Wie niet rijk is, moet slim wezen. Zo kan je de samenwerking tussen het Lotus F1 Team en Avanade omschrijven.

Voor een Formule 1 team is tijd letterlijk goud waard, en ‘just in time’ nog meer. “Als een stuk niet ter plaatse is op het weekend van de race, kan het niet helpen winnen en is de kans verkeken. Die komt nooit meer terug, want de volgende race is weer anders”, aldus Graeme Hackland, it/is director van het Lotus F1 Team. En “hoe meer stukken je kan testen, hoe groter de kans dat het winnende stuk erbij zit!”

GROOT EN KLEIN

Voor een klein team als Lotus F1 Team – klein in vergelijking met de ‘big budget’ teams, want zelf is het toch een kloek middelgroot bedrijf met een 550 werknemers – is een optimalisering van de processen, zowel bij de ontwikkeling, productie en testen van onderdelen en producten cruciaal om op te boksen tegen de groten. Precies hierbij helpt Avanade het Lotus F1 Team, waarvan het sinds een jaartje ‘technology partner’ is.

Avanade zelf is een bedrijf in gedeeld bezit van Microsoft en Accenture, dat zowel grote bedrijven (in samenwerking met Accenture) als middelgrote bedrijven voorziet van diensten rond Microsoft-producten als erp (Dynamics), samenwerkingstools (Sharepoint) en dies meer. Daarbij wordt ook uitdrukkelijk aan ‘transformational outsourcing’ gedaan, door bestaande informatiediensten op een vernieuwde wijze aan te bieden. Marc Sorée, v-p country lead Belux, beschikt hiervoor over twee vestigingen in ons land, nabij Gent (het overgenomen Quadreon, met MS Dynamics activiteiten) en bij Vilvoorde.

TIJDSDRUK

Avanade mikt op bedrijven die willen “groot worden”, heet het, maar dat is niet altijd zo. “We willen niet drie maal groter worden, maar een betere ondersteuning van de werking door de ict, en in het bijzonder flexibeler werken,” aldus Hackland. Wanneer het team drie jaar geleden van eigenaar veranderde, werd dan ook de werking grondig doorgelicht in functie van de levenscyclus van de producten.

Een sleutelaspect was een betere doorstroming van informatie binnen en tussen afdelingen, zodat “het ook echt de beste ideeën zijn die aan bod komen. [… ] Vaak beschikte de chief designer niet over alle informatie die hij moest hebben, [… ] met teveel ‘Excel’ verkeer.” Dat resulteerde dan weer in een suboptimaal gebruik van informatie en resources. Samen met Avanade wordt gewerkt aan het herwerken van de bedrijfsprocessen, waarbij met een belangrijke rol weggelegd voor SharePoint. Avanade hielp onder meer om een eerdere poging om SharePoint te introduceren, te optimaliseren.

Die bedrijfsprocessen zijn dan ook behoorlijk complex. Eén keer per jaar kent de wagen een groot redesign, maar nadien stopt het nooit, want hierop wordt gedurende het hele jaar door gewerkt. Het is een constante leercyclus om de wagens sneller te maken, want “als je geen groot budget hebt, is het cruciaal de goede keuzes te maken. Het is een geheel van kleine dingen die het doen.”

Alles moet ook tegen elkaar worden afgewogen, want de computertijd die een team aan simulaties besteedt, moet verplicht in een strikte verhouding staan tot bijvoorbeeld de tijd voor testen in de windtunnel. En om die laatste van voldoende stukken te voorzien, moet het team dan weer zijn 8 ‘additive manufacturing’ systemen (3D printing) maximaal laten renderen. Immers, “hoe meer stukken kunnen worden getest, hoe groter de kans is dat het winnende stuk er tussen zit. Wekelijks worden zo’n 600 stukken getest in de windtunnel.”

OP TIJD

En het kan op dagen aankomen, want in de week voor een race gaat het ontwikkelingsproces nog op volle snelheid door, ook na het vertrek van de vrachtwagens. Het is dan ook niet ongebruikelijk dat de laatste man die het vliegtuig neemt naar het circuit, nog wat valliezen met extra stukken meekrijgt – het record staat momenteel op 22 valiezen. Met daarbij ooit een complete neusvleugel voor een F1-racewagen. Kortom, als Avanade helpt hét stuk te produceren en dat tijdig op het circuit geraakt, heeft men geholpen om te winnen. Anderzijds voorkomt een betere informatie-uitwisseling en planning ook dat overbodige stukken worden geproduceerd.

Voor Avanade was het overigens geen kwestie om F1- experten aan te bieden, dan wel goede personen met besef van de tijdsdruk waaronder een F1-team staat. En voor Avanade zelf was het Lotus F1 Team ook aantrekkelijk om mee in zee te gaan, omwille van hun ‘fighting spirit,” aldus Marc Sorée.

Guy Kindermans