Het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek kiest voor de cloud met Google for Work. De oplossing ondersteunt tijd- en plaatsonafhankelijk werken en biedt tegelijk een forse kostenbesparing.

Het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek (INBO) is het Vlaams onderzoeks- en kenniscentrum voor natuur en het duurzame beheer en gebruik ervan. Concreet vormt het INBO de wetenschappelijke poot van het beleid van het departement leefmilieu, natuur en energie van de Vlaamse overheid. Het INBO telt 215 medewerkers. “We staan zelf voor het ict-beheer van het instituut in”, zegt Daniël Du Seuil, diensthoofd informatie- en datacentrum bij het INBO.

Het ict operations team van de dienst telt vier medewerkers en runt onder meer een eigen datacenter. De hoge eisen die het instituut stelt aan de beschikbaarheid en veiligheid van de ict-systemen – in combinatie met de noodzaak om te besparen – verplichtten het INBO om verschillende elementen van zijn ict-beleid in vraag te stellen.

“Zo zijn we erbij gekomen na te gaan of het ons voordeel zou opleveren om bepaalde applicaties naar de cloud te verplaatsen”, vervolgt Daniël Du Seuil. “We spraken onder meer met de collega’s van het Agentschap Wegen en Verkeer, die al ervaring hadden met Google. Ook heel wat medewerkers maken privé gebruik van cloudtoepassingen.” Uiteindelijk besliste het INBO te kiezen voor Google for Work. De oplossing bezorgt de medewerkers in de eerste plaats toegang tot e-mail en agenda – van op om het even welke locatie en met om het even welk toestel. Google for Work vervangt bij het INBO het gebruik van Microsoft Exchange. De kosten de licentie, opslag en back-up van Exchange vallen volledig weg.

BETERE INTERNE EN EXTERNE SAMENWERKING

Daarnaast ondersteunt Google for Work de samenwerking tussen collega’s en partners, via Google Hangouts en Google Chromebox for Meetings. In het kader van plaats- en tijdonafhankelijk werken voorziet de Vlaamse overheid dat alle medewerkers op termijn minstens twee dagen per week kunnen thuiswerken. Vergaderingen met collega’s – al dan niet op verplaatsing – zullen daardoor vaak online plaatsvinden. Met Google Apps (for Work) biedt de nieuwe omgeving tot slot ook een alternatief voor de traditionele Microsoft-programma’s voor tekstverwerking, presentaties en spreadsheets.

De introductie van Google for Work past binnen de doelstelling van de Vlaamse overheid om tegen 2020 het nieuwe werken te implementeren. De tools laten de medewerkers van het INBO toe om plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Begin 2015 nam het INBO de eerste tools in gebruik. Implementatiepartner Minkco voorzag de nodige ondersteuning bij de migratie en bij het opzetten van de opleidingstrajecten.

MAILBOX ZONDER ZORGEN

Van weerstand tegen de nieuwe werkomgeving was nauwelijks sprake. “In het begin was er hier en daar iemand met wat heimwee naar de oude toepassingen”, zegt Daniël Du Seuil. “Maar ook die medewerkers zijn intussen overtuigd van de nieuwe omgeving. De uptime die we vandaag hebben is totaal niet te vergelijken met hoe het vroeger was.”

Niet alleen zijn e-mail en agenda altijd beschikbaar, ook de vroegere begrenzing van de mailboxen is weggevallen. “Dat zorgt voor meer comfort. Vroeger raakten mailboxen snel overvol.”

Tegelijk realiseert het INBO een aanzienlijke besparing. “De nieuwe omgeving kost makkelijk twee tot drie keer minder in vergelijking met vroeger, zeker wanneer we alles in rekening brengen, zoals de verminderde noodzaak aan support en de verhoogde efficiëntie bij de medewerkers.” Op termijn plant het INBO de volledige overstap naar de cloud. Het instituut zal het eigen datacenter afbouwen en in de toekomst alle documenten online bewaren op Google Drive.

Dries Van Damme