Auteursrechtenvereniging Sabam ruilt haar online boekhoudpakket van Exact in voor Oracle Financials. “Het was moeilijk om Exact geïntegreerd te krijgen in de legacy-systemen, wat de mogelijkheden naar de toekomst toe beperkten.”

Sabam is geen eenvoudig bedrijf. De auteursrechtenvereniging zamelt geld in over heel België. Dat geld moet zo snel mogelijk verdeeld worden onder een groot aantal leden. De repartitie gebeurt bijvoorbeeld op basis van hoeveel keer een bepaalde song gespeeld wordt op de radio, of tijdens optredens. De organisatie krijgt met andere woorden een erg grote hoeveelheid data te verwerken, en hoeft qua complexiteit niet onder te doen voor een uit de kluiten gewassen verzekeringskantoor.

In een dergelijke context hoeft het niet te verbazen dat het samenspel van het recent ingevoerde boekhoudpakket Exact en de 16-jaar oude legacy-architectuur snel tegen zijn limieten aanliep. “Niet alleen qua volume begon men zich vragen te stellen, ook bij de flexibiliteit werden al snel kanttekeningen geplaatst”, zegt ict-development manager Frederik Gheyssens. “Sabam is een juridisch gedreven organisatie, die voortdurend te maken krijgt met veranderingen. Van een softwarepakket wordt dan ook verwacht dat het flexibel is, en dat aanpassingen snel doorgevoerd kunnen worden. We kregen een beetje de indruk dat dat met Exact niet altijd mogelijk was. Het systeem was niet agile genoeg.”

Toch waren het vooral de beperkte integratiemogelijkheden met de traditionele en op maat gebouwde (Oracle) systemen van Sabam die de doorslag gaven, en die de directie in de richting van Oracle Financials duwde. “Betalingen die binnenkwamen in Exact, konden bijvoorbeeld niet automatisch ingevoerd worden in de legacy-systemen, dat moest nog manueel gebeuren. Daar wilde men van af.”

Al snel werd er een nieuwe business case opgesteld, die er op neer kwam dat Sabam naar een open systeem zou evolueren, een systeem dat naar de toekomst toe meer mogelijkheden zou bieden op het gebied van workflow. “Exact is een stand alone financieel boekhoudsysteem, en that’s it. Dergelijke pakketten zijn niet gemaakt om naar integratie met grote systemen toe te werken. Oracle Financials is een onderdeel van de erp-suite van Oracle, en kan communiceren met de klassieke software, met de middleware, met xml, en ook wat document management betreft zijn er veel meer mogelijkheden. Bovendien wordt het keer op keer invoeren van dezelfde gegevens tegengegaan, iets wat hoog op het prioriteitenlijstje staat binnen de organisatie.”

Een voor de hand liggende vraag is dan waarom Sabam aanvankelijk toch voor Exact koos. “Misschien is het management op dat moment niet zo goed begeleid geweest (lacht). Neen, serieus, er is toen bewust gekozen voor een gesloten systeem, maar de keuze voor de leverancier en de implementatie dienden op drie maanden tijd al rond te zijn. Daarnaast speelt ook de interne maturiteit op het vlak van enterprise architectuur mee. Het gaat om meer dan alleen maar een boekhoudpakketje kopen, je moet er voor zorgen dat alle bestanden vlot kunnen uitgewisseld worden met de operationele systemen. Gelukkig leeft dat besef nu wel. Vandaag wordt er wel op de lange termijn gedacht.”

“Of Exact volledig geschrapt wordt? Neen, wat er is wordt bewaard, al was het maar voor de historische gegevens. Die worden niet overgepompt naar Oracle Financial. Het is ook niet nodig om die gegevens terug te koppelen. Je moet je financiële gegevens maar een bepaald aantal jaren bewaren, en het is pas na het afsluiten van het fiscale jaar 2011, dat we de switch zullen maken.”

Beperkte scope

Hoewel de integratie van Financials in de legacy-systemen heel wat vlotter zal verlopen, gaat Gheyssens er van uit dat ook straks niet alles van de eerste keer juist zal zitten. “Op het technische vlak zullen er zich niet veel problemen meer voordoen, maar functioneel blijft het moeilijk. Nogmaals: Sabam is een complexe organisatie. Om de haverklap verandert er iets, vaak met terugwerkende kracht, en alles wat aangepast wordt aan de inkomende kant, heeft een impact op de uitgaande zijde. Het is nooit eenrichtingsverkeer.”

Om die complexiteit het hoofd te kunnen bieden, is de scope van het huidige vernieuwingsproject bewust beperkt gehouden. “De digitalisering en de stroomlijning van het proces rond dubieuze debiteuren bijvoorbeeld, mensen of organisaties die niet betaald hebben, is uitgesteld naar volgend jaar. Oorspronkelijk was het de bedoeling om dat nu al mee te nemen, maar dat hebben we gelukkig niet gedaan, om alles niet nóg ingewikkelder te maken.”

Businessverlangen

Opvallend toch dat het in de eerste plaats een verlangen vanuit de business was om iets te doen aan de problemen betreffende het financiële en het operationele. “Bij it leefde de reflex van: we hebben onze legacy, en die draait goed, laat dus maar zo. Exact is ook nooit echt aanvaard geweest. Dat is jammer, want alles wat in een enterprise architectuur past, zou toch de zegen van het it-departement moeten krijgen.”

“Toen Exact binnengehaald werd, leefde niet de reflex dat it verantwoordelijk was voor dat stukje software. Dat is nu helemaal anders, want met Oracle Financial is het it-departement zeer sterk betrokken. Nu zit het boekhoudpakket ook bij hen in de applicatieportfolio, gelukkig maar.”

Frederik Tibau

” We kregen de indruk dat Exact niet agile genoeg was.”