Bij Carlsberg Importers leidde de introductie van een mobiele toepassing tot een productiviteitstoename van tien tot twintig procent. Na de mobiele projecten bij Carlsberg Importers en Horeca Logistic Services (HLS), gaat ook een derde bedrijf van de Haelterman-groep binnenkort met mobiele crm aan de slag.

Carlsberg Importers is de exclusieve importeur en distributeur van Carlsberg en Tuborg voor de Benelux. Klanten van het bedrijf zijn drankenhandelaars en de grootdistributie. HLS is dan weer de grootste onafhankelijke Belgische drankendistributeur voor de horeca. Het bedrijf distribueert zowat alle merken van bier en frisdrank. Een derde bedrijf in de groep is Vasco (voorheen Chais du Nord), dat zich toelegt op de import en distributie van wijn en van het champagnemerk Taittinger. Het hoofdkwartier van de Haelterman-groep bevindt zich in Ternat. Daar zijn alle ondersteunende functies voor de bedrijven van de groep samengebracht in één gemeenschappelijk platform. Zo is er ook één ict-afdeling die de hele groep van diensten voorziet. Alles samen telt de Haelterman-groep 320 medewerkers en realiseert ze een omzet van ongeveer honderd miljoen euro.

Verkoopsondersteuning

De drie bedrijven beschikken elk over een commercieel team. Bij HLS ontstond de behoefte aan mobiele crm het eerst. Na een zorgvuldig selectietraject viel de keuze op Esales van het Amerikaanse Relavis, in België verdeeld door Computacenter. De oplossing dient er vooral om contracten tussen HLS en horecazaken mee op te volgen. De eigenlijke bestellingen van drankvoorraden gebeuren via televerkoop, waarbij HLS de klanten iedere week opbelt om de bestelling te noteren. “De activiteiten van het commerciële team van Carlsberg Importers zijn heel anders van aard”, zegt it-directeur Eric Samain. “Het gaat om sales promoters. Hun taak is informatie te verzamelen over de zichtbaarheid van de merken in de markt, zodat we de juiste maatregelen kunnen nemen om die visibiliteit te verbeteren. ” Concreet bekijken de sales promoters de positionering van de merken in de verkooppunten, de prijzen van de eigen merken en van de concurrentie, enzovoort. Daarna rapporteren ze daarover aan het hoofdkwartier.

De behoefte aan een mobiele oplossing voor Carlsberg Importers is volgens Eric Samain het gevolg van verschillende factoren. “Ons gamma is de laatste tijd sterk gegroeid, waardoor de medewerkers op het terrein almaar meer producten moeten controleren. ” Met het oude rapporteringssysteem zou dat op termijn tot een onhoudbare situatie hebben geleid. “Er kwam enorm veel administratie op papier bij kijken, wat niet bepaald bijdroeg tot de motivatie van de sales promoters. ” Carlsberg Importers ging daarom op zoek naar een oplossing die meer op sales force automation (sfa), dan echt op crm was gericht. “We zochten een tool waarmee de medewerkers makkelijk gegevens zouden kunnen verzamelen op het terrein: een snel en handig instrument om bij de klant ter plaatse te gebruiken. ” De oplossing die bij HLS in gebruik was, bood niet direct een antwoord. Na een gedetailleerde studie van diverse pakketten viel de beslissing om CRMobile van Proximus-dochter Euremis te implementeren.

Meer mobiliteit en productiviteit

Intussen werken de vijfendertig sales promoters van Carlsberg Importers ongeveer een jaar met CRMobile op een Mio-pda. Op het eind van de werkdag sturen ze de verzamelde gegevens door naar het hoofdkantoor in Ternat. “Het project heeft de medewerkers letterlijk meer mobiliteit bezorgd”, vindt Eric Samain. “Ze hoeven minder langs te komen op kantoor om rapporten in te dienen. Daardoor komt er tijd vrij waarin ze extra bezoeken kunnen afleggen. Doordat we sneller over nieuwe gegevens beschikken, kunnen we ook de algemene rapportering sneller afronden. ” Volgens Samain heeft de introductie van CRMobile gezorgd voor een productiviteitsstijging van vijftien tot twintig procent. Ook de kwaliteit van de rapportering is sterk gestegen. De takenlijst voor de sales promoters is zo opgebouwd dat ze niet kunnen ‘vergeten’ om bepaalde informatie in te geven.

Daarnaast merkt Eric Samain ook een positief effect op de motivatie van de medewerkers. “Met het project is een grote papierstroom verdwenen. De sales promoters kunnen hun job op een veel efficiëntere manier uitoefenen, waardoor hun tevredenheid is toegenomen. We merken dat onder meer aan het feit dat het verloop is afgenomen. ” In een volgende stap – in februari – zal ook Vasco met een crm-project van start gaan. Bij Vasco viel de keuze op Esales, net als bij HLS. Binnen de groep zorgt dat voor een totaal van dertig mobiele gebruikers van Esales. “Het gaat er meer om pure crm. De vertegenwoordigers van Vasco bezoeken de klanten echt om bestellingen te noteren, terwijl dat bij Carlsberg Importers helemaal niet het geval is.”

Project krijgt uitbreiding

Het succes van de implementaties is voor een groot stuk het resultaat van het gevoerde beleid op het vlak van change management en projectbeheer. Zowel het directiecomité als de eindgebruikers waren doorheen het hele traject betrokken partij. “De keuze van Euremis hebben we uiteindelijk met een swot-analyse bepaald”, zegt Eric Samain. “Dat leek ons de meest objectieve manier van werken. Daarna hebben we een proefproject uitgewerkt met vier sales promoters. Zij bezorgden feedback over hun ervaring met het product aan hun collega’s. Uiteraard hebben we de introductie ook ondersteund met behoorlijk wat training. ” Het succes van CRMobile bij de verkoopsondersteuning heeft er alvast voor gezorgd dat het project uitbreiding krijgt. Ook de kwaliteitscontroleurs van Carlsberg Importers – die onder meer bij klanten tapinstallaties reinigen en onderhouden – zullen binnenkort hun planning en rapportering met CRMobile kunnen afwerken.

Dries Van Damme