“Er is één grote moeilijkheid”, zegt Steve Blood, research vp rond enterprise communication applications bij Gartner. “Er bestaat niet zoiets als een geijkte manier om unified communications te implementeren. Daarom is het niet mogelijk om zomaar voor ieder bedrijf te stellen waar zich de grote voordelen bevinden. Iedere case is anders.” In de praktijk zien we dat de cio in de eerste plaats van unified communications verwacht dat het bedrijf er een kostenvermindering mee kan realiseren. Min of meer op gelijke hoogte bevindt zich de doelstelling om via unified communications processen te innoveren. “In het ideale geval zorgt unified communications voor een combinatie van kostenreductie en innovatie.” Steve Blood geeft een voorbeeld: “Wanneer iedere medewerker een mobiele telefoon heeft, waarom zou je dan nog betalen voor vaste telefoons? Waarom tientallen – bij grote bedrijven soms honderden – pbx’en aankopen en onderhouden wanneer dat via het netwerk ook met één centrale kan?” De besparing zit dus soms in vrij eenvoudige beslissingen.

UC omzeilt vulkaanas

Tegelijk moet een bedrijf ook meer durven doen dan alleen op zoek gaan naar de meest evidente kostenbesparingen. In dat geval kan unified communications ook strategisch belang hebben. “Videoconferencing is zo’n toepassing die bedrijven in de eerste plaats met kostenreductie in verband brachten”, zegt Steve Blood. “Het was om de verlaging van de reiskosten te doen. Maar wanneer een wolk vulkanische as elk vliegverkeer onmogelijk maakt, groeit videoconferencing plots uit tot een tool die de bedrijfscontinuïteit helpt verzekeren. Dankzij videoconferencing hoefde de ceo bijvoorbeeld die belangrijke onderhandeling niet af te zeggen, ook al kon hij niet ter plaatse aanwezig zijn.”

Een ander voorbeeld: wanneer de medewerkers van een bedrijf dankzij unified communications meer thuis, onderweg of op locatie bij de klant kunnen doen – bijvoorbeeld via mobiele toegang tot data en applicaties – dan heeft dat bedrijf misschien minder kantoorruimte nodig. De impact op onder meer facilities management vormt hier dan het punt waarop unified communications meer wordt dan een it-project. “Vergelijk het met de doorbraak van crm”, alsnog Steve Blood. “Bij de opkomst van die software beschouwden we de implementatie van crm voornamelijk als een it-project. Vandaag is crm een wezenlijk onderdeel van de manier van werken van een bedrijf. Met unified communications gaan we dezelfde kant uit.”