Uiterlijk lijkt er nauwelijks een verschil tussen Microsoft Office 2013 en 2016, maar onder de motorkap veranderde er wel heel wat. Veel méér dan bij de vorige versie omarmt de nieuwe Office samenwerking rond documenten in de cloud en dit op alle denkbare platformen. Bedrijven en gebruikers die een abonnement nemen, krijgen voortaan elke maand nieuwe mogelijkheden. Koopt u een klassieke licentie dan krijgt u die maandelijkse vernieuwingen niet.

Het heeft een tijdje geduurd, maar met Office 2016 lijkt Microsoft eindelijk een afdoend antwoord te hebben gevonden op Google Docs en Apps. De nieuwe Office biedt dezelfde sterke cloud-samenwerkingsmogelijkheden die de kantooromgeving van Google vooral bij kleinere bedrijven zo populair maakt. Zo bewerkt u in de belangrijkste Office-applicaties voortaan net op dezelfde manier als in Google Docs in real time met anderen hetzelfde document. De Office-kantoorapplicaties zijn echter veel krachtiger dan die van Google Apps. Het lijkt een winnende combinatie waar Google volgens ons maar moeilijk een antwoord kan op vinden, zeker wanneer het erop aankomt om de wat grotere organisaties te overtuigen Office in te ruilen voor Apps. Office 2016 bevat trouwens enkele vernieuwingen die ook kleinere cloud-spelers zoals Slack (geïntegreerde chat), Trello en Asana (taakbeheer) en Prezi (zakelijke slides) pijn zullen doen. Wat die diensten en apps bieden, krijgt u immers ‘gratis’ bij de nieuwe Office, dus waarom zou u er dan nog apart voor bijbetalen ?

MAANDELIJKS VERNIEUWD

Ook betreffende prijsstelling positioneert Microsoft zich duidelijk als het ‘premium’-aanbod in de markt voor kantoorsoftware. Voor zover functioneel vergelijkbaar (wat gedeeltelijk het geval is) kost Office 2016 bij elk uitrustingsniveau altijd net iets méér dan Google Apps. Klassieke licenties zijn nog verkrijgbaar voor de Home & Student-, Home & Business- en Professional-versies van Office 2016, maar Microsoft duwt zijn klanten duidelijk in de richting van de verschillende abonnementsformules die in de markt gezet worden onder de merknaam Office 365. Zo gingen de prijzen van de klassieke Office 2016-licenties met vijf à zeven procent de hoogte in, terwijl de Office 365-abonnementsprijzen ongewijzigd bleven.

De abonnementsformules lijken, wanneer we de volledige rekening maken, financieel interessanter. Zo kunnen thuisgebruikers hun Office 365 Home-versie op vijf verschillende pc’s installeren. Office 365 wordt bovendien maandelijks bijgewerkt. Microsoft belooft inderdaad om elke maand nieuwigheden toe te voegen. Dat gaat dan niet noodzakelijkerwijs over nieuwe softwarefuncties, het kunnen ook nieuwe templates voor Office en PowerPoint zijn, of nieuwe grafieken voor Excel. Koopt u een klassieke licentie, dan hebt u geen recht op die maandelijkse toevoegingen en ontvangt u die pas als en wanneer er een service pack uitkomt.

INTERFACE

Office 2016 lijkt uiterlijk als twee druppels water op zijn voorganger, waarvan abonnees een uitgebreide review terugvinden in ons online archief. De belangrijkste en meest zichtbare wijziging is het kleuraccent van elke applicatie bovenaan : blauw voor Word, groen voor Excel, oranje voor PowerPoint, paars voor OneNote etc. De interface oogt even rechthoekig en relatief kaal als bij Office 2013, maar is nu iets minder oogverblindend wit. De subtiele kleuraccenten zagen we eerder al bij de mobiele Office-apps. De web- en computer-apps passen nu naadloos in dat rijtje. Verder zijn er enkele kleine veranderingen, zoals het verder uit elkaar staan van de piepkleine pictogrammen van de Quick Acces Toolbar. Op die manier kunt u ze eenvoudiger met uw vinger aantikken wanneer u Office in de aanraakmodus gebruikt. Nadeel is wel dat u minder van die Quick Access-pictogrammen aan de bovenkant van het programma kunt vastklikken, iets waar sommige gebruikers dan weer over klagen op het internet.

ASSISTENT

Nog een subtiele, maar functioneel significante wijziging aan de interface is de ‘Tell me what you want to do… ‘-regel die opmerkzame gebruikers zien naast het Office-menu in Word, Excel en PowerPoint (voorafgegaan door een gloeilamp-pictogram). Sommige lezers herinneren zich wellicht nog de irritante en redelijk infantiele Clippy Assistent die Microsoft samen met Office 97 introduceerde, maar in Office XP weer uitschakelde en in Office 2007 zelfs helemaal verwijderde. Die ‘Tell me what you want to do…’ is eigenlijk de subtielere, minder infantiele en slimmere opvolger van Clippy. U typt wat u wil doen en Office toont u hoe het moet. Noem het een interactief helpsysteem, hoewel de normale helpfunctie van Office uiteraard ook bruikbaar blijft.

De Office Assistent probeert slim te voorspellen wat u wil doen. Als u bijvoorbeeld rechts op een woord klikt en in de assistent ‘make’ typt, toont het afrolmenu al direct relevante keuzes zoals ‘bold’. We gebruiken om redenen van consistentie en duidelijkheid de Engelse interfacetermen in deze review, maar de nieuwe Office-assistent kunt u uiteraard ook gewoon in het Nederlands of het Frans bevragen. U hoeft uw computermuis daarbij niet eens naar boven in het menu te verplaatsen. Met de toetsencombinatie Alt-Q bevraagt u de assistent zonder dat u uw handen van het toetsenbord neemt. ‘Tell Me…’ kunt u bijvoorbeeld ook gebruiken om het aantal woorden in uw document te kennen. U typt dan gewoon ‘count words’ of ‘characters’.

CORTANA

De Office Assistent heeft overigens niets te maken met Cortana, Microsoft’s universele persoonlijke computerassistent die één van de hoofdkenmerken van Windows 10 is. Microsoft wil Cortana op termijn in alles integreren. Ook bij Office 2016 maakt het een begin van die Cortana-integratie, al is het allemaal nog erg primitief. Uiteraard werkt het alleen in de taaledities waarvoor Cortana beschikbaar is, dus momenteel nog niet in het Nederlands. Beheerders kunnen Cortana bovendien centraal uitschakelen in hun Office 365-organisatie. Omgekeerd moet elke individuele gebruiker Cortana ook autoriseren op zijn of haar eigen systeem. In Office is Cortana momenteel vooral nuttig wanneer het aan de agenda’s, taken en reminders van gebruikers kan. U kunt Cortana bijvoorbeeld vragen aan welke recente documenten uzelf of een collega werkt, maar veel verder gaat de integratie met Office 2016 momenteel niet. In een data- of privacygevoelige omgeving schakelt u het momenteel volgens ons beter niet in. De gegevens die Cortana met zijn cloud-systemen uitwisselt, worden immers niet beschermd door het Office 365 Trust Center, de geïntegreerde cloud-security van Office 2016.

SLIM OPZOEKEN

De nieuwe onderzoeksassistent ‘Smart Lookup’ vervangt de geïntegreerde Bing-search uit oudere Office-versies. De functie is beschikbaar in Word, Excel, PowerPoint en Outlook. In andere apps zoals OneNote 2016 wordt nog de oudere ‘Lookup’-functie gebruikt. Door rechts te klikken op een woord en deze optie te kiezen, lanceert u het geïntegreerde ‘Insights’-zoekpaneel waarmee u zonder Office te verlaten informatie opzoekt in Bing Snapshot, Wikipedia, Bing Image Search, Oxford English Dictionary en het web. Het Insights-paneel toont een klein deel van de gevonden tekst of definitie. Klikt u erop om méér te lezen dan opent die informatie gewoon in de standaard webbrowser. Woordenboekdefinities zijn er momenteel overigens nog niet in het Frans of het Nederlands. Ook is het niet duidelijk of en hoe u de standaardzoekmachine Bing door een alternatief zoals Google kunt vervangen. Bij de vorige Office-versies moest dit via een omslachtige ingreep in het registry. Insights for Office zou volgens ons heel wat waardevoller zijn mocht het met een open plug-in systeem werken, waartoe andere informatieaanbieders vrije toegang hebben. Dan zou men potentieel elke zoekmachine of elk elektronisch woordenboek kunnen toevoegen. Microsoft is overigens wél zo slim geweest om Insights ook gewoon toe te voegen aan de eerder vermelde ‘Tell me’-assistent.

SAMENWERKEN

De belangrijkste vernieuwing bij Office 2016 komt vooral tot zijn recht in een omgeving waar er meerdere gebruikers zijn van de software. Office 2016 is veel méér een cloud-kantooromgeving dan zijn voorganger. Gelijktijdig aan hetzelfde document werken kon eerder al, maar functioneerde zeker in de gewone applicaties vrij omslachtig. Zo werden volledige paragrafen geblokkeerd wanneer één gebruiker een gemeenschappelijk document wijzigde. In de browser-apps werkte dit beter. Office 2016 laat nu echte gelijktijdige wijzigingen toe, in “real time” in alle applicaties behalve (voorlopig) de mobiele. Via kleine, kleurrijke pop-ups ziet u direct wie op welk ogenblik welke wijzigingen aanbrengt. Het gemeenschappelijke document moet uiteraard op een cloud-opslagsysteem zijn opgeslagen. Dat kan OneDrive zijn, maar bijvoorbeeld ook Dropbox, een lokale share of SharePoint. Eventuele vertragingen veroorzaakt door internet-lag blijven uiteraard mogelijk wanneer niet iedereen op hetzelfde lokale netwerk aan een document werkt. Bij de gewone en browserversies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote werkt dit volledig. De diverse mobiele apps tonen nog niet allemaal de kleine kleurrijke pop-ups, maar dat is wellicht een kwestie van tijd.

Gebruikers die extern zijn aan de organisatie, kan men via een weblink uitnodigen om een document mee te bewerken. Dit en rechtenkwesties regelt u via het Share-paneel, dat opent wanneer u op de Share-knop rechts bovenaan in de interface klikt. Uiteraard kan de beheerder in een Office 365-omgeving al deze en andere samenwerkingsmogelijkheden verder centraal configureren.

OUTLOOK EN DELVE

De wijzigingen in de client-apps zijn, behalve de eerder vermelde kleuraccenten en slimme zoekfuncties, verder eerder miniem. Outlook werd nog het meest onder handen genomen. De Office 365 Groepen-functionaliteit die medio 2014 geïntroduceerd werd voor de online versie, is nu geïntegreerd in de reguliere Outlook-client, zodat gebruikers ook daar hun gedeelde inboxen, agenda’s, notities, groepsgesprekken en cloudopslag kunnen bekijken en gebruiken. Afgekeken van Gmail is de manier waarop u cloud-bestanden aan e-mails toevoegt : ze worden niet meer fysiek ingesloten, maar gewoon gelinkt. Dat bespaart weer heel wat bandbreedte en belast e-mailservers minder.

In Office 365 kunnen gebruikers zowel openbare als privégroepen creëren. Dat kan voortaan ook gewoon in de Outlook-client. De globale beheerder kan via het groepsdashboard in het Office 365-beheercentrum altijd ingrijpen, zelfs al is hij of zij geen lid van een groep. Ook de eind 2014 geïntroduceerde Office 365 Clutter-functionaliteit werd geïntegreerd in Outlook 2016. Clutter is een slimme assistent die u helpt het overzicht te bewaren over uw inbox. Clutter ontleent zijn slimmigheden aan de Office Graph-technologie, het intelligent algoritme dat in Office 365 voortdurend op zoek gaat naar relaties tussen e-mails, conversaties, meetings en documenten op SharePoint en OneDrive.

Ook de nieuwe app Delve gebruikt Office Graph om op een Printerest-achtige manier te laten zien waar collega’s binnen dezelfde organisatie zich mee bezighouden. U typt de naam van uw collega in Delve en de app toont u direct een overzicht van zijn of haar bezigheden (voor zover die collega u uiteraard de toestemming gegeven heeft om de gevonden informatie te bekijken). Het is een andere manier om informatie binnen een organisatie te zoeken, waarbij u alleen de naam van uw collega hoeft te onthouden en niet bijvoorbeeld het specifieke rapport dat u wil bekijken. Volgens Microsoft zijn er binnen organisaties die intensief “Delven” minder meetings, minder statusrapporten en minder tijdverlies. Delve is een bijkomende manier die het samenwerkingsaspect van het Office-platform versterkt.

SWAY EN PLANNER

Een andere nieuwe app is Sway, waarmee u Prezi-achtige presentaties creëert met ondersteuning voor touch, ingesloten video’s, pdf’s, multimedia, informatie uit sociale netwerken en cloudopslagsystemen. Sway-presentaties worden door Microsoft gehost en komen in alle recente desktopbrowsers en mobiele apparaten volledig tot hun recht. Gebruikers kunnen hun Sway-creaties met één druk op de “Remix”-knop een ander kleedje aanmeten. Ook nieuw, maar voorlopig alleen in een online versie beschikbaar (en momenteel nog niet bij ons) is de Office 365 Planner, een Trello- of Asana-achtige zeer eenvoudige projectbeheerder. Eén van de krachtigste eigenschappen van Planner is de mogelijkheid om heel eenvoudig uit te vissen waar en vooral bij wie binnen de organisatie de flessenhals voor een bepaald project zit. Planner is volledig geïntegreerd met de rest van Office 365, zodat u bijvoorbeeld de Planner-conversaties ook in Outlook 2016, Outlook on the Web en Outlook Groups mobiele apps kunt volgen. U kunt Planner ook gebruiken om uw documenten te organiseren. Het werkt immers met kaarten, die toegewezen zijn aan een taak of project en waaraan u van alles kunt vasthechten, waaronder ook bestanden.

CONCLUSIE

Office 2016 zet meer dan ooit in op de cloud en op online samenwerken. Het raakt niet aan de essentiële functionaliteit van de al zeer krachtige client-programma’s, maar verbetert die her en daar nog op subtiele wijze. Als moderne kantooromgeving heeft het zijn gelijke niet. Microsoft lijkt eindelijk een afdoend antwoord gevonden te hebben op Google Apps for Business.

Jozef Schildermans