Snel raadpleegbare informatie en elektronische invulformulieren op een intranet. Met die wapens tracht de Gentse en Antwerpse politie er voor te zorgen dat agenten meer tijd hebben voor het echte politiewerk.

Met 1250 personeelsleden verspreid over 13 locaties wordt een goed intranet al snel noodzakelijk om informatie snel en vlot te laten doorstromen doorheen de organisatie. Omdat dat met het oude intranet niet meer mogelijk was, besloot Politiezone Gent in 2008 om op zoek te gaan naar een vervanger. Via Digipolis, de ict-dienstenleverancier van de stad, werd een bestek opgesteld. Aangezien Digipolis ook it-diensten biedt aan de stad Antwerpen, werd al snel beslist om een gemeenschappelijke deler én schaalvoordelen te zoeken. “Het dupliceren van een omgeving is makkelijker dan twee aparte omgevingen op te zette. En de behoeftes van beide politiezones bleken toch vrij gelijkaardig”, weet Bart Stichelmans van Digipolis. Maar liefst 14 kandidaten dienden een dossier in. “Opmerkelijk was meteen dat 8 van die 14 dossiers gebaseerd waren op Sharepoint”, zegt Pieter Rogiers van Politiezone Gent. Naast drie Sharepoint-dossiers haalde ook nog een oplossing op basis van het open source pakket Alfresco de shortlist.

Bij de onderhandelingen die volgden waren prijs en kwaliteit de belangrijkste criteria. Uiteindelijk kwam Uniway er als beste uit. “De demo van hun Sharepoint 2007 oplossing en de referentiebezoeken waren goed en het FAST-verhaal was heel overtuigend”, zegt Rogiers. De vraag naar taxonomie en ver doorgedreven zoekfunctionaliteit was immers een belangrijk onderdeel van het lastenboek. Al bleek het achteraf wel een huzarenstukje om FAST te koppelen aan Sharepoint. “In versie 2010 is er een standaard koppeling voorzien. Maar voor versie 2007 is dat niet het geval. De connector van FAST bleek bovendien helemaal niet goed. Pas nadat ze ons een nieuwe versie konden leveren, raakten de problemen opgelost”, herinnert Raf Vanhoren van Uniway zich nog levendig.

De moeilijkste fase in het project was volgens Pieter Rogiers de functionele diepteanalyse die broodnodig was, aangezien in het originele bestek geen technologische keuzes gepreciseerd werden. “We hebben heel wat moeilijke gesprekken gehad waarbij we steeds moesten blijven waken over de originele scope en over de verwachte schaalvoordelen”, zegt hij. Uniway van zijn kant trachtte zo weinig mogelijk maatwerk uit te voeren. Niet alleen om de voor de hand liggende budgettaire redenen, maar ook om eventuele toekomstige migraties zo min mogelijk te hinderen. Ook bij Digipolis werd daar aan gedacht. “Zo hebben wij de licenties in bulk aangekocht en meteen geopteerd voor 2010-licenties met dus toch een installatie van versie 2007. Mochten we later willen upgraden, zijn de licenties er in ieder geval al klaar voor”, zegt Bart Stichelmans.

Gescheiden van Hilde

Belangrijk in het hele verhaal is dat het intranet geïmplementeerd werd op het eigen administratieve netwerk van Politiezone Gent, dat volledig gescheiden is van het politienetwerk Hilde. Dat is een bewuste keuze geweest om vrijer zonder restricties van de federale telematicadienst dingen te kunnen doen binnen het korps. “E-mailen doen we bijvoorbeeld via dat netwerk – anders zouden mails via Brussel moeten gaan, met vertraging als er grote bijlages aan hangen”, geeft Pieter Rogiers een voorbeeld. Op het eigen administratieve netwerk doen we dan weer géén politionele taken zoals het echte speurwerk of het uitschrijven van pv’s gebeuren. Toch blijkt die strikte scheiding ook een zekere belemmering. “Ik zie wel veel toepassingen voor politionele zaken in Sharepoint, maar die kunnen we niet toevoegen. We zitten nu eenmaal met een strikt gescheiden netwerk waarbij de nodige poorten niet open mogen. Er komt nu wel een dynamiek op gang zodat gerechtelijke info veilig blijft maar dat we tegelijk voor operationele zaken iets flexibeler kunnen werken. Ik ben er van overtuigd dat het wel zal evolueren”, besluit Rogiers.

Kristof Van der Stadt