Personal information manager (pim) software is een combinatie van agenda-, contacten-, taak- en eenvoudig projectbeheer. Outlook biedt dit natuurlijk al, maar is sterk Windows-gericht. Gelukkig bestaan er multiplatform-alternatieven, waarvan wij er drie hebben getest: Evolution, Informant en Pimero.

Een personal information manager of pim verzamelt en beheert alle soorten informatie die u toelaat om uw (werk)dag zo productief mogelijk te besteden. Mogelijk bent u als Outlook-gebruiker al vertrouwd met wat een personal information manager doet. Maar Outlook is toch op de eerste plaats een Windows-product, dat aan de achterkant een dure en/of ingewikkelde Exchange-server nodig heeft om optimaal zijn werk te doen. Er bestaan lichtere alternatieven, die op meerdere platformen tegelijk werken. Vaak bieden die alternatieven handige extra functies die ontbreken in Outlook. U kunt ze desgewenst ook met of naast Outlook gebruiken.

Uit het uitgebreide aanbod alternatieven kozen we software die u vooraf geruime tijd gratis kunt uitproberen. Om te bepalen of dit soort productiviteitstools echt aan uw behoeftes voldoen, moet u ze immers enige tijd zelf gebruiken. Een pim kiest u niet met kennis van zaken op basis van een verkooppraatje. Alleen de praktijk toont de eventuele waarde ervan. Slechts zo ervaart u of een specifieke pim, die onderling zowel functioneel als inzake interface sterk verschillen, uw persoonlijke productiviteit echt verbetert. We gaven verder de voorkeur aan software met een gelokaliseerde interface.

TESTMETHODE

We geven punten op meer dan meer dan 110 verschillende criteria, verdeeld over de thema’s ‘platform’, ‘clientondersteuning’, ‘mogelijkheden’, ‘interface’, ‘takenfilters’ en ‘beveiliging’. Op basis daarvan berekenen we een relatieve features-score op 100 punten. Relatief betekent dat de producten een functionaliteitsscore krijgen in verhouding tot elkaar: het meeste aantal punten voor het product met de meeste mogelijkheden. Alle informatie hierover vindt u in de tabel die op onze website kunt downloaden.

EVOLUTION

Evolution is de vrije-softwareversie van het ondertussen vijftien jaar oude Ximian Evolution, in 2003 gekocht door Novell en na het verdwijnen van dat bedrijf omgevormd in een GNOME Project dat nog steeds actief wordt onderhouden. De Evolution-client was overigens van bij het begin vrije software. De oorspronkelijke ontwikkelaar Ximian verdiende er geld aan via Ximian Connector dat deze pim met een Microsoft Exchange Server verbond. Bedrijven konden dan besparen door Evolution als gratis client te gebruiken in plaats van het dure Outlook. Toen Novell Ximian kocht, maakte het die Exchange-connector trouwens gratis. Dat Evolution nog altijd wordt onderhouden, is te danken aan Red Hat, dat de verdere ontwikkeling actief ondersteunt. Evolution combineert e-mailbeheer met contacten-, agenda-, taken- en notitiebeheer. De interface lijkt erg op die van Microsoft Outlook. Gegevens kunnen lokaal worden opgeslagen, of centraal in de Evolution Data Server (EDS). Evolution kan ook verbonden worden met pop- en imap-servers of met Microsoft Exchange. Hiervoor bestaan verschillende connectoren, die werken met alle versies van Exchange Server vanaf minstens 2003. De uitwisseling met Exchange gebeurt afhankelijk van de serverversie en het gebruikte Evolution connector-package via mapi, Exchange Web Services (ews) of Outlook Web App (owa). Dit moet wel allemaal door specialisten worden geconfigureerd, want het is niet altijd even eenvoudig om een en ander (behoorlijk) aan de praat te krijgen.

Evolution is de standaard e-mailclient in de populaire Linux-distributies Debian en Fedora. E-mail en andere gegevens uit online accounts die u bijvoorbeeld in recente versies van Fedora configureert (bijvoorbeeld Gmail en Google Apps), worden automatisch overgenomen door Evolution. U hoeft zelf niets te configureren, het wordt allemaal voor u gedaan. De oude OS X- en Windows-versies van Evolution worden wel niet langer actief ontwikkeld. Onder Linux zit de software ondertussen aan versie 3.12. De OS X versie is blijven steken op 2.6, terwijl Windows-gebruikers het moeten doen met Evolution 2.28. Mobiele versies van deze software bestaan er al helemaal niet.

PRAKTIJK

Als u met Outlook kunt werken, dan kunt u ook overweg met Evolution. Beide programma’s bieden grotendeels dezelfde mogelijkheden en hebben een vergelijkbare interface. Evolution steekt iets eenvoudiger in elkaar dan Outlook, wat niet noodzakelijk een slechte zaak en voor een stuk ook bedrieglijk is, want het programma heeft wel degelijk krachtige zoek- en filteropties, alleen moet u er een beetje naar zoeken. Linux-gebruikers zouden natuurlijk de cloudversie van Outlook kunnen gebruiken, maar als ze dat niet willen of kunnen dan hebben ze met Evolution een waardig lokaal draaiend alternatief. Het is jammer dat de Windows- en Mac-versies niet verder ontwikkeld worden. Evenzeer is het jammer dat niemand op basis van de vrij beschikbare broncode op het idee is gekomen om een mobiele versie van Evolution te ontwikkelen (voor zover wij konden terugvinden).

PRESTATIESCORE: 56/100

PRODUCTINFO

PRODUCT: Evolution, wiki.gnome.org/Apps/Evolution

PRIJS: Gratis. Alleen de Linux-versie wordt nog actief ontwikkeld.

INFORMANT

De oorsprong van Informant (voorheen Pocket Informant) gaat terug op een vijftien jaar oude pim-applicatie voor Windows Mobile en daarna ook voor BlackBerry. Het Texaanse bedrijf WebIS concentreert zich sinds enkele jaren echter op Apple iOS en Google Android. WebIS wil de merknaam Informant voor al zijn pim apps invoeren. De versie voor tablets zal Informant heten en die voor smartphones Pocket Informant. WebIS Informant is oneerbiedig uitgedrukt een verbeterde agenda voor iOS en Android. Daarmee is veel, maar niet alles gezegd. Beter is het om te spreken van een ‘agenda-gebaseerde interface’ voor al uw taken. U hoeft de app nooit te verlaten om agenda-items, e-mails, contacten, taken of notities te creëren, te bewerken, te doorzoeken of te bekijken. Met de ingebouwde minitekstverwerker creëert u snel nieuwe informatie, met inbegrip van bijlagen, stijlen en lijsten. U kunt ook taken creëren van binnengekomen e-mails en die taken kunt u groeperen, van visuele en auditieve alarmen voorzien, prioriteren, herhalen, printen of delen met contacten via Airdrop, sms of e-mail. Ondersteuning voor verschillende tijdzones is standaard aanwezig. De TravelAssist-functie automatiseert het beheer van tijdzones door bijvoorbeeld taken die u tijdens een trip creëert aan te maken in de lokale tijdzone. Maakt u een taak aan in een kalender met een specifieke tijdzone, dan negeert TravelAssist deze. Verder kunt u uw agenda voorzien van informatie uit tientallen vooraf ingevulde kalenders, zoals alle publieke feestdagen in een specifiek land. Die dienst wordt aangeboden in samenwerking met Schedjoules en is niet voor alle kalenders gratis.

WebIS heeft een eigen ssl-beveiligde cloudsynchronisatiedienst waarmee u verschillende installaties van Informant van dezelfde informatie kunt voorzien. Deze extra te betalen Informant Sync-dienst hebt u ook nodig als u méér dan alleen taken met Exchange of Outlook wilt synchroniseren (via gSyncIt for Windows). De app zelf heeft alles in huis om informatie uit te wisselen met Google, iCloud, EverNote en Toodledo. Al uw gegevens kunt u automatisch lokaal of in een Dropbox-folder back-uppen.

WebIS verkoopt via zijn website ook Informant Beacons. Dat zijn kleine, goedkope hardwaregadgets met Bluetooth 4.0+LE aan boord die u op willekeurige locaties kunt ophangen. Deze bakens geven wanneer u in hun buurt komt een signaal aan Informant of andere compatibele software en creëren automatisch een taak of andere actie. Ook kunt u ze voor ‘geofencing’ gebruiken, waarbij de app alleen informatie zal tonen die relevant is voor de locatie waar u zich bevindt. Locatiegebonden taken kunt u ook buitenshuis creëren, bijvoorbeeld in een winkel. Wanneer u de volgende keer op een specifieke locatie komt, zal Informant u herinneren aan taken (en notities) die u voor die bewuste locatie hebt ingesteld. Voor gebruikers die op verschillende plaatsen werken en daar specifieke afspraken en taken moeten uitvoeren is de geofencing-mogelijkheid van Informant een godsgeschenk.

PRAKTIJK

Agenda-items, herinneringen (‘reminders’), contacten, locatiegegevens en alarmen kunt u rechtstreeks in Informant bekijken en bewerken, maar dan moet u de app tijdens de initiële configuratie wel de nodige toegangen verlenen. Vervolgens vraagt de app u of u een nieuwe of ervaren gebruiker bent. In het eerste geval worden alleen de essentiële functies geactiveerd en kunt u later op eigen tempo de geavanceerde functies inschakelen. Als u Informant niet kent, is het wellicht een goed idee om de geavanceerde functies voorlopig te negeren, want die zijn erg uitgebreid. Pas als u de app een tijdje gebruikt, zult u de vele opties weten te appreciëren. U kunt Informant op zowat alle denkbare manieren naar uw eigen hand zetten. Informatie toevoegen of bewerken kan ook met snelle veegbewegingen: van boven naar onder om nieuwe informatie te typen en van links naar rechts om essentiële informatie te wijzigen of veelgebruikte opdrachten uit te voeren.

Informant Sync, de eigen cloudsynchronisatiedienst van fabrikant WebIs, werkt tussen alle versies. U kunt de apps zonder Informant Sync gebruiken, maar het is wel de enige manier om cross-platform synchronisatie met Exchange/Outlook-taken, -gebeurtenissen en -notities in te stellen. Verder kunt u als abonnee ook een privé e-mailadres aanmaken waarnaar u berichten kunt sturen die automatisch naar taken worden omgevormd. Op die manier kunt u dus ook taken creëren met willekeurige e-maildiensten.

Informant heeft een overweldigende verzameling features, die beginners gelukkig initieel kunnen negeren. De iOS-versie loopt functioneel iets voor op de Android-versie, al maakt de recent gelanceerde Informant 4 op Android veel van die achterstand goed.

PRESTATIESCORE: 97/100

PRODUCTINFO

PRODUCTEN: Pocket Informant (iOS); Informant 4 (Android); Informant Sync (multi-platform); Informant Beacon, pocketinformant.com/

PRIJS: iOS-versie: a13,99; Android-versie: a8; Informant Sync: $15/gebruiker/jaar; Informant Beacon: $20 per stuk.

PIMERO

Pimero positioneert zich als goedkoop Outlook-alternatief, maar heeft veel meer functies dan alleen agenda-, contacten- en e-mailbeheer. Het is een echte pim, met enkele unieke functies zoals geïntegreerde chat (ook via Skype), een geïntegreerde rss-nieuwslezer en een ‘serial mailer’ voor het verzenden van gepersonaliseerde massamailingen op basis van meer dan dertig verschillende databasevelden. Nog een verschil met Outlook is de op papier zeer brede platformondersteuning. Pimero stelt het voor alsof alle populaire webbrowsers, iOS, Android, BlackBerry, Windows x86, Windows Phone en Windows 8 tablets worden ondersteund. Mac OS X is de opvallendste afwezige in dit lijstje, maar Mac- en Linux-gebruikers kunnen een eenvoudige versie van Pimero via hun webbrowser gebruiken.

Het belangrijkste verschil tussen de Standard en Professional Edition is overigens dat die laatste ook contact en -mailbeheer doet en uw normale e-mailclient dus volledig kan vervangen. De Standard Edition is bedoeld voor gebruikers die Pimero naast en samen met hun gewone e-mailclient willen gebruiken. Eén licentie geeft één gebruiker het recht om Pimero gelijktijdig te gebruiken op twee computers, twee tablets en twee smartphones. U kunt Pimero alleenstaand gebruiken of in de netwerkmodus, waarbij alle gegevens gesynchroniseerd worden tussen alle gebruikers. Via een ‘permission manager’ kunnen gebruikers kiezen welke informatie ze met welke gebruiker(s) delen. Alle data worden steeds lokaal opgeslagen, maar automatisch gesynchroniseerd zodra de gebruiker een netwerkverbinding heeft. Er is ook een geïntegreerde back-upfunctie.

PRAKTIJK

Een configuratiewizard helpt u bij het instellen van alle opties, te beginnen met de keuze tussen een alleenstaande of multi-user installatie. Kiest u voor ‘Multiple Computers’ dan moet u daarna nog de keuze maken tussen de software configureren als server of als client. Bij de serverinstallatie dient u niet alleen een beheerderswachtwoord in te voeren, maar kunt u ook de standaard tcp/ip-poorten voor synchronisatie met Pimero-clients, Google, iPhone, BlackBerry en chat wijzigen. Daarna creëert de wizard een nieuwe database en installeert de Pimero Windows-serverservice. Pimero kan zelf de nodige uitzonderingen toevoegen aan de Windows-firewall. De wizard kan via upnp ook zelf de nodige forwarding-instellingen in uw router creëren zodat clients niet alleen via lan, maar ook via internet met de server kunnen connecteren. Na dit alles kunt u de wizard afsluiten of verdergaan met het creëren van Pimero-gebruikers. Ten slotte kunt u desgewenst ook nog een Pimero-client installeren op de Windows-computer die als server wordt gebruikt. Of u kunt ervoor kiezen om de machine als toegewezen server te gebruiken. In de clientwizard kunt u de ingebouwde Pimero e-mailclient en RSS Reader in- of uitschakelen. Alles werkt heel eenvoudig en is duidelijk gericht op niet-technische gebruikers.

De standaard Pimero-interface heet ‘Seven’ en gebruikt dezelfde lay-out als de recentste versies van Outlook en Office. De indeling in Agenda, Kalender, Taken, Contacten, E-mail en Notities kan moeilijk logischer. U kunt de standaard ‘Seven’-lay-out desgewenst vervangen door vele andere, waaronder ook de look-and-feel van Office 2007. De client bestaat ook in een webversie die Pimero Mobile heet en waarvan de interface geschikt is voor vingerbediening op tablets of smartphones. Pimero Mobile draait op het ip-adres van de server en gebruikt standaard tcp/ip-poort 8087. Aan de mobiele versie is wel nog wat werk, want die bevat momenteel alleen het agendagedeelte van de Windows-client. U kunt uw agenda en taken en die van uw teamgenoten bekijken en bewerken, maar voor alle andere mogelijkheden hebt u de Windows-client nodig. De Android- en iOS-software is evenmin een volledige mobiele versie van Pimero, maar zorgt voor de synchronisatie tussen Pimero en uw mobiele agenda en contacten.

Gebruikers configureren zelf de gewenste synchronisaties met bijvoorbeeld Google. De beheerder kan in de Server Administrator wel bekijken welke ‘partnerships’ er door gebruikers zijn gecreëerd, maar die niet wijzigen. De Google-synchronisatie werkt in principe ook met Google Apps for Business, maar tijdens de test slaagden we er niet in om deze configuratie rond te krijgen. We raakten niet verder dan het bevestigen van de toestemmingen die Pimero aan Google vraagt, daarna verscheen een leeg scherm met een melding dat de gevraagde url niet kan worden gevonden. De tweefactor Google-authenticatieprocedure wordt blijkbaar nog niet ondersteund.

Pimero is interessant als u een Windows-gebruiker bent, maar voegt (te) weinig toe aan de functionaliteit die bijvoorbeeld Outlook ook biedt. Op papier lijken de mobiele en webversies interessant, maar ze zijn momenteel te weinig uitgewerkt om een echt alternatief voor de rijk uitgewerkte Windows-client te vormen.

PRESTATIESCORE: 43/100

PRODUCTINFO

PRODUCT: Pimero, www.pimero.com

PRIJS: Standard Edition: $68; Professional Edition: $98.

CONCLUSIE

Linux-gebruikers hebben met Evolution een waardig alternatief voor de Outlook-client. Pimero schiet als goedkoop Outlook-alternatief tekort. De informatie waarmee dit product verkocht wordt is ook enigszins misleidend. Zo is het niet écht multiplatform. Informant is een zeer interessante pim voor smartphone- en tabletgebruikers, met veel extra functies, zoals geofencing, die voor een beginnende gebruiker verwarrend kunnen overkomen. Maar het is zeker een app die nuttig kan zijn als vervanger of aanvulling van Outlook en/of Evolution.

Raadpleeg de tabel op onze website voor gedetailleerde productinformatie en uitgebreide testcijfers: http://datane.knack.be/PIM2014nl

Jozef Schildermans