Het gebruik van DAVE bezorde de centrale boekhouding van ADMB een grotere efficiëntie, een lagere foutenlast en meer tijdwinst. Tegelijk haalt het bedrijf meer beleidsondersteunende informatie uit de beschikbare data.

ADMB is een dienstengroep die bedrijven, zelfstandigen en particulieren bijstaat op het vlak van sociale wetgeving en personeelsbeleid. Tot de groep behoren onder meer een sociaal secretariaat, een kinderbijslagfonds, een sociale kas voor zelfstandigen, een rekruterings- en selectiebureau, een interimkantoor, enzovoort. Eddy Mortier is afdelingshoofd van de centrale boekhouding bij ADMB. Hij is verantwoordelijk voor de boekhouding op groepsniveau. Zijn dienst telt acht medewerkers. “Ik werk sinds 1973 bij ADMB. Je mag stellen dat ik de informatisering van de boekhouding van heel nabij heb meegemaakt, vanaf de tijd van de ponskaarten en het pionierswerk met de eerste computers.”

Als bij toeval

Vandaag voert ADMB de boekhouding op groepsniveau met het pakket DAVE Accounting. Het gaat om de boekhoudmodule van DAVE, het nieuwe erp-systeem van Just Software. ADMB kwam eigenlijk bij toeval bij DAVE terecht. Kamodata, het bedrijf dat binnen de ADMB-groep instaat voor de aankoop en het beheer van de ict-infrastructuur, was op zoek naar een oplossing voor asset management. Het bedrijf kwam daarvoor terecht bij het Vlaams-Brabantse bedrijf Just Software, dat toen ook het boekhoudpakket Cockpit aanbood. Omdat het makkelijk bleek de systemen voor asset management en boekhouding op elkaar af te stemmen, nam Kamodata ze allebei in huis. “Bij de centrale boekhouding werkten we op dat moment met het boekhoudpakket Exact Globe for Windows”, zegt Eddy Mortier. “Functioneel is die oplossing heel rijk. Maar ik denk dat we hooguit een derde van de mogelijkheden van het pakket ook effectief benutten.”

Toen bleek dat Kamodata door de keuze voor Just Software efficiënter werkte en tijdwinst realiseerde, raakten ook andere partijen in de ADMB-groep geïnteresseerd. De ondersteunende diensten van de groep – waaronder de centrale boekhouding – stapten daarop over naar de producten van Just Software, eerst naar Cockpit, later naar DAVE. “Die overgang gebeurde niet overal gelijk”, legt Eddy Mortier uit. “Een aantal bedrijven ging van Exact via Cockpit naar DAVE. Andere sloegen de tussenstap met Cockpit over.” Omdat Cockpit niet over een sluitende analytische boekhouding beschikte, bleef onder meer het sociaal secretariaat langer met Exact Globe for Windows werken. “Voor die organisatie was het belangrijk om ook de resultaten per kantoor te kunnen inkijken. Met DAVE was ook dat probleem van de baan. Alle migraties verliepen trouwens op een bijzonder eenvoudige manier. Just Software is ter plaatse één conversie komen uitvoeren. Daarna konden we dat makkelijk zelf.”

Tijdwinst

Een belangrijk pluspunt in de keuze voor DAVE is het feit dat Just Software de lay-out van zijn exportfuncties gratis aanbiedt. “Dat is bij andere leveranciers lang niet altijd het geval”, weet Eddy Mortier. “Een voordeel van DAVE is daarbij dat ook de gemiddelde medewerker van een boekhoudafdeling – geen it’er dus – toch heel makkelijk aan de slag gaat met de import- en exportfuncties van het pakket.” Die functies bezorgen ADMB een belangrijke tijdwinst. Omdat de medewerkers geen gegevens meer overtikken, ligt ook de foutenlast heel wat lager. “Vroeger moesten we de resultaten van de verschillende bedrijven printen en handmatig in ons systeem inbrengen. Nu verloopt alles veel vlotter.”

Eddy Mortier geeft het voorbeeld van de loonberekening voor de ADMB-medewerkers, door het eigen sociaal secretariaat. “Het loonberekeningspakket creëert een boekingsdocument voor de boekhouding. Vroeger gebeurde dat op papier. Nu gaat het om een tekstfile die we importeren in Access, en vandaar invoeren in DAVE.” De tijdwinst is navenant. De verwerking van de loongegevens van de hele groep nam vroeger al snel anderhalve tot twee dagen in beslag. Nu gebeurt dat op twee of drie uur. “Bovendien zitten alle gegevens in de database. Ze staan niet langer op een blad papier, ergens in een map in de kast. Met de gegevens uit de database kunnen we allerlei rapporten maken. Dat is informatie die belangrijk kan zijn om het beleid van het bedrijf verder uit te stippelen, informatie die bovendien onmiddellijk beschikbaar is.”

Dries Van Damme

“Een aantal bedrijven ging van Exact via Cockpit naar DAVE. Andere sloegen de tussenstap met Cockpit over.”