracten printen en ter ondertekening doorsturen. Met LetterSigner bieden we een digitale oplossing voor dat sluitstuk van het proces.”

Kostenreductie is de grote drijfveer die LetterGen bij de introductie van LetterSigner naar voren schuift. “Er bestaan cij-

fers over”, weet Luc Vander- goten. “Een bedrijf dat een contract print en ter ondertekening naar een klant of partner opstuurt, betaalt daar ongeveer vijf euro voor. Door het hele proces van de uitwisseling en ondertekening van documenten

papierloos af te werken, kan een bedrijf al snel een mooie kostenbesparing realiseren.” De stand-alone versie van LetterSigner voor kmo’s en zelfstandigen is in de e-shop van LetterGen beschikbaar voor 25 euro. Bij de professionele versie van de oplossing – bedoeld om te integreren in de processen van grote bedrijven – hanteert LetterGen een formule op basis van het aantal gebruikers. Die professionele versie is gebaseerd op pdf en werkt niet alleen met de elektronische identiteitskaart, maar ook met de oplossingen van Certipost, Keynectis en Vasco.

Compleet papierloos

Luc Vandergoten hoopt dat het niet alleen de kostenreductie is die bedrijven naar LetterSigner doet kijken. “Via de digitale handtekening realiseert een onderneming in één klap alle voordelen van een papierloze omgeving”, zegt hij. “Er is de tijdwinst, omdat contracten niet langer met de post over en weer moeten. Tegelijk is een elektronisch document ook veiliger. Het kan niet zoek raken tijdens de verzending, in een pdf kun je niets veranderen of toevoegen aan de tekst, enzovoort.” Voor bedrijven die met grote hoeveelheden documenten omgaan – zoals banken – scha- kelt de papierloze omgeving ook de behoefte aan dure archiefruimte uit. “Bovendien werkt een elektronisch archief sneller en veiliger. Wanneer een medewerker een stuk moet opzoeken in een papieren archief, gaat daar behoorlijk wat tijd over. Er is ook altijd het risico dat het stuk naderhand niet op de juiste plaats wordt teruggeplaatst, waarna het voor altijd verloren is.”

Dries Van Damme