Sinds kort scant Merak ook complete boeken in: een voorbeeld van een dienst waarmee het bedrijf wil duidelijk maken dat het méér doet dan stockeren.

Het in 1977 al opgerichte Merak profileerde zich van bij aanvang als een archiefspecialist, hoofdzakelijk in papier – ‘hard copy’ heet dat dan. “Maar sindsdien is de wereld grondig veranderd, ook wat archiefbeheer betreft”, weet oprichter André Rooms als geen ander. De laatste jaren groeit de afdeling elektronische archivering in belangrijke mate: niet onverwacht, gezien de digitalisering van documentenstromen in heel wat organisaties. “‘Hard copy’ zorgt nog steeds voor het grootste deel van onze omzet, maar het belang van onze oplossingen rond elektronische archivering stijgt wel continu”, bevestigt Merak-ceo Henrik Rooms. De capaciteit voor het digitaliseren van papieren documenten werd in 2012 bijvoorbeeld nog verhoogd met twee eenheden, samen goed voor een theoretische capaciteit van 25.000 eenheden per uur. “Maar we klampen ons zeker niet vast aan papier hoor. De realiteit is wel dat heel wat bedrijven nog in een transitieperiode zitten, waarbij ze naast hun digitale operaties ook nog een aanzienlijk deel met ‘papier’ verwerken. Wij bekijken data in zijn totaliteit, en precies daar denken we meerwaarde te kunnen bieden”, zegt Henrik Rooms.

VAN PAPIER NAAR DIGITAAL

De laatste grote investering van Merak dateert uit 2012, toen het bedrijf in Schelle bij Antwerpen een site van 11.000 m² in gebruik nam voor het archiveren van zowel papieren als digitale dragers (denk aan tape) en dat in klimatologisch optimale omstandigheden. Daarnaast geldt zowat een ‘datacenter’-aanpak voor het hele magazijn, zowel wat beveiliging betreft als noodstroomvoorziening, blusdetectiesystemen en stoffilters. Het hele archiveringsproces gebeurt overigens semi-automatisch. De van een barcode voorziene dozen worden door transportrobots in de racks geplaatst. Niet gesorteerd per klant, maar op basis van gewicht. “Kwestie van de beschikbare ruimte optimaal te benutten, maar ook om security-redenen”, zegt Henrik Rooms, “op de dozen kan je niet zien over welke klant het gaat. Enkel door de barcode op te zoeken, kan iemand intern het te weten komen.”

Op de site in Schelle worden ook documenten gedigitaliseerd – sinds kort dus ook boeken tot A2-formaat. “Daarmee hebben we ons dienstenpakket voor het digitaliseren van papieren documenten nu helemaal vervolledigd”, aldus Henrik Rooms.

Afhankelijk van de wensen van de klant worden de digitale versies bewaard door Merak, dan wel aangeleverd. Wie ze bij Merak laat bewaren, kan via een cloudtoepassing de documenten op elk moment raadplegen. Een archiefinventaris kan online geraadpleegd en beheerd worden. De originele papieren versie wordt daarbij ook bewaard en kan op elk moment opgeroepen worden. Ook professionele vernietiging na een vooraf bepaalde datum is overigens mogelijk.

INTEGRATIE MOGELIJK

Gevraagd naar het businessplaatje blijkt het antwoord niet eenvoudig. “Alles hangt af van de complexiteit”, zegt Henrik Rooms. “Maar een belangrijke factor is uiteraard wel het totale volume.”

De focus legt Merak op een professioneel archiefbeheer – mét sla’s – en een geïntegreerde aanpak die dus zowel een traditioneel als een digitaal archief kan omvatten. Het bedrijf heeft overigens ook een aparte consultancy-afdeling waarbij aan de hand van een stappenplan concrete voorstellen aan potentiële klanten voorgelegd worden. Bijvoorbeeld rond het stroomlijnen van backup-processen of het optimaliseren van workflows.

Maar ook een integratie met de backend-infrastructuur van een klant is mogelijk. “We zijn niet alleen een externe archivaris, maar een volwaardige informaticapartner”, sluit Henrik Rooms af.

Merak stelt in België zo’n 48 mensen tewerk verspreid over 7 vestigingen. Met de filialen in Nederland en Zwitserland, komt het totale aantal personeelsleden op meer dan 110. Vorig jaar realiseerde Merak een omzet van 11,5 miljoen euro. Dit jaar verwacht het bedrijf op 12 miljoen af te klokken. Belangrijke klantenreferenties zijn onder meer Indaver, Santander en Bes-Be (een filiaal van GDF Suez).

Kristof Van der Stadt