Wanneer een nieuw bedrijf een reeks bestaande producten overneemt, dan is het van cruciaal belang dat de verkoop ervan gewoon verder kan lopen. Om daarin te slagen had Durieu Coatings precies vijf weken om een erp-pakket te implementeren.

Durieu Coatings is actief op de markt van verf en houtbescherming, met de merken Linitop, Sa-dolin en De Keyn. Het bedrijf ging pas in oktober van vorig jaar van start, maar de merken bestaan al veel langer. Tot midden vorig jaar behoorden ze tot de groep AkzoNobel. Toen dat bedrijf ICI overnam, besliste de Europese Commissie dat AkzoNobel de merken Linitop, Sadolin en De Keyn van de hand moest doen om de vrije markt voldoende ruimte te geven. Laurent Schmidt – die eerder al ervaring had opgedaan in de retail – rook zijn kans, en nam de drie merken over. De grootste uitdaging bestond erin de continuïteit van de producten niet te onderbreken. Schmidt zette een organisatiestructuur op poten om de verkoop van de drie merken in België verder te zetten. De klanten zijn voornamelijk warenhuizen en doe-het-zelfzaken.

“De tijdsdruk was enorm. Op vijf weken tijd moesten we operationeel zijn”, vertelt hij. “In die vijf weken moeten we een compleet erp-systeem uitrollen.” Schmidt wilde een geïntegreerd systeem dat hem zou toelaten voorraden en klanten te beheren, en alle productbewegingen en kortingen op te volgen. Hij koos daarbij voor EDI als het communicatiekanaal om bestellingen te ontvangen en facturen uit te sturen. “Het systeem moest bovendien makkelijk moduleerbaar zijn in functie van de drie merken”, stelt Laurent Schmidt. Hij klopte aan bij verschillende leveranciers, maar ze hadden allemaal vrij veel tijd nodig. En die was er niet. “Erp implementeren in vijf weken? Iedereen verklaarde me voor gek.”

Berekende gok

ACE Computer uit Kasteelbrakel dacht daar anders over. Het bedrijf stelde een plan voor om binnen het beschikbare tijdsbestek het erp-pakket Bob 50 van leverancier Sage te implementeren. EdiPax richtte zich op het EDI-gedeelte van de opdracht. “Bob 50 voorziet geen EDI, daarom moesten we wel met een apart ontwikkelde module werken.” Als gevolg daarvan was er bij het project ook een stukje projectmanagement nodig, om een vlotte samenwerking tussen ACE Computer en EdiPax te garanderen. “Het was vooral heel belangrijk dat we vooraf goed wisten wat we nodig hadden. Vooral de parametrisatie van de klanten was erg belangrijk, want bijna iedere klant is uniek: de ene heeft een betalingstermijn van dertig dagen, de andere van zestig dagen, de ene klant wil een verticale factuur, de andere een horizontale, enzovoort, enzovoort.”

De eigenlijke implementatie verliep in etappes. Op drie weken tijd was het gedeelte voor de orderverwerking geïmplementeerd en konden de klanten via edi hun bestellingen plaatsen. Het EDI-luik voor de facturatie was toen nog niet rond. “Daarmee heb ik een risico genomen”, geeft Laurent Schmidt toe. “De eerste drie à vier maanden konden we niet factureren, terwijl we wel al volop aan het leveren waren. Na die tijd was de EDI-module voor de facturatie klaar, en konden we de geleverde producten ook effectief beginnen factureren.” Dat was wellicht een gok, maar het was voor Durieu Coatings nu eenmaal noodzakelijk met de verkoop een vliegende start te nemen.

Flexibiliteit

Van de vijftien medewerkers van Durieu Coatings zijn er zes die Bob 50 intensief gebruiken. “Eén medewerker had al ervaring met een oudere versie van Bob, en ikzelf had vroeger al met een ander erp-pakket gewerkt. Samen met ACE Computer hebben we een reeks trainingssessies georganiseerd. Maar ook daarvoor was er weinig tijd.” De gebruikers moesten er dus meteen invliegen. De eerste dag waren er al vijfhonderd bestellingen, en dat volume bleef toenemen. Laurent Schmidt schat dat Durieu Coatings het eerste jaar aan 30.000 facturen zal komen. “Ik ken bedrijven die na twee jaar erp-implementatie nog altijd aan het bijsturen zijn”, zegt hij. “Wij gingen van start na nauwelijks een paar weken. De flexibiliteit van Bob 50 is daarbij van cruciaal belang gebleken. Uiteraard hebben we moeten sleutelen aan het pakket, maar dat bleek in de praktijk helemaal niet complex.”

Dries Van Damme

De flexibiliteit van Bob 50 is van cruciaal belang gebleken.